Главная - Другое - Служебная записка на сим карту

Служебная записка на сим карту


Служебная записка на сим карту

Как написать служебную записку на приобретение оборудования


» Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде.

В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.Служебные записки на закупку различных товаров и материалов для предриятия могут отличаться в зависимости от предметов запроса, касаясь:

  • Покупки спецодежды. В данном случае требуется обозначить конкретное количество элементов одежды для приобретения, а также привести достаточные аргументы, которые бы оправдывали необходимость закупки.
  • Закупка оргтехники и/или телефонов. Важно обозначить, какой именно отдел нуждается в данном оборудовании, а также в каком состоянии находится текущая техника. Кроме того, марка оргтехники также имеет важное значение и должна указываться.
  • Приобретение мебели. Важно указать, для какого отдела она требуется, а также, по возможности, привести доказательства об износе имеющихся мебельных элементов (по факту инвентаризации).
  • Закупка канцтоваров. Данный вид записки является наиболее распространенным. Нередко кадры опускают необходимость ее составления. Однако, подобное нежелательно, ведь совокупные траты на подобные нужды значительны.

См.также – Заявка на канцелярские товарыНесмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.В документе отражаются следующие сведения:

  1. данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа.

    Сведения включают информацию о Ф.И.О.

    получателя и его должности;

  2. Ф.И.О.

    отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.

  3. указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
  4. изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
  5. информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;

В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.Под оборудованием понимаются разнообразные средства технологического оснащения, на которых производятся работы или размещаются материалы: станки, приборы, офисная техника, торговые стенды, холодильники и так далее.Приобретение оборудования может производиться как плановом порядке (на средства, заложенные в бюджете организации на текущий год), так и в экстренном порядке по различным причинам, например, при выходе оборудования из строя.Приобретение оборудования, как и любая другая сделка, проведенная организацией, вне зависимости от плановости или экстренности, должна быть зафиксирована в бухгалтерских и финансовых документах.

Причинами (обоснованием) для приобретения могут быть:

  1. гибель или порча оборудования, например, в результате пожара, и так далее.
  2. появление нового рабочего места, которое необходимо оснастить;
  3. моральное устаревание оборудования;
  4. поломка оборудования;

В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть?

Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя.

Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).

Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот.

В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.***Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде.
В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.***Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде.

Во всех случаях записка может быть написана произвольно, без какого-либо шаблона, однако образец документа может помочь не упустить важных деталей при написании.

Образец составления и бланк записки, которые можно использовать, доступны для скачивания по ссылкам в начале статьи.Служебная записка – первый этап процедуры приобретения оборудования. Как правило, процедура эта выглядит следующим образом:

  • Руководитель организации, изучив записку, принимает решение о покупке оборудования.
  • Записка с резолюцией передается в подразделение, занимающееся материально-техническим обеспечением, которое приобретает оборудование.
  • Записка передается руководителю через канцелярию или напрямую.
  • Руководитель подразделения, которому требуется оборудование, составляет служебную записку о необходимости его приобретения.
  • Служебная записка при необходимости согласовывается с экономическим отделом, который дополнительно указывает, заложены ли средства на оборудование в бюджете организации или нет.

Статья 22 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя обеспечить сотрудников оборудованием, техникой и всем необходимым для выполнения работы.Поэтому инициировать покупку оборудования может не только руководитель подразделения, но и любой работник, обнаруживший поломку или считающий, что оборудование необходимо. В этом случае пишется докладная записка на имя непосредственного руководителя.Однако на практике для снижения количества документов и ускорения процесса работнику достаточно сообщить о необходимости приобрести оборудование устно.В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется.

Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример:Заместителю ген.

директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналомот HR-менеджера Иванова И. И.В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».Иванов Иван Иванович (подпись)Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.от менеджера HR-отдела Петровой М.И.Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла.

В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.Петрова Мария Ивановна (подпись)Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью.

