Главная - Другое - Пример протокола служебного совещания

Пример протокола служебного совещания


Пример протокола служебного совещания

Как правильно вести протокол собрания

Бухгалтер, Финансист 28 октября 2021 Протокол собрания — это документ, в котором отражаются все события, происходящие во время совещания. Актуален чаще всего для крупных компаний и банков, но применяется и в других сферах деятельности (например, общедомовой сбор жильцов). Не является строго обязательной бумагой.

Содержание Этот документ отражает все события, обсуждаемые вопросы, принятые решения и другие важные моменты любого совещания.

С такой бумагой проще оформлять постановления руководства или собрания, контролировать их выполнение и так далее. Руководство компании принимает решение самостоятельно, требуется ли вести такие записи, и если да, то в каких условиях и что в них отражается. Самый простой вариант — записи о теме и базовых решениях, которые приняты во время обсуждения проблемы.

Сложнее — заметки о том, что, когда и по какому поводу говорит тот или иной работник компании. Основная функция такой бумаги — регистрация в письменном виде всех коллегиально принятых решений.

В большинстве крупных фирм записи ведутся только тогда, когда обсуждаются глобальные вопросы, способные оказать серьезное влияние на будущее всей организации или отдельных ее структурных подразделений. Используйте бесплатно , чтобы все сделать правильно. Если ошибетесь, то принятые решения и последующие изменения в доме будут незаконными.

Учитывая тот факт, что не каждый сотрудник фирмы понимает, как вести протокол совещания, обычно для этого выбирают человека, одной из должностных обязанностей которого является составление таких бумаг.

Чаще всего это секретарь, но это необязательное требование.
Руководство вправе возложить эти обязанности на любого работника, который:

  1. грамотно и быстро пишет;
  2. способен выделять главное;
  3. умеет работать с бумагами.

Важно понимать, как составить протокол собрания так, чтобы документ отражал все главные моменты, и при этом не перегружать его ненужной информацией.

Строгой формы, закрепленной законодательно, не существует, поэтому каждая фирма разрабатывает собственный вариант.
Усредненный образец обычно включает в себя следующие элементы:

  1. номер;
  2. достигнутые результаты.
  3. город;
  4. дата составления;
  5. отдельное уточнение о председателе и секретаре;
  6. повестка дня (какие вопросы будут обсуждаться);
  7. список участников (Ф. И. О. и должности);
  8. проведение голосования (если предполагается);
  9. название компании;

Предлагаем образец, как оформить протокол собрания (можно использовать в работе): ООО_________________________ ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ № ____ г.

________ «___» _______________ 20____ г. Председатель — Секретарь — Повестка дня: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Голосование ____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Решение _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Председатель _______________________ /____________________/ Секретарь _______________________ /____________________/ Если это требуется, к записям прилагают документы, фотографии и любую другую информацию.
Председатель — Секретарь — Повестка дня: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Голосование ____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Решение _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Председатель _______________________ /____________________/ Секретарь _______________________ /____________________/ Если это требуется, к записям прилагают документы, фотографии и любую другую информацию. Документ обязан отражать только правдивую информацию.

Фальсификация и заведомо ложные данные, внесенные в него, выявляются в процессе проверки контролирующими органами, что влечет за собой серьезные проблемы. Составленный по всем правилам документ выглядит так: (шаблон) от КонсультантПлюс Бухгалтер, Финансист Родился на Украине, в 2017 году самостоятельно получил гражданство России, прошел все этапы, изучал законодательство, требования и особенности решения разных проблем. Теперь хорошо в этом разбираюсь и делюсь реальным опытом.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ЮРИСТУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: НОВОСТИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Протокол совещания

51087 – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

  1. Бланк и образец
  2. Проверено экспертом
  3. Бесплатная загрузка
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона.

В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы.

Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений. Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора.

Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия. Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол. С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны. Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании.

При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов. На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы.

Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  1. факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
  2. результат совещания.
  3. дата создания;
  4. населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
  5. номер документа;
  6. список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
  7. повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
  8. данные по председателю совещания и секретаря;
  9. наименование организации;

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания. При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание. Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания. Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере.

Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы. После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания.

После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Протокол совещания — образец

> > Деловые переговоры, беседы, собрания, дискуссии – все это виды совещательной деятельности организации, которые позволяют достичь результата, направленного на развитие. Во время совещания ведется документирование его хода, определяются ответственные по ведению протокола, его оформлению и назначаются сроки хранения.

Чтобы все данные были оформлены верно, ответственный сотрудник использует образец формы протокола совещания. Разнообразие целей и задач, стоящих перед сотрудниками предприятия, определяет сроки проведения совещаний, их периодичность и состав заседающих.

Чаще всего они касаются:

  1. стратегического планирования деятельности;
  2. кадровых вопросов и пр.
  3. решения текущих проблем;
  4. решений по инвестициям;
  5. способов распределения доходной части;
  6. своевременного реагирования на кризисные ситуации и поиска путей выхода из них;

Решение о протоколировании того или иного заседания принимается непосредственно руководством предприятия или организации. Если принимается решение о том, чтобы вести протокол, образец документа должен присутствовать в списке бумаг делопроизводителя.

Законодательно образец оформления протокола совещания не определен. Нет единой формы и требований к содержимому документа. Каждая компания вправе создать свой шаблон с использованием бланочной продукции.

Более того, каждое подразделение имеет возможность создать форму под свои цели и задачи. Например, сделать образец протокола совещания у руководителя, протоколы общего собрания, производственного совещания, деловой встречи коммерческого отдела и т.д.Существует два вида фиксации совещаний: краткий и полный протокол. В первом случае — это оперативные данные регулярных совещаний, на которых поднимаются вопросы текущей деятельности предприятия.

В таких случаях можно использовать образец протокола оперативного совещания. Во втором — четкая, последовательная, чаще всего дословная фиксация происходящего в процессе встречи или заседания. Ответственный за ведение протокола может назначаться приказом руководства или голосованием непосредственно участниками совещания перед его началом.

Ответственный за ведение протокола может назначаться приказом руководства или голосованием непосредственно участниками совещания перед его началом. С учетом специфики занимаемой должности и достаточной подготовки для ведения протокола, обычно эта функция закрепляется за делопроизводителем ОК, секретарем руководителя, архивным работником.

Однако, в некоторых случаях, например, когда совещание проходит в закрытом режиме, обязанность ведения протокола может возлагаться на одного из присутствующих, вне зависимости от того, какую должность он занимает. В случае, когда ответственное за оформление протокола лицо не имеет необходимого опыта, ему предоставляется образец протокола совещания для правильной фиксации событий и корректного составления документа. Если рассматривать заполненный образец протокола производственного совещания, то можно выделить две основные части: вводную и основную.

Вводная должна содержать название предприятия или подразделения, данные председательствующего и секретаря, сведения о присутствующих и приглашенных лицах.В основную часть протокола вносятся:

  1. текст основного доклада (если таковой предусмотрен);
  2. процесс согласования и принятия решений по ходу мероприятия, в т.ч. итоги голосования по каждому из них.
  3. список рассматриваемых вопросов (повестка дня);общий ход обсуждения;
  4. фамилии, должности и тексты выступлений сотрудников;

Протокол подписывается председателем (зачастую им выступает руководитель организации) и секретарем совещания. Здесь же в конце документа формируется список приложений, если они рассматривались по ходу обсуждения и влияли на принятие решений: упоминается название материалов, количество страниц, отмечается, прилагаются ли к основному документу оригиналы или их копии.

Это может быть акт, справка, заключение комиссии и пр.

В интернете можно найти и скачать образец протокола совещания в формате Word, PDF или ТХТ и использовать его для разработки собственного бланка. В кратком протоколе достаточно перечислить всех, кто взял слово в формате «ФИО, должность» и тезисами изложить суть вопроса.Что касается полных протоколов, то помимо стандартной вводной части формы — шапки, основная состоит из отдельных блоков, включающих пункты:

  1. докладывали;
  2. заслушаны: ФИО, должность, тема выступления;
  3. постановили (решили).
Рекомендуем прочесть:  Потребительская козина 2021 в россии

Чтобы понять, как правильно вести протокол, можно найти не только форму бланка, но и примеры его заполнения. Нельзя не упомянуть и о том, что многие предприятия используют в качестве протокола совещаний аудио- и видеофиксацию.

