Главная - Другое - Прошивать документы сроком хранения 5 лет

Прошивать документы сроком хранения 5 лет


Прошивать документы сроком хранения 5 лет

Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива


» По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003 , есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141 .Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов.

Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.Содержание Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами.

Есть только указания о том, как это сделать:

  1. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  2. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
  3. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  • приказы общего состава,
  • приказы личного состава,
  • штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

  • путевые листы,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • авансовые отчеты,
  • накладные,
  • акты выполненных работ,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
  • счета-фактуры,
  • кассовую книгу,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.Прошивать документы можно используя следующие инструменты:Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  1. Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  2. Следующий шаг – это проделывание дырок.

    После сшивание документа он должен читаться.

    Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

  3. Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно.

    В случае большого объема применяется специальное приспособление.

  4. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

  1. Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  2. Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
  3. Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

  1. Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом.

    Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

  1. когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.
  2. цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
  3. письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
  4. опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
  5. нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
  6. листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
  7. материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
  8. в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
  9. на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
  10. документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

  1. количество листов;
  2. оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
  3. дата составления;
  4. сроки хранения;
  5. название организации;
  6. наименование документа;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

  1. Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.
  2. Согласно правилам на описи не ставится номер.

Прошивка документов требует внимательности и терпения.

Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

  1. Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
  2. Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
  3. Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

  1. Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»
  2. Нумеровка листов проходит по стандарту.

    Размещение цифр только справа, в верхней части угла.

  3. Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!

Лист документа может иметь две страницы, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

  1. Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

  1. При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов. После их крепят вместе с описью.

    Нумерации подлежит опись.

  2. При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту.

    Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.

  3. При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая. Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.

В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более.

Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

  1. Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.
  2. Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.
  3. Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.

Некоторые из вариантов, предложенных ниже, потребуют наличие специальных инструментов. Давайте приступим к изучению различных методик скрепления локальной документации.Одним из самых простых способов скрепления документов – нитками, необходимо два отверстия, через которые пропускается нитка. Этот способ применяется при подготовке бумаг имеющих второстепенную важность.

Давайте рассмотрим, как прошнуровать документы при помощи двух отверстий:

  • Перед тем, как начать сам процесс сшивания листов потребуется подготовить дырокол, иголку или сапожное шило. Далее в документе делается два отверстия, через которые будет пропущена нитка. Следует обратить внимание на то, что при использовании обычной иглы следует соблюдать повышенную аккуратность.

В таком случае допускается описание на всей последней странице.

  1. После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации.

Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг.
Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.Почему особенно важно прошивать документацию?

  1. Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.
  2. Ими удобнее пользоваться.
  3. В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
  4. Сгруппированные дела занимают меньше места.

В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.

  1. склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.
  2. если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  3. если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

  1. Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.
  2. Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив.

Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.

Подводим итоги:Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому.

Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы).Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа.

Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы).Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа.

Завязываю.Наклеиваю на лицевую сторону документа (так, чтобы накрыть концы шнурка) полоску бумаги с надписью:В деле могут находиться документы с собственной нумерацией. Например, в деле с пакетом учредительных документов находится устав организации со своей нумерацией.Если устав находится вначале при нумерации и в нумерации нет ошибок, то можно не нумеровать, а оставить нумерацию в уставе, а далее в хронологическом порядке нумеруются следующие документы.Если многостраничный документ находится где-то в середине, то необходимо нумеровать и листы в этом документе.Он категорически запрещен.

  1. Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.
  2. Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.

Технология шитья/шнуровки:

  1. Шнуровать нужно минимум два раза. Шнуровка обязательно пересекается между собой.
  2. Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет.

    Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.

  3. Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов.

    Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.

  4. Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.
  5. Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.

Сегодня можно приобрести уже наклейки-заготовки.

В текст нужно будет только вставить количество листов, должность, Ф. И. О. и дату.Нумерацию нужно делать простым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами.Нумероваться будут не страницы, как в книге, а листы.Лист формата А3 нужно подшить за левый край и сложить, и пронумеровать его, как один.

Если он подшит за середину, то это будет считаться как 2 листа.На фотографии, картинки, схемы и карты ставится номер на обратной стороне в верхнем левом углу.На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.Правила нумерования документов для сдачи в архив:

  1. Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.
  2. Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
  3. Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
  1. После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
  2. На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано.

Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  1. Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

    Лучше использовать двойную прошивку.

    Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Как прошивать документацию ниткойПодготовка принадлежностей:

  1. документов, которые необходимо прошить
  2. иглы с нитью подходящей толщины
  3. печати организации
  4. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  5. клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Готовим бумаги для прошивки.

Часть локальных документов передается на хранение в архив, а другие предоставляются проверяющим органам. Согласно установленным правилам, многие из документов организации подлежат прошивке при помощи специальных ниток.Важно обратить внимание, что существует перечень, в котором перечислены все типы документации, подлежащие сшиванию.Государственные правила говорят о том, что обязательной прошивке подлежат приказы личного состава предприятия в сочетании со штатным расписанием.

Скреплением этих бумаг должны заниматься представители отдела кадров.Представителям отдела бухгалтерии необходимо прошивать накладные, авансовые отчеты, кассовые книги, путевые листы, акты приема-передачи, финансовые ведомости и счет-фактуры. В некоторых случаях может потребоваться прошивка ведомостей о заработной плате персонала.По мнению специалистов, данный способ является одной из самых высоких степеней защиты документации.
В некоторых случаях может потребоваться прошивка ведомостей о заработной плате персонала.По мнению специалистов, данный способ является одной из самых высоких степеней защиты документации.

Одно из главных требований подобного скрепления бумаг – расстояние между проколами, равное пятидесяти миллиметрам.Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важностиИнструкция как правильно прошить документы нитками, фото и дополнительные рекомендации:

    Для начала необходимо подготовить бумаги, проставив на каждом листе порядковый номер. Далее следует сделать предварительную разметку будущих проколов.

От верхней и нижней части необходимо отступить минимум двадцать миллиметров.

Третье отверстие делается посередине листа.Договор считается расторгнутым с момента получения уведомления».

Вы кончено можете возразить, что в судебном порядке может быть назначена судебная техническая экспертиза по установлению тождественности страниц документа, определению вида печатающего устройства, определению периода изготовления страниц документа. Да, все это в судебном порядке установить можно, но на это уйдут не малые денежные средства и время.Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе.Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону .

Это быстро и бесплатно !Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов.

Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал.

Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал.

Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие. Нить для прошивки Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет.Если многостраничный документ находится где-то в середине, то необходимо нумеровать и листы в этом документе. В нашем примере это был устав организации (о регистрации ООО смотри форум).Поэтому каждая компания должна владеть персонально разработанной системой и рациональным порядком в отношении ведения делопроизводства.

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы.

А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги.

Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет.

Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа.

Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).Нормативных, то есть обязательных для исполнения документов, регламентирующих процесс прошивки, нет. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» указано только требование о производстве нумерации и системном хранении архивных дел, но процедура не описана.В рекомендациях Росархива указано, что нитки используются прочные.

На практике применяют специальные нитки для сшивания, шпагат, лавсановую ленту, выбор зависит от толщины документа. Для небольшого объема применяются обычные нитки.Мероприятия начинаются сразу после трудоустройства и должны быть пройдены на протяжении первого рабочего месяца. Разработка программ осуществляется на базе отраслевой принадлежности, характера работы, трудовых условий.
Разработка программ осуществляется на базе отраслевой принадлежности, характера работы, трудовых условий. Полный перечень утверждается руководящим составом.Учетные мероприятия по проверкам.

Согласно действующему законодательству, документ обязуются вести не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели.Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке.

Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела.

Обложки могут быть:

  1. длительного хранения
  2. стандартными
  3. нестандартными

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет).

А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.Содержание Российская Федерация, Самара #7[211304] 31 марта 2011, 8:58 так где же все таки правильно нумеровать?если этот приказ утратил силу!! ато мне сейчас надо будет прошивать книгу учета ТК Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… NEU [e-mail скрыт] Российская Федерация, Пермский край #8[211307] 31 марта 2011, 9:01 Позвони в местный архив и уточни.Потому что это будет актуально тогда,когда доки будут сдаваться в архив,не раньше. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Даже если ты почти ангел, всегда найдется тот, кому не понравится шелест твоих крыльев… limurka [e-mail скрыт] Российская Федерация, Бийск #9[211311] 31 марта 2011, 9:11 А по-моему париться вообще не стоит, можно в верхнем, можно в нижнем.Ни разу не слышала, чтобы у кого-нить на эту тему были проблемы.

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

  1. фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.
  2. перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
  3. заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
  4. дату составления описи;
  5. наименование документа;

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:Закрытое акционерное обществоп/плистовИтого ______________________________________________ документов.(цифрами и прописью)Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Мы продолжаем изучать возможности самого популярного текстового редактора. Поначалу новые для нас функции кажутся “темным лесом”, но постепенно мы понимаем, что не так страшен Word, как мы думали.Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.Опись документов После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129.Настоящий год выпуска определяется по серии и номеру трудовой книжки, которые расположены в верхней части первой страницы .Открываем документ в редакторе Microsoft Word и идем во вкладку “Вставка”.

Затем нажимаем на нужную нам опцию.Важно После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице.

Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании. Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.Охрана труда – своеобразная система, способствующая сохранности жизни и здоровья сотрудников в процессе ведения трудовой деятельности, регламентируется огромным перечнем бумаг. Среди них можно выделить различные положения, программы, акты нормативного характера, приказы, программы.После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале.При нумерации листов следует помнить несколько правил:

  1. номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
  2. при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
  3. если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
  4. нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
  5. опись нумерации не подлежит;
  6. нумеруются именно листы, а не страницы;
  7. если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;
  1. склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.
  2. если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  3. лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  4. листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
  5. если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;

Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.

Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию.

Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.Правила нумерации страниц документов:

  1. Нумерование проводят простым карандашом.
  2. Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
  3. Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.
  4. На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.
  5. Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации.

Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы).

Например, 5, 6, 6а, 7…Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись.

При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом.

Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний.

Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2.

Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте.

Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.

Какой нитью сшивать документы

  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности.

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись.

Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела.

В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи.

Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров.

Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью.

При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (Санкт-Петербург)Дата документаЗаголовок документаНомераКоличество листовПримечание123При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места.О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.

Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.Нужно ли прошивать журналы в частной конторе?