Главная - Другое - Если чедовек в командировке платится ему аванс

Если чедовек в командировке платится ему аванс


Командировочные не выдаются авансом, какие могут быть налоговые последствия


Важное 24 июня 2014 г. 11:33 ИА Сотрудники организации направляются в служебные командировки на территории РФ. Оплата командировочных производится путем перечисления денежных средств на зарплатную карту после представления авансового отчета по возвращении из командировки (по факту).

Суточные при направлении сотрудников в служебные командировки, согласно положению о командировках, принятому в организации, выплачиваются в размере 1500 руб. Какие в данной ситуации существуют налоговые риски (, НДФЛ), связанные с установлением суточных в размере 1500 руб.?

Какие неблагоприятные последствия могут быть у организации, если она не выдает аванс на командировку? Документальное подтверждение Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ( ТК РФ). При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой ( ТК РФ).

ТК РФ установлен перечень таких расходов, в который включаются: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Важным моментом является то, что порядок и размеры такого возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

При этом каких-либо ограничений по установлению размера суточных трудовое законодательство РФ не содержит.

В соответствии со ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

При этом п. 10 Положения предусматривает обязанность работодателя по выдаче работнику при направлении его в командировку денежного аванса на оплату расходов, указанных в ТК РФ.

На подотчетное лицо, в свою очередь, пунктом 26 Положения возлагается обязанность по возвращении из командировки представить работодателю: — об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на . К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы, подтверждающие осуществленные в командировке расходы; — отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем организации, в письменной форме.

Обязанность по составлению авансового отчета в такой же срок устанавливается и пунктом 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П

«О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ»

. Из прочтения данных норм следует, что составление авансового отчета по возвращении из командировки обусловлено получением перед отправлением в командировку денежных средств в качестве аванса на оплату командировочных расходов.

Так как в рассматриваемом случае командировочному сотруднику аванс не выдавался, у него отсутствует как обязанность, так и возможность составлять «авансовый» отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (смотрите также постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13).

Кроме того, такой сотрудник не является подотчетным лицом. В то же время у организации остается обязанность по возмещению расходов, связанных со служебной командировкой ( ТК РФ) и отражению этих операций в своем учете (часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).

Полагаем, в такой ситуации командировочному сотруднику следует представить организации отчет о произведенных расходах, форму которого организации следует разработать и предусмотреть в своей учетной политике.

За основу можно взять форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. На основании такого отчета работодатель возместит расход командированного сотрудника и сможет учесть суммы такого возмещения в бухгалтерском учете.

Еще раз хотим обратить внимание, что такой отчет не может являться авансовым, исходя из того, что сотруднику не выдавался аванс перед командировкой. Отметим, что в ситуациях, кода работники осуществляют расходы от своего имени и за свой счет, существует риск переквалификации налоговыми органами отношений между организацией и командированным сотрудником ( НК РФ, п. 6 постановления Пленума ВАС РФ от 10.04.2008 N 22, письмо Минфина России от 08.02.2013 N 03-02-07/1/3089).

Пунктом 1 ГК РФ предусмотрено, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. То есть в рассматриваемой ситуации существует риск того, что налоговыми органами возмещение расходов сотруднику может быть признано коммерческой сделкой между этим сотрудником и организацией. В соответствии с п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 под прямым последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься письменное или устное одобрение; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки, например полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования.

Полагаем, что в такой ситуации принятый к учету отчет о произведенных расходах и возмещение сотруднику осуществленных им расходов будет являться письменным одобрением этих расходов и подтверждением того, что они понесены сотрудником в интересах организации.

При этом организации следует уделить пристальное внимание письменному оформлению таких расходов, которое позволит однозначно определить данные расходы как расходы, осуществленные ее сотрудником в ее интересах в рамках служебной командировки.

Отчет о произведенных расходах и прилагаемые к нему документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ст.

9 Закона N 402-ФЗ (письма Минфина России от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261, от 23.07.2013 N 03-03-06/1/28978).

Налог на прибыль организаций Нормой НК РФ предусмотрены обязательные требования к расходам, соответствие которым позволяет принять к учету в целях исчисления налога на прибыль те или иные расходы.

