Главная - Трудовое право - Исправление ошибочной записи в книге учета трудовых книжек

Исправление ошибочной записи в книге учета трудовых книжек


Как внести исправления в журнал учета трудовых книжек


» » Правовые ответы Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве.

Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки.

Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия.

Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было.

Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.Вести такую книгу обязаны:

  1. лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.
  2. непосредственный работодатель, например, когда он выступает в лице индивидуального предпринимателя}
  3. кадровая служба юридического лица, то есть предприятия, организации, учреждения и т. д.}

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

  1. все страницы данного регистра необходимо пронумеровать}
  2. чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.
  3. как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя}

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр.

После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии.
После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения.

По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:

  1. Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
  2. После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша. Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.
  3. Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни. Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.

Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок.

Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет.

Однако этот документ включает в себя следующие записи:

  • Даты заключения договоров и их номера.
  • Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
  • Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
  • Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
  • Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
  • Структурное подразделение, к которому относится работник.
  • Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
  • Дополнительная информация.

Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее.

Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись:

«Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением»

.

Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  • Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
  • Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
  • Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
  • Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
  • Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
  • Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  • Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
  • Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  • Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
  • После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
  • В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.

Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться.

Всякую ошибку нужно исправлять.Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре.

На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре.
Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

  1. в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  2. ниже указать достоверную информацию}
  3. чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

  1. Кадровое делопроизводство

Источник: https://hr-portal.ru/article/chto-delat-esli-nuzhno-ispravit-zapis-v-knige-ucheta-trudovyh-knizhekВопрос При проверке правильности ведения книги учета движения трудовых книжек обнаружено, что бывший работник, ответственный за ее ведение, пропустил некоторых работников и вообще не внес записи о них и их трудовых книжках.

Можно ли дополнить недостающие сведения о работающих в книгу на текущую дату? Что делать, если не обнаружены записи об уже уволенных работниках, которые давно забрали трудовые книжки? Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой установлена Приложением №3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой установлена Приложением №3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

.

Статья об учете трудовых книжек поможет вам не допускать ошибок в работе.Важно В дальнейшем книга подлежит архивации по акту.

Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании.

Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие. Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников.

Ответственность работодателя При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности. Штрафу могут подвергнуть:

  1. Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.
  2. Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.

Административные наказания налагаются по ст.

5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати. В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов.

Внимание Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Как заполнять журнал учета Особых правил заполнения книги учета трудовых книжек не существует.
книги учета регламентировано Минтруда РФ, включение дополнительных сведений в нее не предусмотрено.Ошибочные или неверные сведения необходимо исправлять грамотно:

  1. При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными.
  2. Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.
  3. Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4».

Приведем пример заполнения по порядку при отсутствии колонки с примечаниями:

  1. Верная запись: инспектор Васечкина Т.П (подпись).
  2. Текст с № 15 зачеркивается.
  3. «Запись под № 15 недействительна».
  4. В строке с порядковым номером 16 указывается полностью правильный текст.

Текст заверяется работником, ответственным за ведение журнала движения трудовых книжек с расшифровкой личных данных.Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.

Разделы В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф.

В составе информации разделов указываются:

  1. Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
  2. Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник.
  3. Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
  4. В графе 1 указывают номер записи в журнале.
  5. Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.

Как прошить?

В Постановлении утверждена обязательная прошивка книги учета, заверенная подписью руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя. Запись, сделанная на обороте, должна содержать:

  1. Название книги учета.
  2. Дата создания записи.
  3. Должность, ФИО лица, заверяющего документ.
  4. Количество страниц, указанные цифрами и прописью.

Заверение формы осуществляет только руководитель предприятия.Опломбирование После прошивки книги необходимо произвести опломбирование документа. Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба.Одиннадцатая графа предназначена для того, чтобы можно было зафиксировать сумму, внесенную работником за бланки.

В законе указано, что организация имеет право требовать возмещение расходов, которые она понесла при приобретении бланков трудовой книжки или вкладыша. Этот столбец используется только при регистрации трудовых книжек, выданных впервые. В остальных случаях целесообразнее ставить прочерк, чтобы было четко видно, что деньги с данного работника не взимались.

Если организация приняла решение заводить трудовые книжки за свой счет и не требовать компенсации у сотрудников, то необходимо сделать об этом отметку в книге учета движения, чтобы в дальнейшем не возникали необоснованные претензии.

Столбцы под номерами двенадцать и тринадцать нужно заполнять при увольнении работника.Это обусловлено тем, что ведется книга учета несколько лет, поэтому необходимо позаботиться о сохранности ее внешнего вида.

  1. Книгу нужно прошнуровать, а концы шнура приклеить к обложке с внутренней стороны с помощью небольшого листа.
  2. Необходимо опечатать книгу или опломбировать. Сургучная печать должна быть поставлена так, чтобы захватить часть листа, обложку и концы шнура, которые немного выступают. Пломбу нужно поставить на концы шнура. Печати организации не ставятся при ведении данного документа.
  3. Новая книга учета начинается с очередного порядкового номера.
  4. Каждая страница должна быть пронумерована по порядку.
  5. Обязательно должна быть запись, которая будет нести информацию о количестве страниц в книге. Это число должно быть написано и цифрой, и прописью. Заверить эту информацию должен руководитель организации собственной подписью.

Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.Источник: http://redtailer.ru/ne-vnesenie-zapisi-v-knigu-ucheta-trudovyh-knizhek/Как было сказано, данная графа самая проблемная.

Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее. Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.

На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись:

«Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением»

. Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию.

Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются. Записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делают при поступлении сотрудника на работу (оформлении книжки или вкладыша). Эти сведения вносит сотрудник кадровой службы работодателя (или иной уполномоченный сотрудник) на основании имеющихся на момент приема сотрудника сведений в его трудовой книжке и приказе о приеме на работу.Федерального закона N 402-ФЗ исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) установлено, что ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы.Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Книга учета движения трудовых книжек заполняется при приеме работника (указывается дата приема, персональные данные работника, реквизиты трудовой книжки и приказа о приеме и другие условия) и позднее — при его увольнении (дата выдачи трудовой книжки, расписка работника в ее получении). Если за время работы работника возникает необходимость в оформлении вкладыша в трудовую книжку — соответствующая информация также вносится в книгу учета движения трудовых книжек. При заполнении книги учета движения трудовых книжек на практике встречаются два вида ошибок: — допущенные кадровиками (неправильное указание реквизитов документов, персональных данных работников); — допущенные увольняющимися работниками (постановка подписи напротив чужой фамилии при получении трудовой книжки перед увольнением).

Такие ошибки могут обнаружиться и после увольнения работника.Как делать исправления в книге учета Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  • Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  • Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  • Инициалы вносить запрещено.

В первой графе книги указывайте порядковые номера вносимых записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию записей ведите в сквозном порядке.

Во второй, третьей и четвертой графах поставьте дату (число, месяц, год) приема сотрудника на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует отметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

  1. в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что оформление трудовой книжки сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
  2. в статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о ведении трудовых книжек на сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней;

Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке.

Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве. Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов.В любом деле могут происходить всевозможные ошибки.

Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.

Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.

Строгая отчетность Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия.В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;Источник: http://law-uradres.ru/oshibka-pri-zapolnenii-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek/Одной из важнейших вещей в деловодстве на предприятии или фирме является правильный учет движения трудовых книжек, от которого зависит правильная работа кадрового отдела.В статье мы расскажем об актуальной информации о книге учета движения трудовых книжек, а также детально разберем вопрос исправлений в данном документе.При трудоустройстве работник отдает свою трудовую книжку работодателю, который в свою очередь обязан хранить ее ровно до того момента, пока сотрудник не решит уйти или не будет уволен. Регистрация информации в книге существенно облегает процесс учета и деловодства в целом и является важной составляющей работы кадрового отдела.Так в книгу учета трудовых книжек входит следующая информация:

  • Реквизиты организации (наименование фирмы, предприятия или филиала).
  • Дата заполнения или приема на работу (число, месяц, год).
  • Выплата, которая получена за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним.
  • ФИО сотрудника.
  • Номер, а также серия трудовой книжки работника.
  • Номер и дата приказа о принятии этого сотрудника на работу.
  • Номер записи.
  • Должность, профессия или специальность сотрудника, который сдал свою трудовую книжку или вкладыш на хранение.
  • Дата возвращения трудовой книжки (на случай увольнения).
  • Подпись уполномоченного лица, который заполнил или принял трудовую книжку.
  • Подпись работника, который получил свою трудовую книжку или вкладыш обратно после увольнения.

Важно знать, что в книгу учета вноситься информация о трудовых книжках, которые не только были переданы работником организации, но и были заполнены самой организацией для работника, который впервые устроился на работу, это же касается и вкладышей.Вкладыши к трудовой книжке, полученные работником на прошлом месте работы, в книгу учета не вносятся.Такой документ должен отвечать строгим требованиям:

  1. Еще до начала заполнения документа, страницы книги должны быть пронумерованы.
  2. Книга должна быть качественно прошита и опломбирована согласно правилам.
  3. На титульной странице документа должна присутствовать заверительная подпись с указанием точного количества страниц в книге (числами и прописью).
  4. В связи с тем, что книга находится в эксплуатации несколько лет, желательно, что бы она имела плотную обложку.

Законодательство позволяет заменить книгу учета движения трудовых книжек на актуальный регистрационный журнал, который очень схож с книгой и имеет лишь маленькие отличия.

Главное отличие в учете документооборота на организации в этих случаях это время заполнение: книга учета заполняется на протяжении нескольких лет, пока хватает места в книге, тогда как сам регистрационный журнал — в течение календарного года.В современном российском законодательство книга учета трудовых книжек и вкладышей описана весьма бегло, как впрочем, и исправления в данном документе.Так постановление Правительства РФ и соответствующая инструкция от Министерства труда и социальной защиты граждан не регулирует вопрос исправлений, которые запрещены или разрешены по отношению к такому документу, поэтому на практике применяют различные способы, о которых речь пойдет ниже.Так при потребности внести исправления в книгу учета трудовых книжек нужно внести дату, когда вноситься исправление, а также подписи уполномоченных лиц, которые заполняли книгу, кроме этой информации указывается и другие реквизиты организации или лиц вносящих исправления в документ.Если руководствоваться старым постановлением, связанным с документооборотом времен Советского Союза, то исправления в первичные документы вносятся следующим образом:

  • Текст, который пишется вместо исправленного текста, наноситься над зачеркнутым.
  • Обязательно исправленный текст должен быть читаем, т.е. написан не мелким шрифтом.
  • Должна присутствовать дата, реквизиты фирмы и ответственных лиц.
  • Неправильный или ошибочный текст зачеркивается с указанием надписи «исправлено».

Все же такой способ не всегда адекватно подходит под ситуацию (например, недостаточно места), поэтому на практике допускается и другой способ исправления ошибок в документах такого типа. Допустимо руководится правилами для исправления ошибок в трудовых книжках при исправлении ошибок или опечаток в книге учета трудовых книжек.

Так возле записи с ошибкой делается приметка «недействительно» и в новую колонку вносятся актуальные и правильные данные с учетом требований, о которых мы писали выше (подпись, ФИО уполномоченных лиц и т.д.).За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.Таким образом, книга учета движения трудовых книжек представляет собой один из важнейших документов, которые входят в кадровых делооборот и представляет большой интерес для инспекторов, которое проверяют организацию.

За неправильное ведение такого документа положены серьезные штрафы: от 500 до 5 000 рублей для конкретных лиц и до 50 000 рублей для организации. Поэтому нужно тщательно подходить к ведению такого документа и максимально точно выполнять законодательные нормы, чтобы минимизировать все риски.

  1. Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  2. Москва: +7 (499) 110-86-72.

Или задайте вопрос юристу на сайте.

Это быстро и бесплатно!Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/ispravleniya-v-knige-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.htmlК ним относят:

  1. Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
  2. Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни. Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.
  3. После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша.

Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее. Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника.

Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.

На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись:

«Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением»

.Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.Отметим, что C 1 января 2016 года работодатель обязан выдать сотруднику по его заявлению оригинал трудовой книжки для оформления пенсии.

Как регулируется вопрос передачи документа на руки работнику, кто несет ответственность за утерю трудовой в этом случае и как обезопасить компанию от претензий со стороны сотрудника в этом вопросе, читайте тут.ВажноУчет трудовых книжек Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225). Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени. Записи, вносимые во время заполнения или хранения Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения.По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа. Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия.Если организация считает возможным выдавать своим сотрудникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также будет стоять прочерк.

Двенадцатую и тринадцатую графы заполняйте при увольнении сотрудника.

В графе 12 сотрудник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, по общему правилу она должна совпадать с датой увольнения, а в графе 13 он расписывается в получении книжки. Такие выводы следуют из пунктов 41, 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225. Как внести изменения в книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них, если указан неправильный номер трудовой книжки Трудовым законодательством порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен.Законодательный порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек не установлен. В случае обнаружения ошибок (в том числе после увольнения работника) можно руководствоваться следующим алгоритмом: — зачеркнуть ошибку одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать верный текст; — рядом с исправленной записью указать запись «Исправлено», поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления.

Для корректировки неверно проставленной подписи рекомендуем придерживаться следующего порядка: — зачеркнуть подпись одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать: «Подпись в графе N 13 строки N… недействительна»; — поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес запись о недействительности подписи, и дату исправления; — пригласить уволенного работника для постановки его подписи в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки».Можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) из зарплаты по заявлению сотрудника Да, можно. Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п.

47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме.

Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст.

1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ). Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты.

  1. Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
  2. После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
  3. Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
  4. Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью.
  5. Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
  6. Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.

Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку.

Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой.При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш). Такой вывод можно сделать на основании положений пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.№ 225. Можно ли вшить новые листы в книгу учета движения трудовых книжек, если она закончилась, или обязательно нужно заводить новую Нет, нельзя, нужно завести новую книгу.Обоснование: Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них приведена в Приложении N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила)).Таким образом, при исправлении ошибок кадровика в книге учета движения трудовых книжек можно руководствоваться следующим алгоритмом: — зачеркнуть ошибку одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать верный текст; — рядом с исправленной записью указать запись «Исправлено», поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления.

В случае постановки подписи увольняющегося работника напротив фамилии другого работника ее нельзя исправить, так как подпись сама по себе не является неверной: подпись должна быть проставлена напротив нужной фамилии. Поэтому в этом случае, полагаем, необходимо руководствоваться алгоритмом признания недействительной записи в трудовой книжке (п.