Образец протокола рабочего совещания может находиться у делопроизводителя или в канцелярии, а вот документы, оформленные должным образом, согласно действующим нормам, должны храниться в организации постоянно.

Эта норма касается протоколов:

  1. совещаний руководителя;
  2. общих собраний акционеров и пайщиков.
  3. советов, дирекции, правления, т.е. коллегиальных органов;
  4. заседаний трудовых коллективов;
  5. научных и методических органов, экспертных и консультативных структур (комитеты, комиссии, советы);

Исключение — документы, составленные в процессе совещаний, проводимых структурными подразделениями организации, учреждения, компании или предприятия.

Эти бумаги хранятся пять лет. Пригодился документ? Сохраняйте страницу в соцсетях!

Протокол совещания. Образец заполнения 2021 года

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка. На любом предприятии, будь-то фабрика по производству тканей или торговая фирма, периодически происходят коллективные сборы.

На обычных «планерках» начальство может ограничиться незначительными указаниями для подчиненных, но иногда на подобных собраниях могут обсуждаться важные вопросы. В таких случаях применяется протоколирование всего (или почти всего), что происходило.Меню статьи

  1. 7 Образец составления протокола
  2. 2 Порядок проведения совещания
  3. 5 Какие данные должны быть в протоколе
  4. 6 Хранения документа
  5. 3 Кто составляет протокол
  6. 4 Правила оформления протокола
  7. 1 Значение протокола совещания

Значение протокола совещанияКомпании, которые со всей серьезностью относятся к стратегии будущего развития, протоколируют все заседания.

Наличие такого документа позволяет зафиксировать следующее:— количество присутствующих— количество выступавших— вопросы и предложения, звучавшие в ходе собрания— принятые решения относительно обсуждаемых проблемФактически, на бумаге должно отображаться все то, что происходило во время проведения сборов, особое внимание уделяется двум вышеупомянутым элементам. Тем не менее, такой метод применяется не всегда: назначение протоколиста – прерогатива высшего руководства.Порядок проведения совещанияРедко подобные сборы проводятся спонтанно, обычно о месте и времени их проведения известно заранее. Для этого есть ответственный сотрудник, назначенный непосредственно начальником фирмы (зачастую это секретарь), который занимается организацией и сопутствующими вопросами:— выбором места и удобного времени для проведения— приглашением участников (заранее отмечая тех, кто по уважительной причине не сможет присутствовать)— подготовкой необходимых документов— подготовкой тем для обсуждения или конкретных вопросов, требуемых незамедлительного решенияВсе вопросы рассматриваются поочередно, за этим следит председатель собрания.

Обычно эту роль исполняется руководитель компании, хотя он вправе передать эту функцию любому подчиненному. Все его слова (а иногда и жесты) должны быть зафиксированы в образце протокола совещаний, как и выступления других участников.

Часто процесс протоколирования включает в себя фото- или видеосъемку, если запрет на данные действия не был оговорен с начальством заранее.Кто составляет протоколОбычно занимается протоколированием тот же человек, на чьи плечи была возложена и организационная миссия – секретарь.

Если же он по каким-то причинам отсутствовал, то директор выбирает из числа подчиненных того, кто хотя бы немного знаком с азами оформления примера протокола совещания.Правила оформления протоколаДокумент не имеет строгих требований касательно оформления, но обычно разбивается на две части – вводную и основную. Информация на бумаге может быть отображена в одной из трех форм:

  1. полной
  2. стенографической
  3. краткой

В первом случае основное внимание уделяется вопросам на повестке дня и принятым в итоге решениям. В полной форме записи подлежат все события, происходившее во время сборов: поочередность выступлений, аннотация тезисов каждого выступающего, вопросы от других присутствующих.

