Главная - Другое - Количество листов в деле не должно превышать

Количество листов в деле не должно превышать


Количество листов в деле не должно превышать

Вопрос к эксперту. Сколько листов должно быть в деле?


11 февраля 2021 г. 13:19 Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки –

«не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)»

.

Для бумажных документов такое требование понятно – чтобы папки были удобными в работе, «подъёмными» и примерно равными по объёму. Сохраняется ли требование, если дело ведётся в электронном виде?

В прошлое уходят не только папки с бумагами, но и некоторые требования к делам Допустим, делопроизводителю с огромным стажем Елене Ивановне сообщили, что со следующего месяца все дела нужно вести в электронном виде.

Она задумалась: «На обложке бумажного дела и в его описи предусмотрено место, в котором указывается количество листов. Делается это для проверки комплектности.

Но как быть с документами в электронном виде?».

И действительно, как считать – в мегабайтах или в листах в человекочитаемом отображении?

Надо ли вообще указывать количество листов для электронных дел?

Как делить документы на дела, и есть ли вообще какие-то рекомендации по количеству листов в них? В общем, вопросов очень много.

К счастью, ответы можно найти в новых правилах делопроизводства, которые были утверждены . Пункт 6.26: «Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.

В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения».

Таким образом, Елене Ивановне совсем не обязательно указывать количество листов в электронно-регистрационной карточке (ЭРК) и в карточке дела.

Не потребуется это делать и при передаче электронных документов в . Подробная информация по теме – в .

Интересный факт Привычный для делопроизводителей термин «регистрационно-контрольная карточка (РКК)» устарел. Ранее он использовался в ГСДОУ, но потерял актуальность. В используется новый термин – «электронно-регистрационная карточка (ЭРК)», а для бумажных документов более общий – «регистрационно-учётная форма на бумажном носителе».

Так что давайте привыкать к ЭРК, время этого требует. Теги: Оцените: (4,50 — оценили 8 чел.) Поделитесь: Распечатайте:

1.2. Оформление дел

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченные делопроизводством, должны быть подготовлены к передаче в архив организации (п.

4.19 Правил).Для подготовки к передаче в архив дела подлежат оформлению и описанию в соответствии с требованиями Правил (п. 4.19.).Оформление дел для передачи в архив организации осуществляется в делопроизводстве сотрудниками службы делопроизводства или ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:- подшивку или переплет документов дела;- нумерацию листов дела;- составление листа-заверителя дела (приложение N 8 Правил);- составление внутренней описи документов дела (приложение N 27 Правил);- оформление обложки дела (приложение N 28 Правил).При подшивке (переплете) дела выполняются следующие действия:- металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются;- в начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела; документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 4.21. Правил).При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных документов (трудовых книжек, дипломов и др.), эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.

При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и формироваться в отдельное дело.Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).При подготовке к передаче в архив электронных документов каждое электронное дело записывается на два физически обособленных материальных носителя. Записи электронных дел на физически обособленных носителях должны быть абсолютно идентичными. На каждый электронный носитель оформляется вкладыш, на котором должно быть указано: индекс дела, заголовок дела по номенклатуре дел, крайние даты документов электронного дела, объем дела в Мб.

Вкладыш помещается в футляр единицы хранения.Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле, все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в соответствии с требованиями п.

4.22 Правил. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.Если в нумерации листов дела допущено большое количество ошибок проводится их перенумерация.При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется лист-заверитель дела (п.

4.22 Правил. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.Если в нумерации листов дела допущено большое количество ошибок проводится их перенумерация.При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется лист-заверитель дела (п. 4.23. Правил). Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение N 8 Правил).В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, в том числе литерные номера листов и пропущенные номера листов (при наличии), через знак «+» (плюс) указывается количество листов внутренней описи.В графах 1 и 2 листа-заверителя дела оговариваются особенности физического состояния и формирования дела:- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;- номера крупноформатных листов;- номера конвертов с вложениями и количество вложений.Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления.Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт в графе 1.Для документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, индивидуальный учет которых вызван спецификой документов (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения, отчеты о НИР и др.), составляется внутренняя опись документов дела (п.

4.30. Правил).Внутреннюю опись рекомендуется также составлять в делах постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству организации с учетом положений Правил и данных Методических рекомендаций.Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме (приложение N 27 Правил), в которой указывается порядковый номер записи, регистрационный индекс документа, дата документа, заголовок, номера листов документа в деле и примечание.К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 28 Правил). Для обеспечения долговременной сохранности сведений, находящихся на обложке дела, рекомендуется оформлять обложку от руки чернилами.На обложке дела указывается:- наименование государственного (муниципального) архива (принимающего документы на постоянное хранение);- полное официальное наименование вышестоящей организации при ее наличии (указывается над наименованием организации — источника комплектования в именительном падеже);- полное официальное наименование организации — источника комплектования (указывается в именительном падеже);- сокращенное наименование организации — источника комплектования, при его наличии (указывается в скобках после полного наименования);- наименование структурного подразделения.Если наименование организации в течение периода, охватываемого документами дела, изменилось или дело было передано в другую организацию, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование данной организации или организации-правопреемника (прежнее название заключается в скобки) (п.

4.24. Правил).Индекс дела, номер тома (части) переносится на обложку из номенклатуры дел.Заголовок дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения.В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости — заголовок каждого тома (части), например:Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года.Том.

1. Промышленность.Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года.Том 2. Сельское хозяйство.В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется отметка «Копии».

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается (п. 4.26 Правил).В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и др.), например:Приказы N N 1 — 188 общества по основной деятельности.При заполнении строки «Крайние даты» на обложке дела указываются даты (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.Если в дело включены документы, дата которых выходит за рамки крайних дат документов дела, под строкой «Крайние даты» делается запись: «В деле имеются документы за.

год(ы)». При составлении описей дел данная запись может указываться в графе Примечание.Дата дела может не указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, в заголовках которых отражаются даты или период, к которому относятся документы дела.Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.Если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, составляющих дело, или даты утверждения (если протоколы утверждаются).Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.При обозначении дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словом, например: 9 мая 1998 года.Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки. Дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком, например:[не ранее 2014 г.];[не ранее апреля — не позднее мая 2013 г.];[не ранее 24] июня 2015 г.;17 [января] 2006 г.;19 августа [2005 г.];[25 сентября 2004 г.?].Количество листов в деле проставляется на основании листа-заверителя дела.Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по типовому (ведомственному) перечню документов с указанием сроков их хранения.На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».Архивный шифр на обложке дела проставляется в левом нижнем углу чернилами после включения дел в годовые разделы описей дел и после утверждения/согласования годовых разделов сводных описей дел ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждения руководителем организации (до этого архивный шифр проставляется карандашом) (п.

4.27. Правил).

Формирование дел в организации и их текущее хранение

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е.

в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.). Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.

Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

  1. помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  2. группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  3. раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
  4. помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  5. помещать приложения вместе с основными документами;
  6. включать в дело по одному экземпляру документа;

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Рекомендуем прочесть:  Сроки гарантии на шкафы

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы. Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию.

Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов. Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

  1. поощрении, награждении;
  2. всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
  3. аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
  4. изменении фамилии;
  5. дежурствах по профилю основной деятельности;
  6. о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;
  7. длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
  8. оплате труда, премировании, различных выплатах;

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

  1. о дисциплинарных взысканиях;
  2. ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;
  3. краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

  4. дежурствах;

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

  1. заявление о приеме на работу;
  2. заявление об увольнении;
  3. копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;
  4. приказ (распоряжение) о приеме на работу;
  5. копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;
  6. медицинские справки;
  7. договор о материальной ответственности (при его наличии);
  8. аттестационные листы;
  9. анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;
  10. копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;
  11. справки о регистрации по месту жительства;
  12. трудовой договор;
  13. документы об образовании;
  14. автобиография, резюме;
  15. копия приказа (распоряжения) об увольнении.
  16. дополнительные соглашения к трудовому договору;
  17. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел. Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел.

