Главная - Другое - Какие условия хранения должны быть созданы в архиве организации

Какие условия хранения должны быть созданы в архиве организации


Инструкция: как хранить документы в архиве


Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия.

13 октября 2021 Автор: Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

  1. кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
  2. бухгалтерской.
  3. хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории. Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

  1. избежать наложения санкций за неправильное хранение документов в архиве или их отсутствие; такие санкции предусмотрены
  2. предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
  3. предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;

В целях обеспечения сохранности в течение длительного времени важна правильная организация хранения документов в архиве, включающая ряд мер, направленных на создание благоприятных условий.

Организация архива начинается с правильного подбора места расположения специализированного подразделения компании и заканчивается регулярными гигиенически процедурами, необходимыми для поддержания надлежащего микроклимата в этом помещении.

Подробно правила хранения документов описаны в . Сроки хранения изменились! . , чтобы прочитать.

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании. В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

  1. архивохранилище;
  2. помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
  3. помещение для использования бумаг, например читальный зал;
  4. кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах.

Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания. Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений.

От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице. Само помещение оборудуется:

  1. вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
  2. противопожарной системой;
  3. решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах.

Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах.

К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

  1. между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
  2. проход между стеллажами — не менее 75 см;
  3. между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.
  4. между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
  5. расстояние между рядами — не менее 120 см;

Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы: Помимо того, что организации вынуждены соблюдать требования к хранению документов в архиве, им важно помнить о сроках, предусмотренных для разного вида документации.

Срок различен для разных видов бумаг и составляет от пяти лет до неограниченного. Все сроки перечислены в , например: Вид документа Срок хранения Пункт приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 Накладные 5 лет Положение о контрактной службе Постоянно Прайс-листы 10 лет Трудовые договоры 50 или 75 лет Табели учета рабочего времени 5 или 50/75 лет, если условия труда признаны вредными Электронные документы хранятся:

  • На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
  • В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

  1. сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.
  2. ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
  3. выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
  4. в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;

Об авторе статьи Гольцова Полина юрист, специалист по госзакупкам В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Форма 1-ПР

«Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»

— это отчетный документ в Росстат о временном (полном или частичном) отказе от выполнения должностных обязанностей в целях разрешения коллективного спора. 16 февраля 2021 Дезинфекция помещений при коронавирусе — это профилактическая мера, направленная на борьбу с опасной болезнью. Те предприятия, которые не перешли на удаленный режим работы, должны обрабатывать рабочие зоны с особой тщательностью, ведь здоровье работников важнее всего.

5 октября 2021 Журнал регистрации измерения температуры работников для профилактики коронавируса — это документ письменного учета термометрии.

Работодатели ведут запись показателей здоровья сотрудников во время пандемии. 16 октября 2021 Выплаты неработающим в связи с коронавирусом — это социальное пособие по безработице.

До конца 2021 года максимальная сумма матпомощи увеличена до 12 130 рублей.

2 ноября 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив. Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении.

Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение. ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов? Требования к зданиям, в которых размещается архив Требования к зданиям и помещениям архива установлены п.

Требования к зданиям, в которых размещается архив Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания.

Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения: 1) архивохранилище; 2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов; 3) помещение для использования документов; 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения: 1) архивохранилище; 2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов; 3) помещение для использования документов; 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива. Оснащение архивохранилища Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества. В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция.

Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

  1. обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;
  1. поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;
  1. производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
  1. отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища (пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009))зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м. В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива. Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб. По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ Документы не всегда хранятся в самой организации.
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правилдокументы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел. В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации.

В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение.

В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов. В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п.

9.10 Основных правил). С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел. Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании.

Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил.

Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации. Основу деятельности архивариуса составляют:

  1. организация работы архива;
  1. ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты(ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции.

Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг. Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах: 1) самостоятельного структурного подразделения.

Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения; 2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются: 1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; 2) учет и обеспечение сохранности документов; 3) создание научно-справочного аппарата к документам архива; 4) использование хранящихся в архиве документов; 5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции: 1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива; 2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации; 3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; 4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива; 5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов; 6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых; 7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; 8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций; 9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений; 10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами; 11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации; 12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива. СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил). Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива.

Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации. Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации. Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки. КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред.

от 27.07.2010). Таким образом, архив организации могут проверять: 1) Налоговая инспекция РФ; 2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

II.

