Главная - Другое - Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего

Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего


Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего

Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего


»

Государственные гражданские и муниципальные служащие ведут личные дела в силу прямого указания законодательства. А вот для остальных — бюджетных, казенных, автономных учреждений — законодатель такого указания не сделал.

Значит, они не обязаны вести личные дела? На этот вопрос вы получите ответ из статьи. Кроме того, вы узнаете, кто отвечает за ведение личного дела, как оно формируется, какие документы включать в него, как и сколько его хранить.Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела.
Кроме того, вы узнаете, кто отвечает за ведение личного дела, как оно формируется, какие документы включать в него, как и сколько его хранить.Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела.

Сразу отметим, что их достаточно много, поэтому назовем лишь некоторые федеральные законы:— от 27.07.2004 N 79-ФЗ

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

(далее — Закон N 79-ФЗ);— от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ);— от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации»;— от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».Собственно, а что такое личное дело? Ответ на данный вопрос есть в словарях, которые определяют личное дело как собрание документов, относящихся к какому-нибудь факту или лицу.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, является персональными данными.

Следовательно, должен соблюдаться особый порядок ведения личных дел. Для обеспечения защиты персональных данных и надлежащего ведения личных дел были приняты следующие нормативные акты:— Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

(далее — Указ N 609);— Приказ Минрегиона РФ от 26.10.2009 N 2612-к «Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства регионального развития Российской Федерации и ведении их личных дел»;— Приказ Рособоронпоставки от 22.04.2011 N 116 «О защите персональных данных федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств»;— Приказ Роспечати от 01.12.2010 N 584 «О защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям»; и пр.Как видим, обязанность по ведению личных дел устанавливается федеральными законами, а вот порядок ведения и оформления — указами Президента РФ и ведомственными нормативными актами.Определиться с перечнем документов, подлежащих включению в личное дело, нам поможет Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом N 609.Первым делом скажем, что в личное дело вносятся персональные данные сотрудника и иные сведения, связанные с поступлением на работу или службу, ее прохождением и увольнением с нее.

В частности, согласно Положению к личному делу приобщаются:— письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;— собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);— копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;— копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;— копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);— копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);— копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;— экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;— копии актов государственного органа о переводе служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;— копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);— копия акта государственного органа об освобождении служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;— аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;— экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;— копии документов о присвоении служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (квалификационного разряда, дипломатического ранга);— копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;— копии решений о поощрении, а также о наложении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;— копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении служащего от замещаемой должности гражданской службы;— документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;— сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории России;— копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;— медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;— справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.Кроме этого, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами его личного дела.Обратите внимание!Муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением на основании ст. 30 Закона N 25-ФЗ. Работодатели — бюджетные, автономные и казенные учреждения могут ориентироваться на данный перечень, однако состав документов скорее всего будет различаться в зависимости от специфики деятельности.

Например, в личных делах их работников точно не будет справок о результатах проверки достоверности и полноты предоставленных работником сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.Для названных работодателей мы рекомендуем включать в личные дела:Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работуДокументы или их копии, образующиеся в процессе трудовой деятельностиПаспорта или иного документа, удостоверяющего личностьСправки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований)Документов об образовании, квалификации или наличии специальных знанийКопии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенкаСтрахового свидетельства государственного пенсионного страхованияКопии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельностиДокументов воинского учета для военнообязанных лицЭкземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношенийСвидетельства о постановке на налоговый учет физического лицаКопии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий и иных приказов, касающихся конкретного работникаСправки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона)Экземпляр договора о полной материальной ответственностиМатериалы аттестацииДокладные и объяснительные записки, заявления работника, различные справкиДокументы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.)Копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 1На любом предприятии очень важно систематизировать учет и хранение информации о сотрудниках, то есть персональные данные.

Каждый кадровик должен знать, какие люди работают в организации.

Поэтому многие работники отдела кадров ведут либо личную карточку по форме Т-2 , либо личное дело. Но если для коммерческих структур существует выбор, в какой форме они будут систематизировать данные о работниках, то для гражданских служащих форма четко регламентирована. Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) определяет, в каком виде должны быть представлены персональные данные служащего — личное дело.
Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

(далее — Закон N 79-ФЗ) определяет, в каком виде должны быть представлены персональные данные служащего — личное дело. Рассмотрим, что же такое персональные данные, как построить, оформить и вести личное дело, какую информацию и в каком порядке размещать в деле.——————————— Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

.Персональные данные и их составЗакон N 79-ФЗ устанавливает правила обращения с персональными данными гражданских служащих, определяет требования, обязательные для соблюдения кадровой службой государственного органа при их обработке, хранении и передаче.