К таким требованиям относятся: — расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами, осуществленными в результате отношений между российскими организациями, понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ; — расходы должны быть произведены в рамках осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с НК РФ расходы организации на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом данной нормой предусмотрен перечень расходов на командировки, учитываемых в целях налогообложения прибыли. А) Учет в целях налогообложения суточных в размере 1 500 рублей Как было сказано выше, размер суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом в размере, установленном по усмотрению организации.

А) Учет в целях налогообложения суточных в размере 1 500 рублей Как было сказано выше, размер суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом в размере, установленном по усмотрению организации.

Отметим, что в настоящее время налоговым законодательством РФ не предусмотрено нормирование расходов на командировки.

Поэтому организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли суточные в размере, установленном ее Положением о командировках, то есть в размере 1 500 рублей, при выполнении требований, установленных НК РФ.

При этом документальным подтверждением таких расходов является командировочное удостоверение (смотрите также письма Минфина России от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, УФНС России по г. Москве от 24.03.2009 N 16-15/026454).

Таким образом, сам по себе факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1500 рублей не влечет за собой налоговых рисков в целях главы 25 НК РФ. Расходы на выплату суточных учитываются организацией в этом размере в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании НК РФ в случае соответствия таких расходов требованиям НК РФ.

Б) Возмещение командировочных расходов, в том числе суточных, после возвращения сотрудника из командировки Официальные органы неоднократно выражали мнение, что по командировочным расходам хозяйственной операцией является признание (начисление) организацией задолженности перед работником по суммам понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника). Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет.

При этом к такому отчету должны прилагаться соответствующие оправдательные документы. В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов, как не имеющая надлежащего документального подтверждения на основании НК РФ (письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N ММ-22-3/[email protected], от 18.08.2009 N 3-2-06/90). Таким образом, нормы НК РФ и письменные разъяснения официальных органов не ставят правомерность учета командировочных расходов в зависимость от факта выплаты аванса.

Такие расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в случае их обоснованности, документального подтверждения и направленности на получение дохода. Письменных разъяснений официальных органов и судебных решений, напрямую посвященных ситуациям, аналогичным рассматриваемой, нам найти не удалось. Отметим, что известны судебные решения по налоговым спорам, в основе которых лежали ситуации, где не только не уплачивались авансы, но и не составлялись авансовые отчеты.

Тем не менее судьи квалифицировали спорные расходы как соответствующие требованиям НК РФ (постановления ФАС Московского округа от 07.04.2009 N КА-А40/2620-09, от 14.01.2003 N КА-А40/8830-02, Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (оставлены без изменения постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012)). В то же время полагаем, что наличие указанной судебной практики свидетельствует о том, что налоговые органы нередко предъявляют претензии к учету командировочных расходов в целях налогообложения прибыли в подобных случаях.

По нашему мнению, факт учета командировочных расходов на основании отчетов, фактически не являющихся авансовыми, сам по себе не создает для организации риска непризнания налоговыми органами таких расходов. НДФЛ А) Налогообложение суточных в размере 1 500 рублей В соответствии с нормой, установленной абзацем двенадцатым НК РФ, при оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, перечень которых определен данной нормой. Суточные освобождаются от обложения НДФЛ в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Таким образом, факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1 500 рублей сам по себе не вызывает возникновения налоговых рисков в целях главы 23 НК РФ. Риски в данном случае могут возникнуть в связи с неправильным исчислением налоговой базы, в которую не включаются только 700 рублей, в то время как оставшиеся 800 рублей (1 500 рублей — 700 рублей) подлежат обложению НДФЛ.

Такие же разъяснения содержатся в письмах Минфина России (смотрите, например, письма от 06.03.2013 N 03-04-06/6713, от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22). Напомним, что суточные в целях обложения НДФЛ не требуют документального подтверждения их использования (смотрите, например, письма Минфина России от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508, от 05.03.2013 N 03-04-06/6472, от 04.03.2013 N 03-04-06/6394, от 01.03.2013 N 03-04-07/6189). Б) Налогообложение возмещения командировочных расходов после возвращения из командировки В соответствии с НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения), в частности, все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат.