Например:Руководителю департамента материально-технического обеспеченияВ связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

  1. дырокол – 5 штук;
  2. блок разноцветный – 10 штук.
  3. штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;

руководитель отдела по работе с клиентамиИванова Ирина Ивановна (подпись)В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается.

Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:от офис-менеджера Петровой Е.Е.Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

  1. мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
  2. лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;

Петрова Елена Евгеньевна (подпись)Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2021 года.Кузнецова Елена Викторовна (подпись)Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:Руководителю АХО ООО «Совремонт»Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.Иванов Иван Иванович (подпись).Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.зам.

генерального директора Борисов Б.Б.

(подпись)В этом случае указывается марка шин и количество их, например:Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»от начальника АХО Смирнова С.С.Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:+7 Это быстро и бесплатно !Источник статьи: https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/na-zakupku.htmlКлассификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  1. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
  2. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  3. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  4. сообщение о направлении в командировку;
  5. предложение о дополнительном премировании;

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.Оформление служебной записки предполагает типичный формат листа — А4.По существу, аналог речевого сообщения, служебная записка имеет ряд преимуществ перед привычным рабочим общением:

  • удобство в случае передачи сложной информации;
  • возможность передачи одного сообщения сразу нескольким лицам.
  • официальное документирование;
  • сохранение в письменном виде;

Логично вытекающие отсюда последствия:

  • эффективность работы.
  • четкая постановка задачи и четкое ее выполнение;
  • возможность подтвердить/опровергнуть какое-то утверждение;
  • своевременность выполнения;

Написание служебной записки может иметь следующий характер:

  • информационный (сообщение, извещение, инструктаж и т.

Можно.Вопрос № 218033 Здравствуйте! Пожалуйста, очень срочно нужна Ваша помощь!Подскажите, верна ли формулировка предложения и верно ли расставлены знаки препинания: » Просим Вас произвести ремонт или замену электропроводки, в зависимости от её состояния, а так же заменить, вышедшее из строя, электрооборудование: пакетники, патроны, комплектующие в светильниках.»Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.Источник статьи: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiskaПоскольку служебная записка о приобретении оборудования является первичным бухгалтерским документом – обоснованием произведенных расходов, к ее содержанию предъявляются более строгие требования, чем к «обычной» записке.Так, потребуется указать:

  • сколько единиц оборудования требуется;
  • почему необходимо приобрести оборудование и, в некоторых случаях, обоснование выбора именно такой марки и модели. Например, многофункциональное устройство будет стоить дороже, но заменит в офисе и принтер, и сканер, и потому в целом его приобретение окажется выгоднее покупки техники по отдельности, и так далее. С этой целью к записке могут быть приложены прайс-листы, счета и иные подтверждающие обоснование стоимости оборудования документы.
  • какое оборудование требуется (наименование, марка, модель);
  • в какое подразделение;

Copyright: фотобанк Лори Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары.

Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников.Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно. Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида: Название Перечень Описание Расходные материалы

  • ручки;
  • и т. п.
  • ластики;
  • бумага;
  • карандаши;

Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части.

В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  1. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  2. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  3. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  4. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
  5. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  6. необходимо отправить кого-то в командировку;
  7. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;

Прошу дать задание юридическому отделу в г.Иваново найти региональные законодательные акты по детскому питанию, а именно процент наценок по регионам (Иваново, Ярославль, Москва, Арзамас, Курск, Казань) выше, которого нельзя ставить наценку на детское питание (конкретнее соки, сертифицированные как детское питание). 09.06.2013 Чернова Е.В. Генеральному директору ООО «Вольск» Фруктовой Л.И.

от экономиста отдела продаж по магазинам Черновой Е.В.служебная записка.

Прошу предоставить мне 3.10.2013 четыре часа за свой счет в виду защиты диссертационной работы. Чернова Е.В. На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ). Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб.(приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п.5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются.Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп.3 п.

8 ПБУ НК РФ). Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб.(приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п.5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются.Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп.3 п.

1 ст. Можно обеспечить сотрудника только СИМ-картой, которую ему придется поместить в собственный телефонный аппарат.

А можно и вовсе договориться, что сотрудник пользуется своей «трубкой», и своей «симкой», а работодатель возмещает ему стоимость переговоров.Очевидно, что у каждого из этих вариантов свои особенности налогообложения. Но сегодня мы остановимся на общем для всех этих способах моменте — оформлении внутренних документов, позволяющих учесть расходы по оплате переговоров сотрудников, а об особенностях налогообложения каждого из вариантов организации связи поговорим в следующей статье.Если организация решила оплачивать стоимость телефонных переговоров своих сотрудников, первое, что нужно сделать — утвердить перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи.

Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.В ней указывается, кому и от кого адресован документ.Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”. То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  1. название документа;
  2. текст — что необходимо сообщить руководству;
  3. дата, подпись и обязательно должность автора.
  4. наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым.

Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.Она представляет собой внутренний документ, служащий для общения сотрудников фирмы между собой и передачи необходимой информации, касающейся технологического процесса.

При этом статусы сотрудников (или отделов организации) должны быть равнозначны между собой.Если же документ подобного содержания подается вышестоящему руководству, то он уже считается не служебной запиской, а докладной.Служебные записки, в отличии от докладных, служат для связи между различными отделами организации или ее отдельными сотрудниками по горизонтали.

Таким образом, составлять записки может любой работник или начальник подразделения.Записки, как правило, предназначаются для информирования соответствующих лиц о различных технических или организационных моментах, выполнить которые необходимо в ближайшее время.На то, чтобы оспорить решение министерства, у заказчика есть три месяца. Для этого он должен подать через ГИСП соответствующую заявку. В ней нужно указать причину, по которой заказчик не согласен с решением, а также приложить документы, которые докажут его слова.Рассматривают такие заявки не сотрудники министерства, а экспертные советы.

В каждый совет входят от 7 до 14 человек: представители Минпромторга, органов исполнительной власти, общественных объединений и научных, производственных и образовательных организаций. Для решения сложных вопросов совет может привлекать к работе представителей Евразийской экономической комиссии и Торгово-промышленной палаты.Если совет признает заявку обоснованной, он направит свое решение в департамент Минпромторга, который вынес решение об отказе.

В течение пяти дней после этого сотрудники департамента должны оформить разрешение на закупку и отправить его заказчику.Чтобы быстро организовать закупку без ошибок, воспользуйтесь сервисом для госзаказчиков Контур.Снаб. Он подберет актуальные коды в классификаторах ОКПД-2 и КТРУ, рассчитает НМЦК и спланирует сроки закупки. Подробнее( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Зона права

Мобильная связь за счет работодателя

→ → → Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 января 2021 г.

И.В. Кравченко,эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложениюНередко компании и ИП обеспечивают своих сотрудников мобильной связью, приобретая для них телефоны вместе с сим-картами или только сим-карты.

Порядок учета таких расходов зависит от того, как оформлены внутренние документы по пользованию мобильной связью, какой выбран тарифный план и т. д. О том, как правильно списать «мобильные» расходы и не вызвать претензий со стороны налоговиков, расскажем в нашей статье. Если вы приобретаете для сотрудников мобильные телефоны, то учитывайте их в зависимости от стоимости: или как МПЗ, или как ОС.

В большинстве случаев стоимость мобильных устройств не превышает 100 000 руб., а значит, списать затраты на их приобретение вы вправе единовременно в состав материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию. Учет расходов на покупку сим-карт зависит от условий приобретения. При ОСН возможны следующие варианты.

Ситуация 1. Стоимость сим-карты полностью или частично зачисляется на лицевой счет абонента и в дальнейшем расходуется на оплату услуг связи, то есть стоимость самой услуги по подключению равна нулю.

В этом случае в момент покупки стоимость сим-карты вообще никак не отражается. Учесть в налоговых расходах уплаченные суммы (без НДС) можно будет только по мере использования услуг связи, . Ситуация 2. Сумма, уплаченная за сим-карту, на абонентский счет не зачисляется и является платой за предоставление телефонного номера.

Ситуация 2. Сумма, уплаченная за сим-карту, на абонентский счет не зачисляется и является платой за предоставление телефонного номера. В таком случае уплаченная сумма (без НДС) учитывается в расходах единовременно.

Входной НДС, относящийся к стоимости сим-карт, при ОСН принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры.

Упрощенцы расходы на приобретение сим-карт принимают в том отчетном периоде, в котором они фактически оплачены оператору связи.

При этом входной НДС со стоимости сим-карт при исчислении УСН-базы учитывается в расходах отдельно от затрат на их приобретение. Затраты на услуги связи можно учесть в налоговом учете как при ОСН, так и при УСН, . Но есть нюансы. Нюанс 1. Тарифный план.

Компании по своему усмотрению вправе выбрать, какой из тарифов для них наиболее выгодный: •безлимитный тариф. Он хорош тем, что сумму расходов на телефонные разговоры контролировать не нужно.

Плата за него фиксированная и не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Кроме того, Минфин не возражает против учета расходов на связь по безлимитным тарифам для целей налогообложения прибыли. При этом учесть их можно без выделения части расходов, приходящейся на личные звонки, так как они никак не влияют на сумму расходов по тарифу.

Аналогично учитываются расходы и при использовании тарифов, в которые входит достаточно большое фиксированное количество звонков, СМС-сообщений и/или интернет-трафика; •тариф с поминутной (посекундной) тарификацией. Выбор этого тарифа предполагает установление лимитов расходов на мобильную связь для сотрудников.

Лимитирование расходов позволяет компании планировать свои затраты на связь и контролировать работников, чтобы те не злоупотребляли корпоративной услугой — не висели часами на телефоне без надобности. Но имейте в виду, устанавливая лимит расходов, компания тем самым признает экономическую необоснованность сверхлимитных звонков.

Но имейте в виду, устанавливая лимит расходов, компания тем самым признает экономическую необоснованность сверхлимитных звонков. А значит, учесть их в налоговых расходах без дополнительных распоряжений руководства вы не сможете, ; . Если стоимость разговоров будет меньше суммы лимита на связь, установленного организацией работнику, то в налоговых расходах можно учесть только стоимость служебных разговоров.

Стоимость его личных звонков в расходы не включается, хотя она может быть и оплачена организацией, если такое условие прописано во внутренних документах.

Если же сотрудники компенсируют компании затраты на личные звонки, то их стоимость отражается и в составе расходов, и в составе доходов. В случаях, когда стоимость разговоров превысит установленный лимит, если такое превышение вызвано служебной необходимостью (например, сотрудник пребывал в загранкомандировке, из-за чего звонки обошлись ему дороже обычного), целесообразно произвести единоразовое повышение лимита для сотрудника, заручившись согласием руководства и оформив соответствующий приказ.

Сделав это, вы сможете списать в расходы полную стоимость телефонных переговоров работника. Если же превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей, то учитывайте личные звонки в порядке, описанном в предыдущем случае.

Для того чтобы поделить звонки работников на личные и рабочие, придется посмотреть расшифровки счетов. Вручную сортировать звонки весьма трудоемко, поэтому для таких целей можете воспользоваться специальными программами, которые на основании полученной от оператора связи выписки автоматически рассортируют звонки на основе данных корпоративного и личного телефонных справочников. Учтите, что входной НДС по расходам на связь принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры; .

НДС со стоимости личных звонков работников (если их стоимость оплачивается оператору) к вычету принимать нельзя.

Нюанс 2. Документальное оформление.

Для подтверждения расходов на мобильную связь потребуются следующие документы: •утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь; •договор с оператором связи; •счет за оказанные услуги; •документ, подтверждающий оплату услуг оператора связи, — для организаций, применяющих УСН. Помимо вышеупомянутых документов, ИФНС при проверке может запросить у вас детализированные счета оператора.

По мнению налоговиков, эти документы нужны для подтверждения служебного характера телефонных переговоров. Хотя обязательность представления таких документов неоднозначна.

Ведь НК РФ требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированными счетами не содержит. Плюс ко всему детализация не раскрывает характер (служебный или личный) разговоров, а лишь содержит перечень телефонных номеров, на которые звонили сотрудники. Если же решите подстраховаться и запастись детализацией звонков, то ее нужно не просто приложить к счету, но и фактически проверить на наличие личных разговоров.

И если таковые в детализации будут, то в случае, когда компания выбрала не безлимитный тариф и/или оператор списал деньги со счета за такие разговоры, их стоимость нужно отсечь, исключив из налоговых расходов. Нюанс 3. Интернет и СМС-сообщения. Если организация оплачивает своим сотрудникам не только звонки, но еще и мобильный Интернет вместе с СМС-сообщениями, то расходы на оплату услуг связи по договору, предусматривающему их оплату, можно учесть в налоговых расходах как прочие.

Главное условие — необходимость использования Интернета и СМС работниками должна быть документально подтверждена (например, закреплена в приказах или распоряжениях руководителя, должностных инструкциях, трудовых договорах) и экономически обоснована. Стоимость разговоров, которые сотрудник вел исключительно в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами, , .

Причем не имеет значения, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или нет.

Разговоры, которые велись в собственных интересах сотрудника, оплаченные организацией, будут являться его доходом в натуральной форме, а значит, их стоимость следует включать в облагаемый НДФЛ и взносами доход, , .

Если же сотрудник компенсирует стоимость личных звонков компании, то дохода у сотрудника не будет.

А следовательно, удерживать НДФЛ и начислять взносы будет не нужно. Расходы на корпоративную связь, как правило, обоснованы необходимостью выполнения должностных обязанностей сотрудниками.

Чаще всего мобильная связь нужна сотрудникам, работающим с клиентами/поставщиками или имеющим разъездной характер работы (например, курьерам). Для них должны быть установлены правила пользования мобильной связью.

Можно изложить их в правилах внутреннего трудового распорядка, общих требованиях к охране труда или разработать отдельный документ, который может называться по-разному — положение о служебной мобильной связи, порядок пользования корпоративной связью работниками и т. п. (далее — Положение). Утвержденной формы такого документа нет, поэтому составляйте его в произвольной форме, изложив важные для вашей организации особенности использования телефонов и сим-карт.
п. (далее — Положение). Утвержденной формы такого документа нет, поэтому составляйте его в произвольной форме, изложив важные для вашей организации особенности использования телефонов и сим-карт. В частности, рекомендуем прописать в нем следующие пункты.

1. Перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь (далее — перечень), и лимиты расходов на нее (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией). Как правило, сам перечень оформляется приложением к Положению. А в Положении лишь упоминается, что такой перечень есть.

Хотя при желании перечень можно привести и в самом документе.

Ограничений на этот счет нет.

С лимитами, если они устанавливаются, можно поступить аналогично. Вот так, к примеру, может выглядеть соответствующий пункт Положения.

. 3.1. Перечень должностей работников, пользующихся корпоративными мобильными телефонами и сим-картами, и лимиты на использование корпоративной связи приведены в Приложении к настоящему Положению.

А само приложение может быть оформлено следующим образом. Приложение к Положению об использовании корпоративной мобильной связи № Наименование должности Лимит в месяц (включая расходы на звонки, СМС-сообщения, интернет-трафик), руб. 1 Директор 2000 2 Заместитель директора 1500 .

10 Специалист отдела продаж 800 Устанавливая лимиты, также пропишите в Положении, как и в каких случаях сотрудник будет возвращать вам суммы перерасхода, если таковые возникнут. Вариантов здесь может быть два.

Вариант 1. Сотрудник превысил установленный ему лимит в связи с производственной необходимостью. Для таких случаев Положение можно дополнить пунктом следующего содержания. . 6.6. В случае превышения работником установленного для него лимита мобильной связи он вправе в течение 5 рабочих дней после окончания месяца, в котором такое превышение имело место, написать служебную записку на имя непосредственного руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода.

Решение об увеличении лимита принимает непосредственный руководитель подразделения.

Вариант 2. «Лишние» расходы появились из-за того, что сотрудник использовал мобильную связь в личных целях. В таком случае можно обязать его возместить сумму перерасхода компании. Перечислить деньги сотрудник может на расчетный счет или внести в кассу организации.

Обратите внимание, прописать в Положении пункт, предусматривающий удержание суммы перерасхода из зарплаты работника, нельзя, так как в ТК РФ такого основания нет. Удержать сверхлимитную сумму из зарплаты работника можно, только если он даст вам на это письменное согласие.

Если согласия не последует, то можете привлечь его к материальной ответственности, так как он нанес вам материальный ущерб.

Процедура привлечения к материальной ответственности оформляется в общем порядке. Подробнее о том, как это сделать, читайте в

, .

Внимание Во избежание возможных претензий налоговиков необходимость использования мобильной связи работниками рекомендуем также закрепить: •в должностных инструкциях; •в трудовых договорах или допсоглашениях к ним. 2. Права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной услуги. Пропишите в Положении, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время, по выходным, в отпуске и т.

д. Причем эти правила могут различаться для разных должностей. Определите, могут ли сотрудники использовать корпоративную связь в личных целях.

И если могут, пропишите порядок такого использования. Например, выбирая тариф с поминутной (посекундной) тарификацией, в Положении можно указать, что разговоры личного характера организация оплачивает только в пределах лимита, который устанавливается в целом на служебные и личные разговоры работника.

Перечислите обязанности работников и запреты. Например, пропишите: •обязанность находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания работодателя; •обязанность бережно обращаться с телефонами и сим-картами; •запрет на обмен сим-картами между работниками или на их передачу третьим лицам.

Но не обязывайте работников быть на связи во время отдыха.

Режим «дежурство на дому» допускается только в случаях, установленных ТК РФ или иными федеральными законами.

3. Порядок выдачи и сдачи телефонов и сим-карт.

Укажите, кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и сим-карты.

Например, этим может заниматься сотрудник склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению телефонов и сим-карт, принадлежащих компании. Основанием для их выдачи может быть служебная записка непосредственного руководителя.

А сама выдача телефонов и сим-карт конкретному работнику может оформляться отдельным приказом, содержащим ф. и. о. и должность сотрудника, модель и серийный номер телефона, телефонный номер, дату их выдачи. С таким приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Если мобильных телефонов и сим-карт много и они периодически передаются разным работникам, то можете вести журнал (ведомость) выдачи телефонов и сим-карт, в котором сотрудники должны будут расписываться при их получении.

Также конкретизируйте, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать сим-карту.

К примеру, это могут быть: •увольнение сотрудника; •переход сотрудника в другое подразделение; •нарушение сотрудником правил использования служебной связи.

4. Порядок учета расходов на корпоративную связь.

Пропишите, кто и в каком порядке ведет учет расходов, выявляет превышение лимита или использование сим-карты в личных целях и информирует об этом работников.

Готовое Положение утвердите соответствующим приказом и ознакомьте с ним под роспись всех работников, имеющих право на пользование мобильной связью. А тех, кого примете на работу в будущем, ознакомьте с этим локальным актом, как и с другими, при приеме на работу до подписания трудового договора.

И помните: чем детальнее будет составлено Положение о мобильной связи и чем более тщательно будут обоснованы его пункты, тем меньше появится поводов для претензий у налоговиков. * * * Если вы выдаете сотрудникам только сим-карты, то во избежание ненужных споров с налоговиками рекомендуем документально зафиксировать факт использования сотрудниками собственных мобильных телефонов в интересах работодателя, оформив, например, договор аренды или выплату компенсации за использование личного имущества в служебных целях.