С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения. Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ.

Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела.

В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия.

Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Ольга Савко Начальник группы телемаркетинга Закажите демонстрацию системы Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция Переход на отечественную АИС МФЦ Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ Акция «Амнистия» по техподдержке Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015 7 000 компаний 250 во всех городах России и странах СНГ Решения Продукты О компании Пользователям Copyright 2021 «Электронные Офисные Системы» ^

Оформление дел и передача их на архивное хранение

> > Оформление дел — это подготовка дела к передаче на архивное хранение ( ГОСТ Р 7.0.8-2013). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации ( Основных правил). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ( Основных правил). Полное оформление дел предусматривает:

  1. составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
  2. подшивку или переплет дела;
  3. внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
  4. нумерацию листов дела;
  5. составление листа-заверителя;

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно ( Основных правил).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно ( Основных правил). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте ( Основных дел).

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела ( Основных правил). Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки ( Основных правил). Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной (Приложение 9 к Основным правилам), подписывается его составителем.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются ( Основных правил):

  1. индекс дела;
  2. количество листов в деле;
  3. номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  4. наименование структурного подразделения;
  5. архивный шифр дела;
  6. заголовок дела;
  7. наименование организации;
  8. срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).
  9. крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие). Крайние даты дела указываются арабскими цифрами.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве ( Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации.

За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа ( Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля ( КоАП РФ).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс Присоединяйтесь: © 2018 — 2021 Компания «АПИ» Мы Вам перезвоним Ваше имя* (полностью) Ваш телефон* Организация* согласен на обработку персональных данных.

Заказать тест-драйв АПИ Заказать тест-драйв АПИ Обратная связь Ваше имя* (полностью) Ваш телефон/e-mail* согласен на обработку персональных данных. Протестируйте КонсультантПлюс ФИО* (полностью) Ваш телефон/e-mail* Организация* согласен на обработку персональных данных.

Чтобы получить прейскурант по почте, заполните форму и нажмите кнопку «Отправить». ФИО* (полностью) Ваш телефон* Ваш email* согласен на обработку персональных данных.

Заказать подборку по данной теме ФИО* (полностью) Ваш телефон* Организация* согласен на обработку персональных данных.

Регистрация на конкурс Только администратор может добавлять новых пользователей.

Заказать видео согласен на обработку персональных данных.

Записаться на мероприятие согласен на обработку персональных данных. Записаться на курс согласен на обработку персональных данных.

Заказать документ согласен на обработку персональных данных.

9.2. Порядок формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.9.2.1.

Дела формируются ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством отдела архива, а при необходимости — Государственного архива Российской Федерации.9.2.2.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:а) документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;б) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;в) в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;д) группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела;е) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов.

В этом случае к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляют пометки «Т.1», «Т.2» и т.д.9.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.9.2.4.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Поручения высших органов государственной власти Российской Федерации располагают в деле по хронологии в порядке номеров поручений.

К каждому поручению прикладываются документы по исполнению поручений;Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;Протоколы и документы к ним располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам протоколов.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности Министерства (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документ, зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.Запросы и обращения депутатов Государственной Думы формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий депутатов.Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Министерстве и в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640

«О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»

(приложение N 26).9.2.5. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет Административный департамент.9.2.6.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, прошивке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи.Руководители подразделений обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего хранения в архиве Министерства.9.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.9.2.8.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.Полное оформление дел предусматривает:подшивку или переплет дела;нумерацию листов дела;составление листа-заверителя (приложение N 27);составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов (приложение N 28);оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 29);внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.9.2.9. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.9.2.10.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.Сложенный лист (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом Министерства к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение N 27), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.9.2.11. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 28), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты.

При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.9.2.12. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 29) и имеет следующие реквизиты:наименование Министерства — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;наименование структурного подразделения — записывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства;заголовок дела — переносится из номенклатуры дел;дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е.

даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера, например:

«Приказы N 1 — 50 Минпромторга России по основной деятельности»

. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и проставляется порядковый номер тома.