К таким выплатам, в числе прочих, относятся выплаты, связанные с возмещение командировочных расходов, осуществленных в связи с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей. Такие выплаты освобождаются от обложения НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Таким образом, нормами НК РФ освобождение от обложения НДФЛ возмещения командировочных расходов не ставится в зависимость от факта выплаты суточных авансом, то есть до командировки.
Таким образом, нормами НК РФ освобождение от обложения НДФЛ возмещения командировочных расходов не ставится в зависимость от факта выплаты суточных авансом, то есть до командировки.

Эта позиция подтверждается и арбитражной практикой (постановление ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 N А55-13747/06). Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга Гусев Кирилл Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей 26 мая 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Эксперт: Как рассчитать аванс сотруднику если он был в командировке

Руководители среднего и малого бизнеса вынуждены отправлять сотрудников своей компании в рабочие командировки. Для начала разберемся с тем, какая поездка называется командировкой.

Профессор: Дальше. Как положить оленя в холодильник за четыре шага ? Студент: 1. Открыть холодильник. 2. Вытащить слона. 3. Положить оленя.

4. Закрыть холодильник! Из всех вопросов по начислению заработной платы наибольшие споры вызывают правила формирования аванса. Можно ли при его расчете ориентироваться на процент от зарплаты?

Нужно ли производить удержания налога и иных обязательных отчислений?

Учитывать ли премии? Попробуем разобраться. Содержание: Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения. Конкретные сроки выплаты зарплаты, а также размеры аванса Трудовой кодекс не регулирует.

Рекомендуем прочесть:  Президенту путину сообщение

В части 6 статьи 136 ТК РФ лишь сказано, что заработная плата выплачивается в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовыми договорами. Роструд в письме от 06.03.2012 № ПГ/1004-6-1 уточнил, что дни выплаты зарплаты могут быть указаны в любом из перечисленных документов.

В то же время порядок ее выдачи предпочтительнее установить правилами внутреннего трудового распорядка.

Допустимо ли определять размер аванса как процент от оклада? Можно ли при выдаче аванса делать удержания? Нужно ли рассчитывать аванс с учетом отпускных, доплат и премий?

Спасибо Вам за интересные и полезные многим вопросы. Мы уже неоднократно рассматривали расчетные особенности, связанные с исчислением среднего заработка, сохраняемого за время нахождения работника в командировке (см.

рубрику «Советы опытного бухгалтера» («ГБ.

Зарплата», 2012, № 10, 11)). Тем не менее озвученная тема сегодняшнего разговора полезна как бухгалтеру, так и самим работникам. В данную поездку сотрудника чаще всего направляет директор.

В обязанности бухгалтера входит расчет и выплата командировочных средств сотруднику. Но как правильно произвести начисления?

Об этом мы и поговорим. Дело в том, что сотрудник, находящийся в командировке фактически исполняет свои трудовые обязанности вне постоянного местонахождения организации (офиса), но это не значит, что он не работает и его рабочее время является фактически не отработанным, т.е. не исполняет трудовые обязанности по каким-то причинам. Поэтому, как и всем остальным сотрудникам ему положен аванс.

И последний вопрос к создателям игры «Танчики», ну вы можете придумать игру «Управление государством» специально для Димы, пусть сидит и играется. Одна из самых «горячих» тем, которую обсуждают бухгалтеры, является начисление аванса по заработной плате, или зарплаты за первую половину месяца. Работник запросил, ссылаясь на ст.

62 ТК РФ, копии коллективного договора, положения об оплате труда и положения о премировании.

Обязан ли работодатель представить данные документы? Эта же статья устанавливает сроки выплаты зарплаты: не позднее 15-ти календарных дней с даты окончания периода, за который она начислена. Как видим, Инструкцией № 47 предусмотрено, что если в принятых для расчета месяцах работник часть дней не работал, потому что был в командировке, в связи с чем получал оплату исходя среднего заработка, то эти дни и их оплата исключаются из последующего расчета среднего заработка.

Как видим, Инструкцией № 47 предусмотрено, что если в принятых для расчета месяцах работник часть дней не работал, потому что был в командировке, в связи с чем получал оплату исходя среднего заработка, то эти дни и их оплата исключаются из последующего расчета среднего заработка.

Работодатель обязан выплачивать причитающуюся работникам заработную плату в сроки, определенные Трудовым кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами (абз.

7 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Бухгалтер должен выяснить, за какие дни проводятся начисления.