Однако в нем не содержится определения понятия «персональные данные гражданского служащего», а также разъяснения, что включается в это понятие.

В ст. 85 ТК РФ персональные данные определяются как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями.

Государственная служба трактует его как сведение о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющее идентифицировать его личность и содержащееся в личном деле гражданского служащего либо подлежащее включению в него (п.

2 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела ) (далее — Положение).——————————— Утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.В ст. 42 Закона N 79-ФЗ установлены детальные требования, которые должны соблюдаться кадровой службой государственного органа при обработке персональных данных гражданского служащего.

Под данной обработкой понимаются отдельные действия или операции, выполняемые кадровиком государственного органа с персональными данными гражданского служащего (сбор, запись, организация, упорядочивание, накопление, хранение, обновление или изменение, извлечение, группирование, использование, раскрытие, распространение, обезличивание, уничтожение и т.п.). Эти действия могут осуществляться либо с помощью средств автоматизации, либо без их помощи. Чтобы регламентировать работу с персональными данными, ч.

4 ст. 42 Закона N 79-ФЗ предусматривается издание Положения.Необходимо помнить, что при работе с персональными данными представитель нанимателя обязан обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.В Законе N 79-ФЗ прямо не устанавливается перечень персональных данных служащего.

Президент РФ в Положении также не указал на состав этих данных.Но следует обратить внимание на статьи Закона N 79-ФЗ, которые определяют перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением (ст.

ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др.), а п. 16 Положения содержит список документов, приобщаемых к личному делу.

Эти документы стоит отнести к обязательным данным для представления государственными служащими. Однако, помимо подобных сведений, наниматель имеет право включать в состав персональных данных и иные, обусловленные спецификой гражданской службы в данном государственном органе и необходимые для обеспечения его деятельности сведения. Например, личный листок по учету кадров или архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, которые помогут специалисту кадровой службы в принятии решений при написании характеристики, формировании кадрового резерва, аттестации и иных ситуациях (в частности, при необходимости расширить круг служебных обязанностей).Правовой режим персональных данныхЗакон N 79-ФЗ не устанавливает правового режима персональных данных служащих.

Но существующие правила обращения с этими данными свидетельствуют о том, что они имеют строго конфиденциальный характер, за исключением случаев, определенных законами и иными нормативными правовыми актами. Этот вывод подтверждается и Положением. Пунктом 11 предусмотрено, что сведения, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в них, являются информацией, носящей конфиденциальный характер (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).Защиту персональных данных государственных гражданских служащих обязан обеспечивать наниматель во избежание несанкционированного доступа к ним, их блокирования или раскрытия, а равно их случайного уничтожения, изменения или утраты.Правовой режим этих данных определяется также установленными целями их обработки.
Пунктом 11 предусмотрено, что сведения, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в них, являются информацией, носящей конфиденциальный характер (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).Защиту персональных данных государственных гражданских служащих обязан обеспечивать наниматель во избежание несанкционированного доступа к ним, их блокирования или раскрытия, а равно их случайного уничтожения, изменения или утраты.Правовой режим этих данных определяется также установленными целями их обработки.

К ним относятся:— обеспечение соблюдения Конституции РФ;— обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, регламентирующих отношения гражданской службы;— учет результатов исполнения должностных обязанностей гражданским служащим;— содействие гражданскому служащему в прохождении гражданской службы, обучении и должностном росте;— обеспечение личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи;— обеспечение сохранности имущества государственного органа, а также имущества, принадлежащего гражданскому служащему.При работе с персональными данными вышеуказанных служащих кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:1.

Персональные данные следует получать лично у гражданского служащего, а при необходимости у третьей стороны, но при этом кадровику нужно известить об этом гражданского служащего заранее, заручившись его письменным согласием и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации (п. 2 ч. 1 ст. 42 Закона N 79-ФЗ).2.

Представитель нанимателя не вправе получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах (п. 3 ч. 1 ст. 42 Закона N 79-ФЗ).3. При принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, наниматель не вправе основываться на персональных данных этого служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.4.

Передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного его согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом (п. 6 ч. 1 ст. 42 Закона N 79-ФЗ).5.

Защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами.Но специалистам кадровых служб государственного органа следует знать, что гражданский служащий имеет право:— получать информацию о своих персональных данных и об их обработке;— на свободный бесплатный доступ к своим данным, получать копии любой записи, содержащейся в этих данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (п.

5 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает ограничения на их получение, если это затрагивает интересы безопасности и правосудия или конституционных прав и свобод других лиц). Например, доступ к данным о себе в органах, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, возможен в объеме, обеспечивающем защиту охраняемых законом интересов, в частности строго оберегаются сведения об источниках оперативной информации, если ими являются лица, добровольно сотрудничающие с правоохранительными органами;— требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона.

При отказе от этого гражданский служащий имеет право обратиться в письменной форме к представителю нанимателя о своем несогласии. Персональные данные оценочного характера он имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;— требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, о произведенных в них изменениях или исключениях из них;— обжаловать в суд неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите его персональных данных.Руководство государственного органа вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные сведения гражданских служащих при формировании кадрового резерва, потому что согласно ст.

15 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ

«О системе государственной службы Российской Федерации»

(далее — Закон N 58-ФЗ) именно на основе таких данных в государственном органе формируются и ведутся реестры гражданских служащих.Оформление личного делаПрежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов можно использовать Закон N 79-ФЗ и Положение, а также правила оформления и хранения документов — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения .——————————— Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Утвержден Росархивом 06.10.2000.Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.Опись документов личного делаСолодкова Александра Ивановича—————————————-(фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Количество листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника службы кадров 1. Личный листок по учету кадров 2 2.

Дополнение к личному листку по учету кадров 1 3. Автобиография 4 4. Копия диплома об образовании 2 02.06.2008 Солодков А.И. 04.06.2008Ведущий специалистотдела кадров Книжкина Н.В. /Книжкина/Обычно кадровики оформляют личные дела в картонных скоросшивателях либо заказывают в типографиях специальные папки.Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом РФ, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях.
/Книжкина/Обычно кадровики оформляют личные дела в картонных скоросшивателях либо заказывают в типографиях специальные папки.Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом РФ, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях.

Кадровики обязаны обеспечивать их защиту от несанкционированного доступа и копирования.Что входит в личное дело государственного служащего?Итак, как было сказано ранее, основным документом учета гражданских служащих в государственных органах являются их личные дела. В них вносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.Личное дело гражданского служащего ведет кадровая служба государственного органа и включает в него следующие документы:— письменное заявление о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;— собственноручно заполненную и подписанную гражданином РФ анкету установленной формы с приложением фотографии;— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);— копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;— копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;— копии документов о профессиональном образовании, переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);— копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);— копию акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;— экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта;— копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности;— копии документов воинского учета;— копию акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;— аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;— экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина гражданской службы РФ;— копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);— копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;— копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;— копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;— документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну;— сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;— копию страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;— копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;— копию страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;— медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;— справку о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Указанная справка составляется кадровиком на основании п.

1 Указа Президента РФ от 01.06.1998 N 641

«О мерах по организации проверки сведений, представляемых лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и должности федеральной государственной гражданской службы»

.В личное дело гражданского служащего вносятся письменные объяснения этого служащего, если они даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Также к данному личному делу могут быть приобщены иные документы, предусмотренные федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.При переводе или назначении гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения.Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих, назначенных на государственные должности), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с данной службы, после чего передаются в архив (п.
Также к данному личному делу могут быть приобщены иные документы, предусмотренные федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.При переводе или назначении гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения.Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих, назначенных на государственные должности), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с данной службы, после чего передаются в архив (п.

23 Положения).Если гражданин, личное дело которого хранится кадровиками государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, то его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровиками соответствующего государственного органа согласно законодательству РФ о государственной тайне.Предоставление сведений средствам массовой информацииНекоторые персональные данные отдельных категорий государственных служащих могут быть предоставлены средствам массовой информации.

Пунктом 5 ст. 20 Закона N 79-ФЗ разрешено оглашение сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ.

Такие сведения опубликовываются общероссийскими и региональными средствами массовой информации после их обращения с одновременным информированием об этом указанных служащих.Средствам массовой информации предоставляются следующие сведения:— декларированный годовой доход;— перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;— перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.Такие сведения даются на основании данных, имеющихся в кадровой службе государственного органа на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.Кадровику представителя нанимателя следует помнить, что в предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:— иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;— данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;— данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;— данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;— информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входят:— приобщение установленных документов к личным делам гражданских служащих;— обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;— обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;— предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, для опубликования общероссийскими средствами массовой информации по их обращениям;— информирование указанных гражданских служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;— ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством.Ответственность гражданского служащего за ведение личных делГражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел таких же служащих, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел.Так, в случае разглашения сведений, представляющих государственную и иную тайну, или служебной информации, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, в том числе и персональных данных, он может быть уволен с гражданской службы (п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Закона N 79-ФЗ).Но не только этим Законом предусмотрена ответственность.

Административный штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. грозит государственному органу, а в размере от 500 до 1000 руб. — должностному лицу за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) (ст.

13.11 КоАП РФ).В соответствии со ст.

13.14 КоАП РФ разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.Если будет установлена вина гражданского служащего в разглашении персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, то он может быть привлечен к уголовной ответственности. В соответствии со ст. 283 УК РФ за разглашение другим лицам информации, представляющей государственную тайну, лицо, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, при отсутствии признаков государственной измены наказывается арестом на срок от 4 до 6 месяцев либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового. Совершение того же деяния, но повлекшего по неосторожности тяжких последствий, грозит этому же лицу лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.Также в соответствии со ст.

Рекомендуем прочесть:  Акт на списание бензина образец

137 УК РФ незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере от 20 000 до 50 000 руб., либо в размере заработной платы осужденного за период от 2 до 5 месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности и причинили вред правам и законным интересам граждан.Те же деяния, осуществленные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 50 000 до 80 000 руб. либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 4 до 6 месяцев.Т.Ю.БляшкоЭксперт журнала«Отдел кадровбюджетного учреждения»Подписано в печать08.07.2008декларация о доходах госслужащиханкета государственного служащегосправки о доходах госслужащихдекларации о доходах госслужащихгражданский служащий этоНа основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет. Поэтому рекомендуем отнестись к оформлению личного дела со всей ответственностью.Кроме этого, правильное оформление личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, поскольку организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при своей ликвидации (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).Обычно личное дело ведется кадровой службой.

При этом в обязанности кадровых работников по оформлению дел входят приобщение документов к личным делам, обеспечение их сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, а также ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.Рекомендуем заводить личное дело сразу после приема на работу.

Для этого можно взять обычную картонную папку «Дело» или заказать в типографии специальные папки с разделителями из плотного картона.

И первым делом нужно оформить обложку по установленной форме (приложение 11 к Правилам работы архивов).Примечание.Согласно п. 18 Положения документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.К сведению.Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме и увольнении.

При формировании дел можно ориентироваться на Правила работы архивов. В частности, необходимо соблюдать следующие основные требования:— дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;— документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

При этом документы располагаются в хронологическом порядке.Кроме этого, необходимо нумеровать листы личного дела и обеспечивать своевременное заполнение описи — списка документов, включенных в личное дело.Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.Если учреждение или орган исполнительной власти изменили свое наименование в течение периода, охватываемого документами дела, или дело передается в другую организацию (в другое структурное подразделение), на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.Рекомендуем в начале каждого личного дела оформлять бланк внутренней описи: она поможет оперативно найти необходимый документ — видно, на какой странице дела он размещен.

Такая опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности работника какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается о.Формирование личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника и завершается при его увольнении.При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Важно оформить и лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов (повреждение, замена, присоединение документов).

Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.Обратите внимание!Личные дела муниципальных и государственных гражданских служащих хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив.

При увольнении с муниципальной службы личное дело служащего хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы. Согласно п. 23 Положения, если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные.

А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл.

14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.Чтобы обеспечить защиту ПДн, хранящихся в организации, госслужащий наделен правом на:

  1. выбор представителей с целью защиты личной информации;
  2. получение полной информации по собственным ПДн и используемым способам их обрабатывания;
  3. неоплачиваемый и беспрепятственный доступ к личным сведениям, получение копий, сделанных на основе информации, в которой содержатся персональные сведения субъекта. Исключением из этого требования считают случаи, оговоренные законодательством;
  4. возможность доступа к ПДн медицинского характера с использованием услуг медицинского работника на свое усмотрение;
  5. возможность требовать исключения или исправления некорректных, неверных, неполных личных сведений, данных, обработанных с нарушениями норм законодательства о труде.

Если собственник предприятия отказывается исключать, вносить изменения в ПДн госслужащего, он может подать заявление в письменном виде работодателю, что не согласен с такими действиями, и обосновать такое несогласие. Личные сведения оценочного характера государственный служащий может дополнить соответствующим заявлением, в котором будет выражена его точка зрения.Госслужащий может требовать от работодателя известить всех лиц, получивших ранее неверные или неполные сведения личного характера о субъекте, а также обо всех выполненных в них исключениях, дополнениях, исправлениях.Субъект ПДн также имеет право обратиться в суд с жалобой на неправомерность действий или бездействие со стороны работодателя во время обработки его личной информации, требуя защиты своих персональных сведений.Трудовое законодательство содержит также требования по применению определенных мер ответственности за нарушение работодателем и его представителями норм, обеспечивающих регулирование обработки и защиты ПДн.