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВАРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд.2.2. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.2.3.

Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6 — 4.13 настоящих Правил.2.4. Видами архивных фондов организации являются:архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).2.5.

Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации, и номер в порядке, определенном пунктом 3.8 настоящих Правил.2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;до и после изменения территориальных границ деятельности организации;в случае смены учредителя.В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.2.7. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней.Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.2.8.

Хронологическими границами архивного фонда являются :——————————— Подпункт 2.8.6 пункта 2.8 Правил хранения.для архивного фонда организации — устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации.

При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;для объединенного архивного фонда организации — даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;для архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.2.9.
При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;для объединенного архивного фонда организации — даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;для архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.2.9.

Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации (далее — единица хранения).2.10.

Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.2.11. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);номинальный (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).2.12.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов.2.13. Систематизация документов архивной коллекции определяется тематикой и составом документов.2.14.

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:предоставление помещения для размещения архивных документов;обеспечение нормативных условий хранения документов;выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;проверка наличия и состояния документов.2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;соблюдение противопожарного режима;соблюдение охранного режима;создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.2.16.

Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.В архиве организации должны быть предусмотрены:архивохранилище;помещение для приема, временного хранения документов;помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.2.17. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.2.18.

При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.2.19.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками .——————————— Подпункты 2.11.1.1 — 2.11.1.2 пункта 2.11 Правил хранения.2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования.

Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см;расстояние (проход) между стеллажами — не менее 75 см;расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене — не менее 75 см;расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — не менее 45 см;расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см .——————————— Подпункт 2.11.3 пункта 2.11 Правил хранения.2.22. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.2.23.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.2.24. Архивные документы следует хранить в темноте.Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола — 20 — 50 люксов, на рабочих столах — 100 люксов .——————————— Подпункт 2.11.2.4 пункта 2.11 Правил хранения.2.25.

В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: ——————————— Подпункт 2.11.2.3 пункта 2.11 Правил хранения.для хранения документов на бумажном носителе — температура 17 — 19 °C, относительная влажность воздуха — 50 — 55%;для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — 8 — 18 °C и 45 — 65%;для документов на оптических дисках — 10 — 23 °C и 20 — 50%;для документов на кинопленке:с нитроосновой — черно-белые: температура не выше 10 °C, цветные: температура не выше -5 °C;с безопасной основой — черно-белые: температура не выше 15 °C, цветные: температура не выше -5 °C;для фотодокументов:черно-белые — температура не выше 15 °C;цветные — температура не выше -5 °C.Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов, составляет 40 — 50%.2.26. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха.

Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 — 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха — 2 раза в неделю; при нарушениях режима — 1 раз в сутки.Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.2.27. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.В помещениях архивохранилищ необходимо:проводить систематическую влажную уборку;не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.2.28.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени.

При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости — силами соответствующих служб.2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.2.30.

Обязательными условиями хранения электронных документов являются:наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.2.31.

Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.2.32. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 настоящих Правил.2.33. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.2.34.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах.2.35.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов.Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные — горизонтально.Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей.Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах.2.36.

Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются.

Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах — по шкафам сверху вниз, слева направо.2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение N 1), а при большом количестве фондов — пофондовые (приложение N 2).2.38.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;выявляются и устраняются недостатки в учете документов;выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов — не реже одного раза в 5 лет.2.41.

При проверке наличия и состояния документов в архиве организации необходимо:сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи.Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается.

Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.2.42. Проверка наличия и состояния документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

В конце каждой просмотренной описи делается запись «ПРОВЕРЕНО» с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.2.43. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 3).

При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4). В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных, также составляется соответствующий акт (приложение N 5).

Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива.2.44. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск.Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов (приложение N 6), который рассматривается экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) (далее — ЭК (ЦЭК) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем.

К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.2.45. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:работникам структурных подразделений организации;судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;иным пользователям по письменному заявлению.Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:одного месяца — для использования работниками организации и иными пользователями;шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.2.46.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:заказом (служебной запиской) на выдачу дел;актом о выдаче дел во временное пользование — при выдаче в сторонние организации (приложение N 10).При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.2.47. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 7). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве организации до минования надобности.Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N 8) и лист использования документов (приложение N 9).Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:выемку архивных документов;сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;проверку физического состояния дела.Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе.

При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (пункт 5.14 настоящих Правил).2.48. Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:при наличии фонда пользования;находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.2.49.

В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.