В некоторых случаях командировочные выплачиваются только на рабочие дни.

Однако чаще всего выплата средств происходит за все дни рабочей поездки, включая дни, которые он провел в дороге, выходные и праздники. В трудовом законодательстве такого понятия, как аванс по заработной плате, не существует.

Статья 136 ТК РФ гласит, что работодатель обязан выплачивать зарплату как минимум каждые полмесяца. Причем сделать это нужно не позднее 15 календарных дней с окончания того периода, за который эта зарплата начислена.

Авансом называют первую часть заработной платы, то есть ту сумму, которую работник получает за первую половину месяца.

Выдайте суточные до отъезда работника.

Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников.

Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Однако есть и противоположная точка зрения, причем именно ее придерживаются в Минтруда. А заключается она в следующем: Трудовой кодекс требует выплачивать дважды в месяц заработную плату, а она зависит от количества отработанного времени либо объема произведенной продукции, выполненных работ.

А поскольку эта зависимость есть, то она должна быть учтена при расчете заработной платы за первую половину месяца.

Командировка тоже является работой.

К тому же от командировки редко можно отказаться. Но при выполнении своей работы сотрудники не должны нести свои личные денежные потери. Поэтому для того, чтобы сотрудники не ощутили потери материальных средств, на законодательном уровне предусмотрена выплата командировочных.

Из-за частых командировок начисленная сумма по среднему заработку работника оказывается ниже заработной платы за дни командировки. Нарушает ли закон отсутствие в уставе ООО указания на срок полномочий единоличного исполнительного органа (генерального директора)? Достаточно ли в этом случае указания на срок полномочий в решении общего собрания об избрании генерального директора или в приказе о вступлении его в должность?

При этом расчет среднего заработка производите исходя из фактически начисленной заработной платы за полностью отработанные рабочие дни в этих месяцах. До недавнего времени существовало ограничение, согласно которому величина аванса не могла быть ниже тарифной ставки за отработанное время.

Что если зафиксировать сумму аванса в процентах от заработной платы работника?

При этом неважно, сколько времени он по факту отработал в первой половине месяца.

Такой метод существует и имеет своих сторонников. Еще в 2009 году Минздравсоцразвития подтверждало правомерность такого подхода (письмо от 25.02.09 № 22-2-709). К плюсам можно отнести его простоту, ведь в этом случае точный расчет заработной платы с учетом отработанного времени, доплат и удержаний нужно будет сделать только один раз в месяц.
К плюсам можно отнести его простоту, ведь в этом случае точный расчет заработной платы с учетом отработанного времени, доплат и удержаний нужно будет сделать только один раз в месяц.

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Каковы правила начисления аванса? Проблема в том, что какого-то четкого регламента не существует. Еще недавно действовало постановление № 556, выпущенное в середине прошлого века Советом Министров СССР.

Оно устанавливало такое условие: аванс не может быть ниже оплаты за фактически отработанное время.

Но в начале октября 2017 года это постановление было отменено, что не прибавило ясности с начислением аванса. Теперь каждый работодатель решает эти вопросы для себя самостоятельно. Рассмотрим, какие существуют мнения. Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город.

Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выплата заработной платы один раз в месяц — прямое нарушение трудового законодательства. Даже заявление работника о согласии получать заработную плату один раз в месяц не освободит работодателя от административной ответственности (письмо Роструда от 01.03.2007 № 472-6-0).

Гарантии, предусмотренные законодательством для командированных работников, направлены на то, чтобы возместить в первую очередь расходы, возникающие вне места работы, а также способствуют сохранению размера заработка по основному месту работы.

Всегда ли сохраняется средний заработок? Профессор: Хорошо! А теперь последний вопрос.

Бабуля прошла через пустое болото, но все равно умерла! Что с ней случилось? Студент: Э — э э!

Трудовой кодекс Российской Федерации гарантирует работнику право на своевременное и в полном размере получение заработной платы.

Таким образом, на сегодняшний день ни в ТК РФ, ни в других нормативно-правовых актах нет четких указаний, в каком размере начислять аванс.

Также нет полной ясности, какие удержания делать из аванса, и какие выплаты в него включать. После того как бухгалтер вычислил средний заработок сотрудника за день, ему необходимо вычислить количество дней, которые сотрудник провел в командировке. ВконтактеFacebookTwitterGoogle+Одноклассники Найти: Поиск

Как отразить в бухгалтерском учете выдачу аванса на командировку

  1. 2.
  2. 1.