Но данная норма (ст. 90 ТК РФ) имеет бланкетный (отсылочный) характер и не является предметом для отдельного рассмотрения.Конечно, за отсутствие самих личных дел казенные, автономные и бюджетные учреждения вряд ли могут быть привлечены к ответственности, так как обязанность их вести для работодателей данного типа не установлена, а вот на государственной гражданской или муниципальной службе — вполне возможно.Как должностные лица, так и само учреждение могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка хранения, обработки и передачи персональных данных, содержащихся в личных делах.

В частности, в силу пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных данных, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, — это грубое нарушение трудовой дисциплины и может повлечь увольнение с гражданской службы. Для остальных категорий работников разглашение персональных данных также является грубым нарушением трудовой дисциплины, только основание увольнения будет уже иное — пп.

«в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.Отметим, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, могут быть применены меры не только дисциплинарной ответственности, но и административной. Так, на основании ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) возможен штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.Отметим, что возможно наступление и уголовной ответственности.

Но это касается лишь случаев разглашения сведений, составляющих государственную тайну (ст.

283 ТК РФ).В трудовом праве определение защиты ПДн каждого работника, включая и пребывающего на госслужбе, появилось не так давно – с принятием нового ТК РФ, который начал действовать с 01.02.2002 года. Необходимость защиты персональной информации госслужащих была вызвана многими причинами, одной из которых считаются требования договоров международно-правового характера.Во Всеобщей декларации, призванной регулировать основные права и свободы граждан, действующей с 10.12.1948 года, в статье 12 предусмотрено требование: никто не должен быть объектом вмешательства в его семейную, личную жизнь, подвергаться противозаконным посягательствам на честь гражданина и его репутацию. Также каждый субъект ПДн имеет право быть защищенным от подобного рода вмешательств.В Конвенции «О защите прав человека…» в первом пункте указывается на право каждого гражданина на уважение его семейных отношений, вероисповедания, личной жизни, на защиту его переписки, жилья.

Это также касается государственных служащих. Этот важный принцип подтверждается пунктом 1 ст. 9 указанной выше Конвенции, подписанной 26.05.95 г.

Содружеством Независимых Государств.В статье 85 ТК РФ определяется понятие персональных данных субъекта, их обработки. ПДн любого человека, также и государственного служащего, это в первую очередь сведения, касающиеся непосредственно определенного гражданина.

Эти данные нужны работодателю для реализации требования ТК РФ при заключении трудового договора и во время выполнения рабочих обязанностей каждым нанятым на государственную службу сотрудником.Из всех сведений, имеющих отношение к конкретному государственному служащему, относятся к персональным только те из данных, которые необходимы для реализации трудовых взаимоотношений.Статья 65 ТК России определяет ПДн как:

  1. персональную информацию;
  2. личные сведения субъекта, пребывающего на госслужбе;
  3. сведения о фактическом состоянии здоровья;
  4. информацию об имеющемся образовании, наличии специальных навыков и знаний, квалификационном уровне;
  5. информацию о трудовом стаже на должностях государственного значения;
  6. данные о пребывании на воинском учете.

Кроме перечисленной персональной информации, зачастую требуются также другие сведения личного характера, которые заносятся в личные дела каждого госслужащего.К ним относятся данные о:

  1. получении новой специальности или квалификации;
  2. переподготовке;
  3. профподготовке;
  4. движении по карьерной лестнице;
  5. участии в конкурсах и другие данные, имеющие непосредственное отношение к государственному служащему.
  6. прохождении курсов повышения квалификационного уровня;
  7. произведенных на госслужбе переводах;
  8. результатах аттестации;
  9. профессиональном росте;

Эта информация может относиться к конфиденциальной.В Трудовом Кодексе РФ в части 6 статьи 89 предусмотрено, что персональные сведения государственного служащего разделены на два вида:1.Факты, не подлежащие субъективному оцениванию. К примеру, это может быть специальность госслужащего, полученная им по окончании определенного учебного заведения.2.Информация оценочного характера, содержащаяся, в частности, в характеристике, результатах аттестации, иных документах.Ведение личных дел для государственных гражданских и муниципальных служащих обязательно, а вот для учреждений, финансируемых из бюджетов различного уровня, — нет. Однако мы все-таки рекомендуем вести личные дела, так как это удобно: вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте.

Вместе с тем напомним работодателям: если принято решение о ведении личных дел в учреждении, необходимо позаботиться о мероприятиях по защите от утраты или разглашения сведений, хранящихся в личных делах работников.