Главная - Другое - Образец служебки на выделение денег обучение сотрудника

Образец служебки на выделение денег обучение сотрудника


Образец служебки на выделение денег обучение сотрудника

Служебная записка от работника: цели и образец


Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  1. побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
  2. уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  3. внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал. Рассмотрим основные виды служебных писем:

  1. о премировании сотрудников.
  2. о запросе информации;
  3. о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  4. о направлении в служебную поездку или командировку;

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов. Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость.

В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  1. ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
  2. описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения.», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  3. далее указывается наименование документа;
  4. бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  5. вносится дата его составления и номер;

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию.

После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично. На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде.

В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия.

Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе.

Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде. При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта.

Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника.

Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации.

В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании. Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная.

В ней указываются причины. Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды.

В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения.

Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании. : Теги: 5850 9750 ₽ –40%

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В.

Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.

На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением).

С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению. Но написать их совсем непросто.

Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах.

Попробуем их сформулировать сами. Для наглядности покажем основные отличия в таблице. Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. содержит выводы и предложения составителя
  2. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  2. информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

    При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.). При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

  1. от работника к руководителю отдела;
  2. от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
  3. от руководителя отдела к руководителю компании;

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

  1. инициирующие принятие решения;
  2. чисто информативные;
  3. отчетные
  1. описывающие какое-либо событие
  2. объясняющие действия конкретного работника (подразделения);

Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.

Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

  1. открытый документ;
  2. конфиденциальный документ

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  1. для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;
  2. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
  3. объяснительная записка может пригодиться:
  1. для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.
  2. для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ.

    Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа.

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123 .

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) .

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  1. отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  2. адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  3. дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  4. наименование структурного подразделения — составителя записки;
  5. заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  6. наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  7. подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий. Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)». 4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.
4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец.

Приведем примеры оформления разных записок. Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

Стасову Начальнику отдела кадров С.В.

Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И. Богдановой Главному бухгалтеру А.Д.

Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА от 30.08.2012 № 12 О причинах утраты оригинала ГТД Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира.
В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

Бухгалтер Т.И. Богданова С документом ознакомлены: Начальник отдела кадров С.В. Климова 30.08.2012 Главный бухгалтер А.Д. Жарова 30.08.2012 Бухгалтерия Начальнику технического отдела А.П.

Носову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 13.08.2012 № 25 О представлении показателей для премирования Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п. 4.5 Положения о премировании ООО «Альфа», для расчета премии специалистам технического отдела.

Главный бухгалтер А.Д. Жарова С документом ознакомлен: Начальник технического отдела А.П. Носов 13.08.2012 Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И. Стасову Начальнику отдела кадров С.В.

Климовой Подготовить проект приказа об отзыве из отпуска Жаровой А.Д.

с ее согласия 26.09.2012 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от 26.09.2012 № 28 О необходимости отзыва из отпуска Жаровой А.Д. В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей.

В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями.

Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией.

В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д. Заместитель главного бухгалтера Н.В. Потапова С документом ознакомлен: Начальник отдела кадров С.В.

Климова 26.09.2012 *** При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными.

И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится.

Понравилась ли вам статья?

  1. Почему оценка снижена?
  2. Статья появилась слишком поздно
  3. Другое
  4. Слишком много слов
  5. Аргументы неубедительны
  6. Нет ответа по поставленные вопросы
  7. Ничего нового не нашел
  8. Тема не актуальна
  9. Есть ошибки
  10. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  11. Нужно больше примеров

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. я не подписчик, но хочу им стать
  2. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. я подписчик электронного журнала
  • , № 4
  • , № 7
  • , № 2, № 2
  • , № 1
  • , № 9
  • , № 3, № 3
  • , № 18
  • , № 4
  • , № 16, № 16
  • , № 13, № 13
  • , № 17
  • , № 21, № 21
  • , № 10
  • , № 13
  • , № 9

Образец служебной записки на выдачу денежных средств на разные нужды

Довольно часто случаются различные жизненные ситуации, которые вынуждают сотрудников писать служебные записки с просьбой выплаты определенных денежных средств.

Однако существует множество форм данного документа. А выбор одной из них осуществляется в зависимости от того какого вида денежную компенсацию и по какой причине требует работник.

Предлагаем рассмотреть в этой статье различные образцы служебных записок, которые помогут вам правильно и без малейших затруднений получить столь желанные материальные средства. Что за документ? Служебная записка – это деловая бумага, предназначенная для использования строго внутри определенного предприятия, которая пишется касательно рабочих моментов и содержит определенные просьбы. Записка, как правило, предназначается для рассмотрения руководителем того отдела, где числится работник, а решение относительно того, удовлетворять просьбу сотрудника или нет может принимать не только непосредственный начальник, но и лица руководящие другим подразделением.

Не существует окончательно утвержденного образца записки, поэтому по сей день руководствуются стандартами, принятыми в СССР. Также ссылаются на общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД), который находится в свободном доступе для всех желающих. ОКУД одобрен постановлением государственного стандарта под номером 299, вступившего в силу с 30.11.1993 года.

Образцы служебных записок на все случаи жизни найдете в этой статье. Допускается не только написанная на бумаге служебная записка, но и электронный вид данного документа.

Хоть сотрудник и имеет право составить записку в относительно произвольной форме, он все же обязан учесть общие требования и указать необходимую информацию не зависимо от того для каких целей она заключается. к содержанию ↑ Служебная записка на выдачу денежных средств – образцы:

Государство позаботилось о работниках, которые выезжают в командировки за пределы Российской Федерации, обязав руководство компенсировать им расходы на определенные нужды (статья 168 Трудового Кодекса). Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса.

Написав служебную записку, вы сможете добиться выплаты требуемой денежной суммы. Полагаясь на существующие образцы таких документов, в нем нужно указать:

  • Пост, занимаемый руководителем, полное наименование организации, Ф.И.О. адресата и дату написания документа.
  • Далее по центру нужно указать, что записка относится к служебному виду документов. И указать ее подвид, в данном случае – на выдачу денег из кассы.
  • Завершающим этапом служит проставление подписи со стороны работника, фамилии и инициалов, а также должности. Строкой ниже укажите дату.
  • После чего переходите к основной части записки – тексту.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ !!! Вышеприведенные пункты под номерами 1,2 и 4 служат в качестве общепринятых реквизитов для всех существующих групп записок служебного типа.

Образец служебной записки на получение денежных средств очень тесно переплетается с запиской о выдаче денежных средств и требует указания данных по такому же шаблону. Однако чтобы соблюсти корректность составления документа, направленного именно на получение денежной суммы, необходимо обратиться к тому лицу, которое уполномочено распоряжаться денежными суммами организации. В ряде случаев потребуется указать законы, ссылаясь на которые вы изъявляете желание получить средства.

к содержанию ↑ На представительские расходы Практически любая организация осуществляет денежные траты на организацию различных приемов иностранных представителей, на оплату культурных мероприятий для гостей, на переводчика, на некоторые угощения, а также на целый список потребностей иного характера.

Образец записки на представительские расходы скачивайте здесь бесплатно. Чтобы получить деньги на определенные потребности, необходимо прописать в документе общепринятые реквизиты для всех записок.

А в основной части документа расписать, на что требуются средства, в чем состоит польза для предприятия в случае их предоставления, а в случае, если растраты уже были произведены, то прикрепить соответствующие чеки или расчетные документы. к содержанию ↑ На доплату за увеличение объема работ Прописав общие пункты документа, в основной части сделайте акцент на то, какой тип работы выполнялся, обязательно отметьте сроки и объемы, которые превышают оговоренные трудовым договором, и точные координаты места, где сотрудник выполнил сверхурочный объем работы. После чего укажите точную сумму, которую вы хотите получить, прописав ее не цифрами, а с помощью слов.

По возможности указывайте пункты трудового договора, в которых установлены определенные стандарты, касаемо выполняемой работы. Также ссылайтесь на пункты, согласно которым производится начисление заработной платы, чтобы доказать корректность требуемой вами денежной компенсации. к содержанию ↑ На аванс

Довольно часто возникает потребность в получении денег, которые выдаются сотруднику вперед в счет заработной платы.

Аванс считается вполне допустимой законом выплатой. С установленными сроками на аванс, а также другими нюансами можно ознакомиться с помощью 136 статьи ТК Российской Федерации. Чтобы как следует оформить документ с просьбой об авансе, желательно прописать в главной части записки следующие пункты:

  1. Точный размер суммы, требуемой в качестве аванса.
  2. Точные координаты того рабочего места, где трудится физическое лицо, претендующее на авансирование.
  3. С какого времени работник трудится на данном предприятии.
  4. Обстоятельства, в результате которых работнику необходима преждевременная выплата.

Руководителю ГУП г.

Москвы Трест «Мосотделстрой № 1 Сорокину Ю.П. от начальника отдела кадров Пригожина Б.А. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Прошу Вас дать разрешение на авансирование работника, выполняющего работу на объекте Электрогорск, ДК им.

Ленина. Работник осуществляет трудовую деятельность с 01 декабря 2009 года. Лазарев М.В. – 8000 рублей ИТОГО: 8000 рублей Указанный выше работник обращается с просьбой об авансировании по семейным обстоятельствам. Ранее авансы не получали, за декабрь заработанная сумма Лазарев М.В.

12006 руб. (на руки). Начальник отдела кадров Пригожин Б.А.

к содержанию ↑ На командировочные расходы

Эта категория считается одним из наиболее распространенных и востребованных видов служебных записок. К его написанию прибегают работники, которые вынуждены осуществлять отъезды с непосредственного рабочего места в служебных целях. Правительственное постановление Российской Федерации под номером 749, принятое 13.10.2008 года, содержит следующие установки относительно командировок:

  1. Необходимо указать перечень услуг, на которые были потрачены деньги в служебных целях, но этого недостаточно. Нужно прикрепить соответствующие чеки, проездные билеты, квитанции на жилье и документы иного характера, свидетельствующие факт оплаты работником данных услуг.
  2. Написание служебной записки с просьбой возмещения командировочных средств, должно происходить строго после возвращения работника.
  3. Четко зафиксируйте число отъезда сотрудника в командировку и дату его приезда.
  4. Затем обозначьте поминутное время приезда и укажите список документов, которые вы будете прикладывать в качестве основания для получения денег.
  5. После чего перечислите подробно все услуги, за которые требуется компенсация, описав их как можно информативнее, но в тоже время лаконично.
  6. Помимо основных пунктов, принятых для всех записок, в тексте документа укажите точное время с поминутным учетом и город, из которого работник совершил отъезд, а также город прибытия.

к содержанию ↑ На материальную помощь Российским законодательством предусмотрены возможности получения работниками одноразовых выплат.

Условия получения материальной помощи фиксируются в трудовом договоре. Если конкретная ситуация, которая имеет место быть, соответствует определенным критериям трудового договора, то приступайте к написанию служебной записки. Оформив общие реквизиты, в тексте документа только требуется указать обстоятельство в связи, с которым нужна материальная помощь, и соответствующую дату.

Также нужно прикрепить документ, удостоверяющий данный факт. Например, в случае получения пособия в связи с пополнением семьи, прописывается это обстоятельство, ставится дата рождения ребенка и прикладывается ксерокопия свидетельства. В случае болезни, указывается диагноз и прикрепляется больничный лист либо определенная справка.

Генеральному директору ООО “Вымпел” Селезневу А.И. от главного бухгалтера Ивановой С.А. Служебная записка Согласно пункту 21 коллективного договора прошу оказать единовременную материальную помощь бухгалтеру Шмелевой Н.Е.

в размере 40000 (сорок тысяч) рублей в связи с рождением ребенка. Основания: 1) Заявление Шмелевой Н.Е.

2) Свидетельство о рождении ребенка.

Главный бухгалтер Иванова С.А. 12.02.2011 к содержанию ↑ На повышение оклада

В список особенностей данного вида документа, содержащего просьбу повысить заработную плату, может входить перечень следующих фактов, мотивирующих на это работодателя:

  • Список всех достижений сотрудника, а также как он себя зарекомендовал в коллективе.
  • Отличительные черты от других работников, перечисление всех курсов, которые окончил работник для повышения квалификации (по возможности прикрепить сертификаты).
  • Факты, свидетельствующее о том, что физические лица, работающие на других предприятиях и выполняющие обязанности аналогичного рода, получают большую заработную плату.
  • Личная характеристика сотрудника, претендующего на повышение, перечень всех его сильных сторон, а также сроки работы на определенной должности.

к содержанию ↑ С просьбой оплатить счет или закупить материал В тех случаях, когда работнику нужно оплатить счета, связанные с потребностями организации, на благо которой он трудится, он имеет право требовать их оплаты.

Кроме основных пунктов, в записке нужно указать на какой вид услуг сотрудник просит деньги, по каким причинам, а также привести факты, свидетельствующие то, что затраты действительно имеют отношение к предприятию. Обязательно пропишите сумму предстоящих денежных вложений и прикрепите счета. Если вы не сохранили документ (или хотя бы его копию) с указанием денежной суммы за приобретенный товар или пользование какой-либо услугой, то работодатель может отказать в оплате счета.