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс.

Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).

Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ. При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:

  1. выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
  2. деньги, полученные с ее расчетного счета;

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

  1. сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.
  2. деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;

Такие правила установлены пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У. В бухучете выдачу сотруднику аванса на командировку по России отразите проводкой: Дебет 71 Кредит 50 – выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Пример отражения в бухучете операции по выдаче аванса сотруднику, направленному в командировку по России ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в командировку в г.

Новосибирск. Срок командировки – с 15 по 18 января. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет. 14 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводку: Дебет 71 Кредит 50 – 15 000 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) сотруднику для командировки по России можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки. являются денежными документами.

В бухучете их поступление отразите на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). При покупке дорожных чеков в учете сделайте запись: Дебет 50-3 Кредит 76 – приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Выдачу дорожных чеков сотруднику отразите так: Дебет 71 Кредит 50-3 – выданы дорожные чеки сотруднику для оплаты командировочных расходов.

Пример отражения в бухучете операции по выдаче дорожных чеков сотруднику, направленному в командировку по России Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов выезжает в командировку в г.

Челябинск. Срок командировки – с 11 по 14 марта. Для оплаты командировочных расходов Львова организация приобрела в банке дорожные чеки на сумму 20 000 руб.

Чеки оприходованы проводкой: Дебет 50-3 Кредит 76 – 20 000 руб. – приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов. 7 марта Львов получил дорожные чеки.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такую запись: Дебет 71 Кредит 50-3 – 20 000 руб. – выданы Львову дорожные чеки для оплаты командировочных расходов. Аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях или валюте.

Для того чтобы получить наличную валюту, организация может:

  1. снять деньги со своего валютного счета;
  2. выдать сотруднику деньги для покупки валюты в банке.
  3. купить валюту в обслуживающем банке;

Аванс можно выдать и в безналичном порядке, оформив сотруднику пластиковую банковскую карту. Ситуация: можно ли выдать из кассы аванс на загранкомандировку в валюте?

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве нет. Валютным законодательством разрешены расчеты в валюте, связанные с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г.

№ 173-ФЗ). Однако нигде не сказано, что расчеты в валюте можно осуществлять через кассу. Более того, в части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ говорится, что организации-резиденты могут осуществлять расчеты в валюте только через банковские счета.

Поэтому при проверке службы, контролирующие проведение валютных операций (например, Росфиннадзор), могут квалифицировать выдачу валютного аванса из кассы как нарушение валютного законодательства (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ). Банк России в письме от 30 июля 2007 г.

№ 36-3/1381 высказал мнение о том, что выдача валютного аванса на загранкомандировки из кассы не противоречит валютному законодательству (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако в письме от 31 августа 2007 г.

№ 12-1-5/1970 Банк России изложил противоположную точку зрения. Поскольку операции с валютой должны проводиться через банковские счета, выдача наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку не соответствует законодательству (ч. 3 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г.

№ 173-ФЗ). Этот вывод был сделан в отношении иностранного представительства, но его можно распространить и на российские организации. Связано это с тем, что положения части 3 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ действуют как в отношении выплат, произведенных организациями-нерезидентами, так и организациями-резидентами.

ВАС РФ по этой проблеме занял позицию организаций (постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г.

№ 10840/07). Суд указал, что выдачу сотруднику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства. Это связано с тем, что порядок осуществления валютных операций по выдаче наличной валюты для оплаты командировочных расходов законодательством не установлен. А значит, такие операции можно проводить без ограничений (абз.

2 ч. 2 ст. 5 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Не отрицается возможность выдавать валютный аванс на командировку и Правительством РФ (п.

16 Положения, утвержденного постановлением от 13 октября 2008 г. № 749). Совет: поскольку вопрос о выдаче валютного аванса из кассы четко не урегулирован законодательством, по возможности лучше выбирать выдачу аванса в рублях или выдачу валюты в безналичном порядке – путем перечисления на пластиковую банковскую карту. По возвращении из командировки сотрудник составляет авансовый отчет.

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то . Вас также может заинтересовать

Как правильно оплатить командировку сотруднику

15704 Содержание страницы Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д. Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку.