Важный момент – записи должны отображать хронологический ход событий.Стенографическая форма применяется не очень часто, ведь являет собой трудоемкий процесс – дословную фиксацию происходящего, соответственно и объем документа значительно увеличивается. Но независимо от выбранной формы, в конечном итоге протокол должны подписать минимум двое – руководитель и секретарь. Зачастую же легитимность документа должны засвидетельствовать и все остальные присутствующие.

Если необходимо – изготавливается несколько копий документа, но оригинал должен остаться в руководителя учреждения.Какие данные должны быть в протоколеВводная часть включает в себя несколько элементов. Обычно в самом верху листа должно быть название фирмы , а под ним чаще всего указывают и название протокола.

Дальше в произвольном порядке указывают дату и место составления, а также номер документа.

Завершает вводную часть список присутствовавших:— председатель— секретарь— остальные участники совещания (иногда подается отдельным списком как приложение)Основная часть начинается з «озвучки» повестки дня. Это может быть единственная тема для обсуждения на собрании, или список из нескольких важных вопросов.

По каждому вопросу в полной форме протокола должно быть три подпункта:СЛУШАЛИ – идет запись слов выступающегоВЫСТУПИЛИ – записывается информация, которая была озвучена кем-либо из присутствующих в ответ на выступление докладчикаРЕШИЛИ – фиксируется принятое коллегиальное решениеВ краткой форме протокола сразу после «Повестки дня» следует абзац, начинающийся со слова «РЕШИЛИ» (как аналог так же используется слово «Постановили»). В самом конце документа должны быть подписи председателя и секретаря.Хранения документаПротоколы совещаний должны отображаться во внутреннем документообороте предприятия, поэтому хранятся как и остальные официальные бумаги.

По истечению срока актуальности, документ может быть направлен в архив на неопределенное время, но его утилизация должна производиться по строго установленным законом правилам.Образец составления протоколаНа нашем сайте доступен для скачивания готовый пример оформленного документа: Скачать пустой бланк протокола совещания .docСкачать образец заполнения протокола совещания .doc Счёт-фактура. Бланк и Образец заполнения 2021 года Протокол разногласий образец к договору 2021

Оформление протокола совещания, рекомендации и образец

Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.Содержание

Совещание в организацииО порядке проведения совещания:

  • Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
  • Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
  • Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.
  • Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.При ведении протокола следует знать, что:

  • Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.
  • Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
  • Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
  • Только общий смысл можно записывать в документе.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику.

Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

  • Темы обсуждения.
  • Вопросы, обсуждаемые на заседании.
  • Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.Совещание при директоре протоколируетсяВ современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний.

Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным.

Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе.

Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары. Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы.

Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.В протоколе должны отражаться следующие сведения:

  • Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.
  • Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
  • Указать какое мероприятие проводится.
  • Полное наименование организационной структуры.
  • Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
  • Номер по порядку и дата проведения собрания.
  • Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
  • Каков вид документа о проведении собрания.

Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.Заполнение производится в следующем порядке:

  • По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
  • Перечислить, кто являлся слушателями.
  • Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
  • После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
  • После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение.

    Все также коротко прописывается.

  • После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
  • В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.

При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности.

Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.Алгоритм заполнения:

  • Далее дата и место проведения.
  • Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
  • Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
  • Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.
  • Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
  • Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:Если требуется провести оперативное совещаниеСовещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.У такого мероприятия существуют свои особенности.

К таковым относятся:

  • Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
  • Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.
  • Выступающие все, кто приходит на совещание.
  • Продолжительность поведения оперативки небольшая.
  • Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
  • Тематика совещаний примерно одна и та же.

Протоколы совещания хранятся 3-5 летКак осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести.

Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

  • Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.
  • Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

  • Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
  • Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
  • Акт по уничтожению должен храниться постоянно.
  • Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была.

На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения.

Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания.

Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах рассказано далее.Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя.

Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

  • Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
  • Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
  • Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.
  • Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально.

Это позволяет грамотно и организованно его проводить.Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  • Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  • Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  • Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.
  • Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  • Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.В каждой организации регулярно проводятся совещания.

Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.

Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений.

Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений.

Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником.

До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов.

Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих.

Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия.

Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря.

Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа.

Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи.

