Главная - Другое - Личное дело последний лист

Личное дело последний лист


Личное дело последний лист

Лист-заверитель личного дела работника (бланк, образец, скачать)


» ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИПОРЯДОК формирования, подготовки и передачи дел в архивМосква1999Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.В процессе своей деятельности каждый бухгалтер сталкивается с тем, что по окончании определенного периода времени весь объем документов, существующий на предприятии нужно рассортировать и подшить. Вот тут то и появляются элементы делопроизводства в работе специалиста.

Все документы по отдельно взятому участку учета сшивается в дело. Это позволяет поддерживать порядок в документах и следить за их сохранностью на предприятии.Лист – заверитель составляется и заполняется на основе Правил архивного дела, принятых в 2015 году (приложение №8).Лист – заверитель позволяет учитывать все особенности при составлении дела.

С помощью него закрепляются все нестандарные моменты при нумерации листов в деле, указываются нюансы составления самого дела.Лист – заверитель в обязательном порядке должен присутствовать в подшивках дел по документам, срок хранения которых более 10 лет.Рассматриваемый образец листа-заверителя составлен делопроизводителем Б. Л. Разниченко. В бланк занесены следующие сведения:

  • № листа-заверителя («15/2021»).
  • Общее число подшитых и нумерованных листов (указано цифрами «50» и прописью «пятьдесят»), а также:
  1. присутствующие литерные №№ листов («11а» и «14а»);
  2. №№ листов, которые пропущены («35» и «40»);
  3. листы внутренней описи (указаны цифрами «2» и прописью «два»);
  • Сложенная напополам план-схема формата А3 на 5 стр.

Лист-заверитель датирован 09.08.2021 и подписан собственноручно делопроизводителем Б. Л. Разниченко. Использованные данные в предложенном образце условны.

Для заполнения взят бланк, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 (см.

бланк № 1, представленный выше в таблице).

Сведения, которые занесены в него, выделены желтым цветом.В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:

  • Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно
  • Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда

Виды документовРасшифровкаДокументы со сроком хранения более 10 летДокументы, входящие в эту группу являются очень важными для предприятия. Важно, чтобы в любой момент их можно было поднять и посмотреть.

Именно такие документы подшиваются в дела и сдаются в архив. В этом случае составляется лист – заверитель к делуДокументы со сроком хранения меньше 10 летДокументы второй группы имеют сравнительно небольшой срок хранения, поэтому их можно не объединять в дело, а листам не присваивать порядковые номера. Допускается их хранение в подшивках.

Лист – заверитель в этом случае не составляетсяЗачастую возникают ситуации, когда при передаче дел оказывается, что документы просто свалены в кучу, лежат в коробках и никто их не сортировал.

В такой ситуации нужно придерживаться следующего алгоритма:

  1. Выявляем количество экземпляров документов
  2. Расставляем номера на коробках
  3. Обязательно нужно указать, в каком году создан тот или иной документ
  4. Документы, у которых срок хранения закончился уничтожаем и составляем акт, содержащийся в приложении 21 к Правилам работы архива
  5. Далее стоит определить, какие документы сколько хранятся
  6. Записываем названия документов по коробкам
  7. Документы длительного хранения приводим в порядок, подшиваем

Такой порядок позволяет достаточно быстро и безболезненно рассортировать все документы и привести их в порядок.Специалист по архивному делу,Е.

Кожанова1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.1.2.2.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.1.2.4.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.1.2.4.

Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.1.2.7.

Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.Практически у любой организации есть документы, для которых необходимо составление таких листов.

Составляется лист для документов со сроком хранения более 10 лет или тех, которые должны храниться постоянно.Всего выделяется 2 формы, по которым может быть составлен данный документ:Форма документаОписаниеУнифицированная формаТакой бланк утверждается законодательно (Приказ Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 года, приложение №8). Такая форма в обязательном порядке используется в бюджетных организацияхФорма, которую разработали специалисты конкретного предприятияФорма документа может быть разработана в организации самостоятельно, однако должны быть сохранены все ключевые реквизиты и такой лист должен содержать специфику конкретного делаВедение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих.

Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.

В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают.

Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.По общему правилу лист – заверитель должен подшиваться к делу и являться его последним листом. Таким образом, готовое дело должно выглядеть следующим образом:

  1. Нижняя обложка
  2. Документы дела
  3. Лист – заверитель
  4. Верхняя обложка
  5. Внутренняя опись

Если вдруг по каким – то причинам лист не подкреплен, его размещают на верхней обложке, на внутренней стороне.Стоит также отметить, что если лист – заверитель отсутствует в уже подшитом деле, то он составляется заново, ставится текущая дата составления и он прикрепляется к первой обложке с внутренней стороны.

ВАЖНО! На лицевую часть обложки и на оборот последнего документа лист прикреплять строго запрещено.Для оформления листа-заверителя рекомендуется использовать отдельный лист бумаги формата А 4 (210 х 297 мм), который можно будет после заполнения подшить.Его типовой бланк включает типовые реквизиты документа, а также информацию, касающуюся дела, оформляемого для архивного хранения. Структура бланка предусматривает занесение следующей информации:

  1. литерные и пропущенные №№ листов при их наличии;
  2. суммарное число листов дела;
  3. №, название, дату составления;
  4. число листов внутренней описи;
  5. сведения о действительном физическом состоянии дела с указанием числа листов.
  6. занимаемую должность, собственноручную подпись составителя с последующей расшифровкой;

Оформленное дело должно иметь шаблонный состав, отмеченный выше назваными нормативными актами. В частности, обложку, титул, внутреннюю опись, приобщенные, подшитые документы, лист-заверитель.Как установлено, такие дела должны включать не больше 250 страниц при толщине до 4 см.

К ним приобщают по экземпляру каждого документа за один конкретный год.

Исключением могут быть судебные, переходящие либо личные дела, которые ведутся на протяжении всего периода трудовой деятельности работника.Приложения, при их наличии, присоединяют к документам. Если одно приложение включает более чем 250 листов, его оформляют отдельным томом, о чем в документе делается соответствующая отметка.В процессе хранения документов или в течение жизни компании возникают различные ситуации.Например, понадобился какой – то документ из подшитого дела.

В этом случае можно взять из дела оригинал, но оставить там копию.Или, не дай бог, пожар, потоп в месте, где хранятся документы и они будут безвозвратно испорчены.А самым наглядным примером будет такой. Трудовая книжка уволившегося работника долго лежала в организации, потом ее отправили в архив. И, вдруг, неожиданно, за трудовой приходят.

Приходится вынимать ее из конверта в деле и отдавать.Чтобы зафиксировать все эти изменения, составляется акт о факте изменения, делаются исправления и пометки в листе – регистраторе.Бывает и так, что в бюджетном учреждении при проверке вышестоящим органом возникла необходимость добавить лист в подшитое дело.

В таком случае новому листу нужно присвоить литерный номер, расшить дело и добавить в него лист.

Соответственно, вносятся исправления в лист – заверитель и меняется внутренняя опись.Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий.

Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании.
Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  1. трудовой договор;
  2. копии приказов по сотруднику.
  3. анкета, заполняемая при приеме на работу;
  4. должностная инструкция;

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела.

Их хранят отдельно. А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.

Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд.

Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику.

Это исключит риск претензий при проверках.И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.Такая опись – это своего рода содержание дела.
Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.Такая опись – это своего рода содержание дела.

В ней указывается номер, дата, номера листов документов.Для правильного оформления дела нужно для начала составить внутреннюю опись документов. Это нудное и утомительное занятие. Частенько в организациях такой документ не заполняется.Однако для документов, которые хранятся 10 лет или постоянно и для некоторых документов (например, судебных) составление такой описи обязательно.

Если в дело подшиваются, например, документы по кадрам, то составление описи целесообразно. Ведь в случае возникновения неприятностей, опись может подтвердить или опровергнуть наличие того или иного документа.Форма описи закреплена и является унифицированной.При составлении описи обращаем внимание на заполнение обязательных полей формы и на подпись сотрудника, который ее заполнен.Если вдруг опись забыли подшить, то ее можно прикрепить на внутреннюю сторону верхней обложки сшитого дела.Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.СобытиеНормативный актФорма листа – заверителяПриказ Минкультуры России №526 от 31.03.2015 годаТребования к оформлению документовГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден и введен в действие Приказом Росстандарта №1185-ст от 17.10.2013 годаСписок типовых документов, которые применяют строительные, научные или производственно – технические предприятияПриказ Минкульта №1182 от 31.07.2007 годаСписок унифицированный форм для всех остальных предприятийПриказ Минкульта РФ №558 от 25.08.2010 годаКак готовить и передавать дела в архивПорядок, разработанный Главгосэкспертизой России в 1999 году1.1.1.

Рекомендуем прочесть:  Изменения в алко законе от 2021

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:— подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству;— включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;— группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;— документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;— дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;— запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления).Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.Ошибка №1.При составлении дел может быть много нюансов в нумерации листов, поэтому если в деле много сложностей при составлении, то лучше всего сначала «набросать» черновик, а потом уже составлять лист – заверитель в чистовом виде.Ошибка №2.Необходимо подшить документы в дело. Среди документов, которые не вызывают сомнений по присвоению номера листов, присутствуют брошюры с последним незаполненным листом.

Также встречаются листы нестандартного формата, но заполненные только частично. Поскольку от брошюры нельзя оторвать обложку, а листы пусть и заполнены не по всей площади, нумеруется каждый лист по порядку, без пропусков.Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.
Поскольку от брошюры нельзя оторвать обложку, а листы пусть и заполнены не по всей площади, нумеруется каждый лист по порядку, без пропусков.Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.Иногда происходит так, что человек уволился, а трудовую книжку не забрал по каким – то причинам.

Тогда книжка лежит на предприятии и ждет своего часа. При подшивке документов в архив такие трудовые книжки подкладывают в конверты и подшивают.Случается, что такие невостребованные книжки все – таки забирают, тогда приходится вносить исправления в лист – заверитель.

В таком случае в листе делается надпись от руки, например:

«Трудовая книжка выдана (лист 24), внесена запись №205 в книгу движения трудовых книжек.Специалист архива Сахарова Сахарова Л.М.15.07.2006 г.»

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.Обратите вниманиеЛица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп.

в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст.

13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст.

137 и 140 УК РФ).Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел.

При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты.

Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп.

в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст.

137 и 140 УК РФ).Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

  1. на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
  2. требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
  3. требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
  4. обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
  5. доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
  6. свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  7. определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.Иногда по каким – то причинам «всплывают» ошибки при нумерации листов в подшитом деле. В этом случае возможны 2 ситуации:– если в нумерации допущено менее 5 ошибок, то номер таких листов ставится с применением букв– если в нумерации листов более 5 ошибок, то придется ставить порядковые номера листов заново, а старый неправильный номер зачеркивать одной чертой.

При этом составляется новый лист – заверитель.

Старый лист в обязательном порядке остается подшитым в деле.Обращаясь вновь к методической основе Правил Росархива, отдельное внимание следует уделить некоторым особенностям полного оформления дел постоянного (временного) хранения.

Данный момент важен особенно в части систематизации, обработке, группировки документации.

Самоочевидно, правильный подход к данному этапу процедуры и соблюдение общих требований к оформлению упрощает весь процесс подготовки дел для последующей передачи их на сохранение.Стандартно приобщаемые к делу документы попросту переплетают либо подшивают в твердую картонную обложку (на 4 протокола). При этом все булавки и прочие металлические крепления убирают. Невостребованные трудовые, военные билеты и т.

п. документы вкладывают в конверт, а его подшивают к делу. Если таких невостребованных документов много, то их оформляют описью автономно. Далее, в порядке очередности, в конце оформляемого дела подшивают чистый лист-заверитель, а в его начале – бланк внутренней описи, используемой и для учета ценной документации.Особое внимание следует обратить на особенности нумерации приобщаемых документов, которые детально описаны в п.

3.6 Правил, утв. Росархивом. Данный момент действительно важен, поскольку правильная расстановка страниц обуславливает точное, адекватное полное оформление всего дела, в том числе и листа-заверителя.Итак, согласно предписаниям Росархива, все листы подлежат валовой нумерации, что характерно, именно арабскими цифрами. Но бланк заверителя она не затрагивает, а опись нумеруется обособленно, отдельным порядком. Также отдельно проводится нумерация томов и частей, а на иллюстративных материалах (фото, диаграммах, прочее) номера страниц проставляют вверху, на обратной стороне листа.Каждый сложенный лист (применительно к формату А3 и А2) нумеруется в развернутом виде по верхнему полю справа.

Лист, на котором вплотную приклеены фото, вырезки и прочая документация, следует нумеровать одним листом.

Если документы приклеены к листу одним краем, то все нужно нумеровать по-отдельности.И еще один нюанс, который следует учесть. Конверты с содержимым тоже нумеруют порознь: сначала сам конверт, а затем, по очереди, все вложения. Нередко к делу приобщают периодику.

Как правило, такие документы, особенно печатные издания, имеют собственную нумерацию.

Если она «вписывается» в расположение листов, то ее разрешается сохранять. Если нет, то в данном издании (иной документ) проставляются номера общим порядком.( 1 оценка, среднее 5 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями:

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

» Современный мир очень динамичен, в нем обращаются большие потоки информации. Специалист в той или иной отрасли должен владеть большим багажом побочных знаний и умений, непосредственно не относящихся к его непосредственным обязанностям, но помогающим в текущей работе.Существует документ, который составляется далеко не на каждом предприятии и не все бухгалтера имеют представление как и для чего его заполнять.

Речь идет о листе – заверителе дела.

Рассмотрим этот документ подробнее.В процессе своей деятельности каждый бухгалтер сталкивается с тем, что по окончании определенного периода времени весь объем документов, существующий на предприятии нужно рассортировать и подшить. Вот тут то и появляются элементы делопроизводства в работе специалиста. Все документы по отдельно взятому участку учета сшивается в дело.

Это позволяет поддерживать порядок в документах и следить за их сохранностью на предприятии.Лист – заверитель составляется и заполняется на основе Правил архивного дела, принятых в 2015 году (приложение №8).Лист – заверитель позволяет учитывать все особенности при составлении дела. С помощью него закрепляются все нестандарные моменты при нумерации листов в деле, указываются нюансы составления самого дела.Лист – заверитель в обязательном порядке должен присутствовать в подшивках дел по документам, срок хранения которых более 10 лет.Лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела.Лист-заверитель дела в обязательном порядке должен быть составлен на отдельном листе, в котором фиксируются:

  1. пропущенные номера (в случае, если были найдены ошибки нумерации ее не стоит переделывать).
  2. количество листов дела;
  3. литерные номера;

Таким образом, для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 4 … – лист 2а будет литерный т.к.

первоначально он не был пронумирован. Следует иметь в виду, что при наличии внутренней описи необходимо отдельно указывать количество ее листов.

Особенности состояния и формирования дела заполняют только в том случае, если речь идет о документах с неразборчивым текстом, склеенных или порванных листов и т.д.

В случае, если дело подшито без составления листа-заверителя, то его следует прикрепить на внутреннюю сторону обложки дела или же наоборот – поместить после последнего документа и прошить.Лист-заверитель дела должен быть подписан его составителем. При этом необходимо дать расшифровку должности и подписи, а так же проставить дату. В процессе использования единиц хранения в случае необходимости в лист-заверитель могут вноситься нужные отметки.В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов.

Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:

  • Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
  • Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно

Виды документовРасшифровкаДокументы со сроком хранения более 10 летДокументы, входящие в эту группу являются очень важными для предприятия. Важно, чтобы в любой момент их можно было поднять и посмотреть.

Именно такие документы подшиваются в дела и сдаются в архив. В этом случае составляется лист – заверитель к делуДокументы со сроком хранения меньше 10 летДокументы второй группы имеют сравнительно небольшой срок хранения, поэтому их можно не объединять в дело, а листам не присваивать порядковые номера.

Допускается их хранение в подшивках.

Лист – заверитель в этом случае не составляетсяЗачастую возникают ситуации, когда при передаче дел оказывается, что документы просто свалены в кучу, лежат в коробках и никто их не сортировал.

В такой ситуации нужно придерживаться следующего алгоритма:

  1. Записываем названия документов по коробкам
  2. Документы, у которых срок хранения закончился уничтожаем и составляем акт, содержащийся в приложении 21 к Правилам работы архива
  3. Документы длительного хранения приводим в порядок, подшиваем
  4. Расставляем номера на коробках
  5. Далее стоит определить, какие документы сколько хранятся
  6. Обязательно нужно указать, в каком году создан тот или иной документ
  7. Выявляем количество экземпляров документов

Такой порядок позволяет достаточно быстро и безболезненно рассортировать все документы и привести их в порядок.Специалист по архивному делу,Е. Кожанова Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией.

Одним из важнейших участков делопроизводственной деятельности считается формирование дел. Под термином “дело” понимаются документы, объединенные в совокупность по принципу принадлежности к одному участку работы.

Дело объединяет документацию, относящуюся к одному и тому же вопросу. Так, например, это могут быть кадровые, отчетные или финансовые документы.

От верного распределения документации в дела зависит сохранность наиболее важных служебных бумаг, а также скорость их поиска при последующей работе.

Огромное значение при формировании дел имеет систематизация и расположение документов внутри дела, т.е.

принцип его формирования.Опись относится к категории учетных документов и является, по сути, своеобразным оглавлением, перечнем. В описи указываются их порядковые номера, идентификационные индексы, названия, даты оформления, номера страниц.

Необходимость и правила составления описей определяются внутренним нормативным актом: Инструкцией по делопроизводству, а также специальными положениями и инструкциями.Лист-заверитель дела также можно считать учетным документом.

Он содержит сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Его используют для того чтобы вести учет общего количества листов дела. Кроме того, в нем фиксируют особенности их нумерации.Практически у любой организации есть документы, для которых необходимо составление таких листов.

Составляется лист для документов со сроком хранения более 10 лет или тех, которые должны храниться постоянно.Всего выделяется 2 формы, по которым может быть составлен данный документ:Форма документаОписаниеУнифицированная формаТакой бланк утверждается законодательно (Приказ Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 года, приложение №8). Такая форма в обязательном порядке используется в бюджетных организацияхФорма, которую разработали специалисты конкретного предприятияФорма документа может быть разработана в организации самостоятельно, однако должны быть сохранены все ключевые реквизиты и такой лист должен содержать специфику конкретного делаИтак, до передачи дела на сохранение его нужно оформить в общеустановленном порядке. Для этого понадобится помимо прочего заполнить лист-заверитель, указав в нем число листов дела, их действительное физическое состояние и нюансы нумерации.

Следует заметить, что речь идет о делах, которые оформлены на бумажном носителе.Для листа-заверителя предусмотрен типовой одностраничный бланк. Один его вариант, более поздний, представлен Приложением № 9 Правил, утв.

Росархивом, а второй – Приложением № 8 Правил, утв. Минкультуры РФ. Оба варианта практически идентичны и предусматривают занесение одних и тех же данных.В отличие от первого, второй бланк, введенный распоряжением Минкультуры РФ (Прил.

№ 8), дополнен еще одной строкой. В ней нужно детализировать подшитые и пронумерованные листы, т. е. указывать №№ первого и последнего листа.

В остальном, как форма, так и порядок заполнения бланка на 2021 г. не претерпели никаких изменений и остались прежними.Бланк листа-заверителяКем утвержден бланк, где его можно найтиПрил. № 8 к Приказу Минкультуры РФ № 526 от 31.01.2015Прил.

№ 9 к Правилам, утв. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002Считается, что Правила, которые утверждены Росархивом, носят скорее методический характер, а Правила, утв. Приказом № 526 Минкультуры РФ, – нормативный. Для целей практического применения последний документ имеет доминирующее значение.

Соответственно, далее будет рассматриваться форма листа-заверителя, введенного более актуальным распоряжением Минкультуры.По общему правилу лист – заверитель должен подшиваться к делу и являться его последним листом. Таким образом, готовое дело должно выглядеть следующим образом:

  1. Лист – заверитель
  2. Внутренняя опись
  3. Нижняя обложка
  4. Верхняя обложка
  5. Документы дела

Если вдруг по каким – то причинам лист не подкреплен, его размещают на верхней обложке, на внутренней стороне.Стоит также отметить, что если лист – заверитель отсутствует в уже подшитом деле, то он составляется заново, ставится текущая дата составления и он прикрепляется к первой обложке с внутренней стороны.

ВАЖНО! На лицевую часть обложки и на оборот последнего документа лист прикреплять строго запрещено.В процессе хранения документов или в течение жизни компании возникают различные ситуации.Например, понадобился какой – то документ из подшитого дела. В этом случае можно взять из дела оригинал, но оставить там копию.Или, не дай бог, пожар, потоп в месте, где хранятся документы и они будут безвозвратно испорчены.А самым наглядным примером будет такой. Трудовая книжка уволившегося работника долго лежала в организации, потом ее отправили в архив.

И, вдруг, неожиданно, за трудовой приходят.

Приходится вынимать ее из конверта в деле и отдавать.Чтобы зафиксировать все эти изменения, составляется акт о факте изменения, делаются исправления и пометки в листе – регистраторе.Бывает и так, что в бюджетном учреждении при проверке вышестоящим органом возникла необходимость добавить лист в подшитое дело.

В таком случае новому листу нужно присвоить литерный номер, расшить дело и добавить в него лист. Соответственно, вносятся исправления в лист – заверитель и меняется внутренняя опись.Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов).Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью.Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов, и начальник отдела кадров.

В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. В конце рабочего дня он обязан сдавать их дежурному сотруднику охраны под роспись.Для ускорения поиска документов целесообразно располагать дела, строго соблюдая порядок индексов, предусмотренных номенклатурой дел. Индексы можно написать на корешках обложек дел.

На дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны необходимо разместить копию номенклатуры дел.Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют:

  1. где работать с ними;
  2. как делать выписки и др.
  3. каким образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть выданы документы;
  4. как их копировать;

Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют – его начальник и руководитель фирмы.Такая опись – это своего рода содержание дела. В ней указывается номер, дата, номера листов документов.Для правильного оформления дела нужно для начала составить внутреннюю опись документов.

Это нудное и утомительное занятие. Частенько в организациях такой документ не заполняется.Однако для документов, которые хранятся 10 лет или постоянно и для некоторых документов (например, судебных) составление такой описи обязательно. Если в дело подшиваются, например, документы по кадрам, то составление описи целесообразно.

Ведь в случае возникновения неприятностей, опись может подтвердить или опровергнуть наличие того или иного документа.Форма описи закреплена и является унифицированной.При составлении описи обращаем внимание на заполнение обязательных полей формы и на подпись сотрудника, который ее заполнен.Если вдруг опись забыли подшить, то ее можно прикрепить на внутреннюю сторону верхней обложки сшитого дела.2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись.2.4.2.

В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п.2.4.3.

Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения:— порядковый номер документов в деле;— заголовок (краткое содержание) документов;— дата документов;— индекс (регистрационный номер) документов;— номера листов дела, на которых расположен каждый документ.2.4.4.

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.2.4.5.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.СобытиеНормативный актФорма листа – заверителяПриказ Минкультуры России №526 от 31.03.2015 годаТребования к оформлению документовГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден и введен в действие Приказом Росстандарта №1185-ст от 17.10.2013 годаСписок типовых документов, которые применяют строительные, научные или производственно – технические предприятияПриказ Минкульта №1182 от 31.07.2007 годаСписок унифицированный форм для всех остальных предприятийПриказ Минкульта РФ №558 от 25.08.2010 годаКак готовить и передавать дела в архивПорядок, разработанный Главгосэкспертизой России в 1999 годуОшибка №1.При составлении дел может быть много нюансов в нумерации листов, поэтому если в деле много сложностей при составлении, то лучше всего сначала «набросать» черновик, а потом уже составлять лист – заверитель в чистовом виде.Ошибка №2.Необходимо подшить документы в дело. Среди документов, которые не вызывают сомнений по присвоению номера листов, присутствуют брошюры с последним незаполненным листом.

Также встречаются листы нестандартного формата, но заполненные только частично. Поскольку от брошюры нельзя оторвать обложку, а листы пусть и заполнены не по всей площади, нумеруется каждый лист по порядку, без пропусков.Иногда происходит так, что человек уволился, а трудовую книжку не забрал по каким – то причинам.

Тогда книжка лежит на предприятии и ждет своего часа. При подшивке документов в архив такие трудовые книжки подкладывают в конверты и подшивают.Случается, что такие невостребованные книжки все – таки забирают, тогда приходится вносить исправления в лист – заверитель. В таком случае в листе делается надпись от руки, например:

«Трудовая книжка выдана (лист 24), внесена запись №205 в книгу движения трудовых книжек.Специалист архива Сахарова Сахарова Л.М.15.07.2006 г.»

При оформлении следует учесть нормы п.

3.6.16 Правил, утв. Росархивом.

Ими, как, собственно и порядком, введенным Минкультуры, установлено, что составлять лист-заверитель надлежит на обособленном листе, если речь идет о деле либо картотеке.

Если же он оформляется к книге, то тогда его составляют на обратной стороне последнего чистого листа книги. При заполнении бланка рекомендуется принять во внимание следующие пояснения:

  • Должность ответственного составителя, его собственноручная подпись с расшифровкой указываются обычным порядком.
  • № документа определяется согласно номенклатуре дел.
  • Литерные номера – это номера с буквой, которые используются тогда, когда опущена одна либо ряд страниц (к примеру, 1а, 19б). Чтобы ничего не перенумеровывать, опущенным страницам присваивают номера с буквами.
  • Число страниц дела прописывают в листе-заверителе сначала цифрами, а затем прописью. Внутренняя опись в расчет не берется.
  • При отсутствии данных, когда нет, например, опущенных либо литерных страниц, в пустующих строках проставляют прочерки.
  • Под особенностями физического состояния дела, которые нужно указать в таблице, подразумевают отличительные специфические черты, характерные именно для него. Ими могут быть: поврежденные, трудночитаемые страницы, наличие наклеенных фото, конвертов с содержимым, крупномасштабные листы и др. При отсутствии таковых таблица перечеркивается буквой Z.
  • Число листов внутренней описи также записывают последовательно, сначала цифрами, а потом прописью.

Нередко после оформления и сдачи дела на сохранение в его состав вносят изменения.

Такое случается по разным причинам: при повреждении документов либо когда требуется заменить подлинный документ ксерокопией.Какие бы изменения не вносились в состав дела, их всегда нужно фиксировать. Обычно это делается при помощи акта, где их отмечают. Далее делается соответствующая пометка в листе-заверителе со ссылкой на данный акт, заверенная подписью ответственного полномочного сотрудника архива.Иногда по каким – то причинам «всплывают» ошибки при нумерации листов в подшитом деле.

В этом случае возможны 2 ситуации:– если в нумерации допущено менее 5 ошибок, то номер таких листов ставится с применением букв– если в нумерации листов более 5 ошибок, то придется ставить порядковые номера листов заново, а старый неправильный номер зачеркивать одной чертой.

При этом составляется новый лист – заверитель. Старый лист в обязательном порядке остается подшитым в деле.Вопрос №1: Что предпринять, если при подготовке дела к сдаче на сохранение обнаружено много ошибок именно в нумерации листов?П. 3.6.15 Правил Росархива гласит, что в подобных ситуациях производится их перенумерация.

Как это происходит? Предыдущие (старые) номера попросту зачеркивают, а вместо них записывают новые.

Что важно, при перенумерации составляется другой лист-заверитель, но старый при этом не изымается – его просто перечеркивают и оставляют в деле.Если ошибок не много, то, согласно Правилам, при подготовке дела к сдаче в госархив разрешается использовать литерные номера листов. Но подобное использование нужно предварительно согласовывать с самим госархивом.Вопрос №2: Как правильно рассчитать общее число прошитых, пронумерованных листов дела?При подсчете следует приплюсовать литерные и учесть пропущенные листы.

Так, к примеру, в деле всего 100 листов.

Помимо них имеется один опущенный лист («51») и два литерных (21а и 21б). Подсчет производится так: 100 + 2 – 1 = 101.