В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете. Следует ли возмещать работнику ?

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш . Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п. Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой. Какими документами подтверждаются ?

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы.

Но есть исключения. В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья? Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

  1. суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту. После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.). В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.
  2. оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Как оплачивается ?

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

  • Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства; Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни! Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
  • Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.
  • Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо; Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения. В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу. В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления.

Разберем их подробнее.

  1. Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке . Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда. В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.
  2. Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше. Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.
  3. Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы. Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности.

Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы.

Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Как ?

Оплата труда во время командировки

Многих сотрудников волнует оплата труда во время командировки.

Отвечаем на самые частые вопросы командированных. За дни, которые работник проводит в командировке, работодатель должен выплатить ему средний заработок (). Средний заработок необязательно равен окладу.

Как рассчитывается средний заработок, детально говорится в .

Общая формула такая: Средний заработок = средний дневной заработок * число рабочих дней в командировке Для начала нужно вычислить средний дневной заработок. Размер среднего дневного заработка зависит от двух факторов: 1) сколько времени успел поработать сотрудник до командировки (количество отработанных дней в расчётный период) 2) и какой заработок получил за это время (фактически начисленная зарплата). Как определяют расчётный период?

  1. Если командированный трудится в компании не меньше года, то расчётный период — последние 12 календарных месяцев до месяца командировки.
  2. Если же сотрудник не успел отработать и дня до командировки, то для определения среднего дневного заработка используют размер оклада.
  3. Если сотрудник работает меньше 12 месяцев, расчётный период начинается со дня выхода на работу по последнее число месяца, который идет до месяца командировки.
  4. Если работник едет в командировку в первый месяц работы, расчётный период исчисляется со дня его выхода на работу по день перед поездкой.

Теперь про фактически начисленную зарплату.

Под ней понимают все выплаты, которые начислили в расчётный период: зарплату, премии (не более одной премии в месяц/квартал), надбавки.

Исключаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска и периоды со средним заработком (командировки), не считаются социальные выплаты и компенсации (например, за питание). Средний дневной заработок = Фактические выплаты за расчётный период / количество отработанных дней в этот период Далее средний дневной заработок умножают на N дней в командировке, включая дни отправления и прибытия.

Получившаяся сумма и составит оплату труда за командировку. Остальные рабочие дни в этом месяце оплачиваются как обычно, согласно окладу.

Статья позволяет работодателю устанавливать свой расчётный период, но это должно быть прописано во внутренних актах организации.

Важно учитывать, что использование своего расчётного периода не должно ухудшать положение работника (т.е.

он не должен получить меньше, чем полагается).

Поэтому придётся произвести расчёты два раза — по и по установленным в компании нормам — и убедиться, что работник не окажется в минусе. В этом случае за единицу расчётов берётся средний часовой заработок. Фактически начисленную заработную плату за расчётный период делят на число отработанных часов.

Иногда при расчёте зарплаты в месяц командировки оказывается, что сотруднику полагается сумма меньше, чем его обычный оклад. В этом случае работодатель может доплатить работнику до его оклада. Эта опция должна быть прописана в трудовом договоре или внутреннем нормативном акте (например, положении о командировках в компании).

Начислять сразу обычный оклад в месяц командировки нельзя, поскольку порой оклад может оказаться меньше, чем средний заработок, а это ухудшает положение работника. Таким образом, необходимо в любом случае рассчитывать средний заработок и сравнивать его с окладом. Средний заработок за дни командировки, выпавшие на выходные или официальные праздники, вычислять не надо.

Эти дни оплачиваются в двойном размере, а если работник предпочёл взять выходной, то в одинарном.

Работа ночью оплачивается, если она проводилась по согласованию с работодателем и это прописано в приказе о командировке. Доплата за каждый час работы в ночное время должна составлять не менее 20% от среднего часового тарифа.

Более подробный порядок должен быть предусмотрен нормативным актом компании. Дополнительные дни оплачиваются так же, исходя из среднего заработка, пропорционально количеству дней, проведённых в командировке. Для продления или досрочного завершения поездки работодатель должен выпустить соответствующий приказ.

Обычно деньги перечисляют вместе с очередной выплатой, например, с авансом или основной частью зарплаты.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок.