Главная - Другое - Протокол совещания о разработке

Протокол совещания о разработке


Протокол совещания о разработке

Оформление протокола совещания, рекомендации и образец


Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.Содержание

Совещание в организацииО порядке проведения совещания:

  • Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.
  • Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
  • Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
  • Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.При ведении протокола следует знать, что:

  • Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
  • Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.
  • Только общий смысл можно записывать в документе.
  • Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

  • Темы обсуждения.
  • Решения, принимаемые комиссионно.
  • Вопросы, обсуждаемые на заседании.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе.

Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.Совещание при директоре протоколируетсяВ современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний.

Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе.

Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары.

Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы.

Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.В протоколе должны отражаться следующие сведения:

  • Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.
  • Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
  • Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
  • Номер по порядку и дата проведения собрания.
  • Каков вид документа о проведении собрания.
  • Указать какое мероприятие проводится.
  • Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
  • Полное наименование организационной структуры.

Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.Заполнение производится в следующем порядке:

  • Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
  • Перечислить, кто являлся слушателями.
  • После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение.

    Все также коротко прописывается.

  • После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
  • По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
  • После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
  • В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.

При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности.

Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.Алгоритм заполнения:

  • Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
  • Далее дата и место проведения.
  • Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
  • Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.
  • Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
  • Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:Если требуется провести оперативное совещаниеСовещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.У такого мероприятия существуют свои особенности.

К таковым относятся:

  • Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.
  • Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
  • Выступающие все, кто приходит на совещание.
  • Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
  • Продолжительность поведения оперативки небольшая.
  • Тематика совещаний примерно одна и та же.

Протоколы совещания хранятся 3-5 летКак осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести.

Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры.

Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

  • Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
  • Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

  • Акт по уничтожению должен храниться постоянно.
  • Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
  • Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
  • Создается комиссия по оценке актуальности протокола.

Как организовать совещание и вести протокол

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней.

В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами.

Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще. По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания.

Поэтому за день-два до мероприятия следует: а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц. • Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения.

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

  1. Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

  1. Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть: • приобретение новой поточной линии; • технологическая подготовка производства; • внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования; • модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков; • материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит. Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов.

Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов.

И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся.

Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

  1. Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
  2. Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
  3. Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

Общие требования к участникам мероприятия: • компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня; • достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться.

Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы.

По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить. Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия. Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании. Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде

«напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке»

. Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1 Оповещение участников совещания Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать: • высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации); • владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.; • представители организаций-партнеров. Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2 Схема рассадки На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1) Рис. 1. Именная карточка для участника совещания В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать: • Ф.И.О.

участников; • их должности; • наименование организации, которую представляет каждый участник; • населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть: • логотип организации, которую представляет участник; • логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров. Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис.

2). Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся. На различные виды совещаний отводится разное количество времени.

Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день. Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники.

Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут). На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду. Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент.

Еду на столы лучше не ставить.

Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении.

Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.
На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись. Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована.

За соблюдением этого правила следит председатель совещания. Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Чтобы рассчитать продолжительность совещания: • Уточните у председателя регламент каждого выступления. • Запланируйте перерывы, если это необходимо. • Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте 20 %.

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю.

Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю. После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3). ПРИМЕР 3 Повестка дня с временными ограничениями Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014. Выделяют следующие виды протоколов: • Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О.

и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица.

Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях. • Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения.

Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания. Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия. Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола. Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены.

В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания: • Выберите для себя место в зале, где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2). • Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О.

схему рассадки в Примере 2). • Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

• Запаситесь канцелярскими принадлежностями. Возьмите с собой 2–3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

• Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы: часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы. Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания. Как вести черновые записи? 1. Подготовьте листы для черновика протокола – их количество зависит от объема повестки дня.

На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4). ПРИМЕР 4 Черновик протокола совещания.

Лист № 1 Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей: Лист № 2:

«О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла»

. Доклад Прохорова П.Д.; Лист № 3: … (заполняется в ходе совещания); Лист № 4: «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.; Лист № 5: … (заполняется в ходе совещания); Лист № 6:

«О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов»

.

Доклад Фоминой К.Д.; Лист № 7: … (заполняется в ходе совещания); Лист № 8: «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ».

Предложения Телегина И.И.; Лист № 9: … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют.

Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом – возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках: В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ».

На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты.

Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания. 4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости).

Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например: Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. Например, если после тезиса доклада:

«В течение месяца автотранспортный отдел неоднократно срывал сроки отгрузки готовой продукции потребителям»

– прозвучит фраза начальника автотранспортного отдела: «У меня не вышел на работу водитель Петров, а у ЗИЛа спущено колесо», то ее заносить в протокол не нужно.

А если в качестве возражения начальник АТО скажет: «Я разработал график перевозок и отгрузок на следующий квартал с учетом устранения отставания, допущенного в минувшем квартале. Прошу председателя и докладчика ознакомиться и приобщить его к протоколу» – это нужно обязательно занести в протокол и приложить к протоколу сам график.

5. Оформите пункт «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования. Решения оформляют в предписывающей форме: «Обязать…», «Выполнить…», «Изготовить…» и т.д. Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу.

Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу. Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так: Если перед принятием решения проводится голосование, то наряду с решением нужно указать количество голосов «за», «против» и «воздержался». Голосование может быть открытым или тайным – с использованием специальных программ или бюллетеней.

Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству). Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) .

Бланк протокол(Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству. Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

ПРИМЕР 5 Бланк протокола Оформление некоторых реквизитов имеет свои особенности:

  1. Дата документа – реквизит 11. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы:
  1. Заголовок к тексту – реквизит 18. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа:

В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания:

  1. Текст документа – реквизит 20 – состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указывают: • Ф.И.О.

председателя и секретаря совещания; • после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» – Ф.И.О. сотрудников организации, которые присутствовали на совещании (в алфавитном порядке).

Если на совещании присутствовали лица из других организаций, то их перечисляют отдельно после слова «ПРИГЛАШЕННЫЕ» (в алфавитном порядке, с указанием должности и организации); • повестку дня – вопросы, которые обсуждались на совещании. Их формулируют с предлогом «о» («об»). В основной части указывают (по каждому докладу): • после слова «СЛУШАЛИ» в винительном падеже («кого?») – Ф.И.О.

оратора, тезисы его доклада или ссылку на представленные материалы (приложение). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с пунктом повестки дня; • после слова «ВЫСТУПИЛИ» – Ф.И.О.

выступавших и высказанные ими предложения и замечания к докладу; • после слова «ПОСТАНОВИЛИ» – решения по докладу. Их формулируют в предписывающей форме: «Подготовить.», «Предусмотреть.», «Проинформировать.».

После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю.

Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6). Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1».

Должности в журнале указывать не обязательно.

Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол. Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6). Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют: • дроби; • дефисы; • буквенные индексы.

После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается. ПРИМЕР 6 Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).

ПРИМЕР 7 Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором). Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см.

столбец «Срок исполнения» Примера 7).

Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия. В совокупности с контролем поручений протоколы совещаний обеспечивают эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Как составить протокол совещания

20 Февраля 2021 в 12:41 Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter в word у руководителя (краткая форма) (для заполнения) (стенографическая форма) Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации.

В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события.

Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол. Выделяют три формы документа:

  1. стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.
  2. краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
  3. полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

  1. названия документа;
  2. информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.
  3. даты, места, времени проведения мероприятия;

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» ПРОТОКОЛ № 12 аппаратного совещания у руководителя г.

Санкт-Петербург «01» февраля 2021 г. Присутствовали: 1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович. 2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна. 4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович. 6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович. Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна. Повестка дня: Выплата премий за январь 2021 г. Слушали: 1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб.

По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%.

Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере. 2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

Решили: 1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г. Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере. Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает .

Документ предусматривает:

  1. список присутствующих лиц;
  2. данные председателя и секретаря;
  3. повестку собрания;
  4. общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.
  5. название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
  6. голосование, если оно проводилось;
  7. наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

Используйте эти инструкции бесплатно.

Автор: Краткий курс по охране труда: как работать после изменений Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации.

В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Как пишется «исполняющий обязанности» сокращенно — и.о.

Формулировку используют, когда должность вакантна. Но если работник временно замещает отсутствующего сотрудника, используется иная аббревиатура.

24 Февраля 2021 в 12:43 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это утилизация деловых бумаг, потерявших свою ценность по истечению времени. 26 Января 2021 в 13:51 Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.

27 Ноября 2021 в 16:55 ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам.

Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. 09 Июля 2021 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации.

Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения. 13 Июня 2021 в 12:13 04 Марта 2021 15 Февраля 2021 25 Декабря 2021 07 Декабря 2021 29 Февраля 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Составляем протокол совещания

– Попрошу факт продажи Родины зафиксировать в протоколе. фильм «Гараж» Из этой статьи вы узнаете, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать.

Мои советы по осваиванию процесса протоколирования пригодятся начинающим сотрудникам сферы делопроизводства. Я поделюсь личным опытом ведения, согласования и оформления протокола оперативного производственного совещания производственно-коммерческой фирмы. Я ни в коем случае не претендую на истину в последней инстанции, так как часто в любой крупной организации протоколы совещаний ведут по индивидуальным строгим правилам.

Важность протоколов для делопроизводства любой организации неоспорима. В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия.

Раньше нельзя было даже представить съезд, конференцию, производственное совещание и другие рабочие собрания без протокола. В организациях, которые существуют уже давно, поддерживают былой порядок ведения дел. Они сохранили традицию протоколирования.

Иначе дела обстоят в организациях, которые возникли недавно. Молодые работники не знают, что в прошлом, например, на совещании, все предложения, возражения, а также решения закрепляли в протоколе.

Многим никогда не приходилось составлять протокол на практике.

Кроме этого, в некоторых новых организациях существует серьезная проблема: их руководители считают бессмысленным ведение документооборота, называют его лишней «бюрократией». Из-за этого страдает общее дело: задачи не документируют, поручения не исполняют, многие важные решения упускают, забывают, игнорируют. Видов документов, содержащих в названии слово «протокол», в системе делопроизводства организации может быть несколько:

  1. протокол совещания/заседания какого-либо коллегиального органа (например, аттестационной или экзаменационной комиссии, ассортиментного комитета, комитета по новой технике и т.д.) составляют во время заседания соответствующего органа; в нем отмечают управленческие решения по определенным вопросам;
  2. протокол о намерениях составляют во время переговоров сторон; в нем фиксируют достигнутые договоренности;
  3. протокол разногласий составляют во время заключения договоров; в него включают список пунктов, по которым стороны, заключающие договор, не смогли достичь взаимопонимания;
  4. протокол согласования разногласий составляют во время урегулирования вопросов, отраженных в протоколе разногласий; документ содержит результаты достигнутых договоренностей по перечисленным вопросам.

Протокол совещания – это документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов, выработку и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, собраний, заседаний и конференций.

Кстати, такие мероприятия могут проводить не только постоянно действующие коллегиальные органы, совещания которых обычно имеют определенную периодичность и частоту. Случается, что в организации происходят незапланированные совещания с разным составом участников.

Протокол совещания имеет признаки и информационно-справочного документа (фиксирует историю принятия решения) и распорядительного документа (содержит решения, подлежащие обязательному исполнению). При оформлении любого документа рекомендуем руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. Несмотря на название этого документа, пользоваться им могут и коммерческие организации.

В оформлении протокола совещания обычно используют следующие реквизиты:

  1. «Наименование структурного подразделения – автора документа» (реквизит 06). Этот реквизит используют в протоколах структурных подразделений и размещают под названием организации. Чаще всего указывают название подразделения: например, «Отдел главного технолога», «Отдел информационных технологий». При оформлении протоколов совещаний руководителей или специалистов из разных подразделений этот реквизит не используют. Если составляют протокол совещания какого-либо постоянно действующего коллегиального органа, утвержденного приказом организации, то вместо наименования структурного подразделения иногда пишут название соответствующего коллегиального органа: например, «Ассортиментный комитет», «Комитет по новой технике».
  2. «Место составления (издания) документа» (реквизит 13). Он указывает на населенный пункт, в котором прошло совещание.
  3. «Наименование вида документа» (реквизит 09). Обычно слово «Протокол» пишут с прописной буквы и выравнивают его по центру документа. В разных организациях приняты свои правила оформления наименования вида документа: кто-то пишет его прописными буквами или вразрядку, а кто-то задает ему полужирное начертание.
  4. «Эмблема» (реквизит 02). Эмблему, логотип или товарный знак организации размещают в верхней части документа.
  5. «Наименование организации – автора документа» (реквизит 05). Если организация имеет и сокращенное наименование, в скобках указывают и его.
  6. «Регистрационный номер документа» (реквизит 11). Чтобы упростить систематизацию, протоколы заседаний каждого коллегиального органа или других регулярных совещаний с относительно постоянным составом участников нумеруют в пределах календарного года. У каждой линии протоколов должна быть отдельная нумерация, даже если все совещания организации протоколирует один и тот же секретарь.
  7. «Дата документа» (реквизит 10). Дата протокола – календарная дата протоколируемого мероприятия. Если совещание длится несколько дней, то указывают две даты через тире.
  8. «Заголовок к тексту» (реквизит 17). Заголовок протокола может содержать тему совещания или название совещания: «О результатах финансовой деятельности компании за I квартал 2021 года».
  9. «Текст документа» (реквизит 18). Текст протокола начинают после реквизита «Место составления (издания) документа» и выравнивают по левому краю. Текст документа начинают со слова «Председатель», напротив которого указывают фамилию и инициалы председателя. На следующей строке пишут слово «Секретарь», напротив которого указывают фамилию и инициалы секретаря. Следующую строку начинают словом «Присутствовали», после которого ставят двоеточие и в строку перечисляют присутствовавших на заседании, указывая их фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Иногда в скобках указывают их должности.

На совещании могут присутствовать работники из других организаций или работники вашей же организации, которые не входят в состав коллегиального органа. Список приглашенных оформляют так же, как и список присутствующих, только вместо «Присутствовали» пишут «Приглашенные». Помимо их фамилий, инициалов и должностей указывают наименование организации, которую они представляют.

Далее в тексте протокола следует написать «Повестка дня» и поставить двоеточие, после которого оформить список вопросов, которые нужно было рассмотреть на собрании. Список нумеруют арабскими цифрами. Пункты списка располагают в порядке обсуждения.