В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз.

Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов. совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков.

Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

  • Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
  • В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.
  • Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
  • Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
  • Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания.

На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него.

Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием.

Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками.

Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

  • Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
  • Подобные темы и вопросы.
  • Небольшая длительность.
  • Определенный состав присутствующих.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия.

Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее.

Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации.

Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно.

Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок.

Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам. 24 декабря, 2017 Статья закончилась.

Вопросы остались? Комментарии 0 Новые Обсуждаемые Популярные Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.

Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Протокол совещания: образец, шаблон, пример оформления, правила ведения, содержание и согласование

  1. Наталья Калиниченко
  2. 25 Сентября, 2018

Протокол совещания – образец делового документа, который используется для фиксации происходящих событий на собрании любого вида.

Этот вид документа не является обязательным для большинства собраний, но все же рекомендуется для составления. Основная функция протокола совещания (образец ниже) – фиксация заданий, поднятых вопросов и высказанных мнений, принятых решений, которые прозвучали в ходе собрания.Чаще всего протокол составляется на тех совещаниях, где решаются вопросы функционирования предприятия.

Не лишним будет составлять такой документ, если встреча проводится с представителями других организаций, включая государственные органы.

К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт.

Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо. Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.

Все экземпляры протоколов совещаний должны храниться в одном месте. Обычно лицо, которое отвечает за организацию совещания, занимается и сохранностью документации.Если актуальность его уже утрачена, то протокол отправляют в архив организации.

Для таких документов предусмотрен общий срок хранения, установленный в 3 года.

По истечении этого времени протокол подлежит утилизации. Четкой формы образца протокола совещания нет, поэтому руководство компании вправе самостоятельно определять его. В тоже время существуют общие принципы составления подобных деловых документов, которых рекомендуется придерживаться.Что должно содержаться в документе:

  1. номер документа (при условии, что ведется регистрация таких документов);
  2. дата, место проведения;
  3. полный перечень лиц, присутствующих на встрече, с указанием должностей и ФИО;
  4. данные о лице, которое ведет собрание и протоколирует все происходящее.
  5. наименование предприятия, если совещание проводится в отдельном структурном подразделении, то об этом также вносится информация;

Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:

  1. все вопросы, которые поставлены на повестку дня;
  2. принятые решения;
  3. если проводилось голосования, то зафиксированные результаты;
  4. краткое содержание выступлений участников.

В ряде случаев в протокол вносят четкие сроки выполнения того или иного задания, чтобы дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение.Допускается к протоколу прилагать документы, отражающие суть проблем, которые решались на совещании.

На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам.

Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде. Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму.

Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол». Рекомендуется нумеровать документы, а саму последовательность устанавливать в начале каждого года.

После номера документа лучше уточнить заголовок, к примеру: «Протокол № … заседания трудового коллектива….».Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания.

Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами. В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций.

Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО». Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей.

Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу. Этот раздел оформления протокола (пример дан выше) должен содержать повестку дня.

Возле каждого вопроса рекомендуется указать ФИО и должность докладчика. К примеру:

«…2. Утверждение правил по информационной безопасности в отделе ….Докладчик: начальник отдела информационных технологий ФИО…»

. Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания.

Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были). Если принимается решение и проводится голосование, то это также вносится в протокол, к примеру:«.

По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…Голосование:«ЗА» — 56, «ПРОТИВ» — 1, «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» -10….».Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:«. По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО.Принято решение: назначить ответственным за поставку металлопроката – мастера цеха № 4, цеха № 15 ФИО. Срок исполнения – до …дата…».Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.

В заключительной части протокола собрания (пример ниже) указываются подписи и ФИО председателя и секретаря. При необходимости можно указать перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с протоколом.

В частности, это касается сотрудников, которым были выданы персональные производственные задания. Протокол может быть составлен в полной и краткой форме. Эти два вида документов отличаются лишь объемом детализации информации в документе.Как правило, краткая форма используется, если ведется стенографическая запись совещания.

В этом случае в текст не вносится информация о прениях и выступлениях, замечаниях присутствующих, а лишь фиксируется происходящее.

В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола. Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть.