Главная - Другое - Журнал входящей корреспонденции управляющей компании порядок оформления

Журнал входящей корреспонденции управляющей компании порядок оформления


Журнал входящей корреспонденции управляющей компании порядок оформления

Корреспонденция и документооборот: принципы оптимальной организации


» Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск.

Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной. Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции.

Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.Скачайте полезные документы:Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения.

Поступить она может:

  1. как ое сообщение по телефону,
  2. при помощи электронных средств связи,
  3. курьерской, фельдъегерской доставкой,
  4. по почте,
  5. телеграфом.

Входящий документ может передать сотрудник, вернувшийся из командировки, или человек, который обратился в организацию с заявлением, жалобой или просьбой.Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии

  • Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.
  • Подтверждающие оплату документы.
  • Доверенности.
  • Распорядительные документы, среди которых инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения, приказы.
  • Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.
  • Обращения организаций и граждан, депутатские запросы и обращения, ходатайства, коллективные обращения.
  • Договоры и акты.
  • Информационно-справочные материалы, в том числе законы, указы, постановления.
  • Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
  • Жалобы и обращения от физических лиц.
  • Все виды отчетности.

Полезная информация для секретарейЦентральный телеграф запустил систему «Федеральная сеть документальных сообщений (ФСДС).

Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Сообщения, отправленные через ФСДС, будут иметь юридическую силу, как и телеграммы.Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться.

Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте.В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать. Эксперт журнала «Справочник секретаря подробно расскажет, какую дату входящего письма нужно ставить в регистрационной формеДорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 доб.

504 (консультация бесплатно)Приказом руководителя назначают сотрудника, в обязанности которого будет входить прием входящей корреспонденции и ее первичная обработка.На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель.

Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя.Кроме того, среди документов могут быть те, что направлены не по адресу или те, которые не требуют дальнейшей обработки, например, информационно-рекламные материалы.

Эксперт журнала «Справочник секретаря подскажет, в каком случае можно не регистрировать входящую корреспонденциюВходящую корреспонденцию, доставленную ошибочно, вскрывать нельзя. Направьте ее по адресу отправителя. Письма и бандероли с пометкой «личнотакже не вскрывают.После регистрации их передают в руки адресатам.Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах.
Письма и бандероли с пометкой «личнотакже не вскрывают.После регистрации их передают в руки адресатам.Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах.

Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его нужно подколоть к документу.Если на документе стоит пометка «Срочное«, на нем проставляют время получения.

Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддается прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт.

Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю.Заказную входящую корреспонденцию принимают на почте или от курьера под подпись.На небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передается руководителю, который расписывает ее по исполнителям. На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенным ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают ее по исполнителям.Отметку о поступлении нужно проставлять на всех документах.

Но регистрации подлежат не все виды входящих документов. В делопроизводстве их подразделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.Входящие документы, которые не регистрируют:

  1. документация по материально-техническому обеспечению;
  2. поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы;
  3. бухгалтерские и платежные документы.
  4. рекламные буклеты и коммерческие предложения;
  5. приглашения на выставки и презентации;

Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке.Кроме отметки о поступлении, на них проставляют регистрационный номер в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такой регистрационный индекс может состоять из букв и цифр.Читайте совет эксперта журнала «Справочник секретаря о том, как правильно сформировать регистрационный номер входящего документа.★Отказ от регистрации входящей корреспонденции квалифицируют как нарушение должностной инструкции и положения о делопроизводстве.

За такой проступок может быть наложенодисциплинарное взыскание вплоть до увольнения . Для учета зарегистрированных входящих документов используют специальный журнал.

В современных организациях работа с входящей и исходящей корреспонденцией автоматизирована.

После регистрации все документы вносятся в базу данных.Как правило, в структуре базы данных отражается регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об исполнителе.Журнал учета входящей корреспонденцииИспользование автоматизированных систем, с помощью которых осуществляется учет входящей и исходящей корреспонденции, существенно облегчает контроль исполнения документов. Читайте советы экспертов «Системы кадры о том, как правильно организовать документооборот в кадровой службе.Процедура обработки входящей корреспонденции состоит из нескольких этапов:

  • Контроль исполнения.
  • Исполнение.
  • Распределение документов для принятия управленческих решений.
  • Прием и первичная обработка.
  • Формирование исполненных документов в дела.
  • Направление документов ответственным исполнителям.
  • Регистрация.

Сроки выполнения каждого этапа устанавливают в организации инструкцией о делопроизводстве. Они зависят от специфики деятельности организации, объемов получаемых документов и определяются требованиями руководства.

Как правило, на выполнение первых трех этапов отводится один день.Инструкция по кадровому делопроизводствуОтветственные исполнители должны получить входящую корреспонденцию не позже, чем через день после того, как руководителем было принято управленческое решение и назначен исполнитель. Документы, требующие срочного и оперативного исполнения передаются в течение нескольких часов.https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcIОбратите внимание! Срок исполнения документа в делопроизводстве начинается с того дня, когда документ был принят на исполнение.

И, если в организации установлен трехдневный срок исполнения для срочных документов, переданное исполнителю 1 марта поручение должно быть исполнено 3 марта.Какое время отводится исполнителю, определяется нормативно-правовым актом или организационно-распорядительным документом. В некоторых случаях срок устанавливается в индивидуальном порядке резолюцией руководителя.

В общем случае на исполнение срочных входящих документов отводится 3 рабочих дня, оперативные должны быть исполнены в течение 10 рабочих дней. Все остальные — в течение календарного месяца.

Конкретные сроки исполнения установите положением или инструкцией о делопроизводстве.Не забудьте оговорить в локальном нормативном акте, что сроки исполнения исчисляются в рабочих днях.Ошибка 1.Используют один журнал учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции .Это делать нельзя, поскольку количество и состав реквизитов у входящей и исходящей корреспонденции различается.Ошибка 2.

Вносят в журнал регистрации входящей корреспонденции документы, поступившие без сопроводительных писем.Если документ поступает с сопроводительным письмом и указан в нем как приложение, он может быть учтен как корреспонденция.Поэтому не требуют исполнения и не должны регистрироваться как входящие первичные документы бухгалтерского учета, исполнительные листы, судебные решения и постановления.Их передают в структурные подразделения без регистрации, но вносят в специальный журнал учета нерегистрируемых документов.Ошибка 3. Ведут общий журнал регистрации при большом количестве входящих документов одного типа.

Так, если организация работает с большим количеством обращений граждан, есть смысл регистрировать этот тип корреспонденции в отдельном журнале учета и использовать специальные регистрационные индексы.Ошибка 4.

При формировании исполненных писем в дела подшивают в разные папки входящие письма и исходящие ответы на них.Такой способ формирования дел существенно затрудняет поиск, если требуется найти историю переписки по данному вопросу.

Подшивайте письма-ответы вместе с письмами-запросами.Нюансы обработки входящей корреспонденции закрепите локальным нормативным актом — Положением или инструкцией о делопроизводстве. Используйте специализированное программное обеспечение для учета и контроля исполнения входящих документов.В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.

п. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.Источник: https://Russia-Ukraine.com/vhodjashhie-i-ishodjashhie-pisma-v-p07/

Заниматься процессом регистрации входящей документации должен узкий круг сотрудников.

Их обязанности следует четко разделить.

Руководитель обязан прописать все эти особенности в должностной инструкции. Например, могут быть созданы отделы и службы делопроизводства. Можно также принять на работу офис-менеджера.Для всех видов бумаг заводят отдельные журналы.

Они хранятся в отведенных для этого местах с соответствущими заголовками. Журналы должны быть индивидуальными для входящих писем, распоряжений, приказов, обращений со стороны граждан и т.

д. Важно, чтобы информация по документам была максимально полной. Существуют виды корреспонденции, которые не подлежат регистрации.

К ним относятся:

  1. журналы, брошюры, книги и прочие печатные издания;
  2. письма, содержащие справочную информацию;
  3. любые письма, содержащие рекламные материалы;
  4. копии распоряжений госорганов.
  5. телеграммы с поздравлениями;
  6. уведомления о проведении конференций и совещаний;
  7. служебные записки;

Во время регистрации закладывается определенная поисковая система по всем имеющимся данным.

Целью такой работы является контроль за исполнением ключевых действий, касающихся трудового процесса.

В случае рациональной организации всех ее этапов деятельность организации становится более продуктивной. Отделы работают эффективно, у сотрудников не возникает непредвиденных сложностей.ПредыдущаяДелопроизводствоОтступы в ворде — правила оформления по ГОСТуИ высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок.
Отделы работают эффективно, у сотрудников не возникает непредвиденных сложностей.ПредыдущаяДелопроизводствоОтступы в ворде — правила оформления по ГОСТуИ высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров.

Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.Появилась двойная регистрация?

Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.Еще в очень многих компаниях, особенно в регионах входящая корреспонденция продолжает регистрироваться на бумажных носителях – в больших тетрадях. При небольших объемах информации такой способ можно назвать вполне приемлемым. Но, если документации очень много, тогда начинают возникать сложности, во-первых, с большими затратами времени на его ведение, во-вторых, с использованием зафиксированной в журнале информации.Поэтому все больше компании переводят свой документооборот в автоматический режим электронной фиксации корреспонденции.Для ведения электронного журнала можно использовать специальные программы или стандартные продукты Word и Excel.

Но в любом случае ощутить превосходство использования автоматизированной фиксации писем по сравнению с ручной можно моментально.

В электронных журналах не возникает сложности с поисками нужного письма, легко и удобно сортировать по любому запросу, можно вставлять ссылки и писать сколько угодно данных. Воспользоваться информацией с журнала в случае необходимости могут все сотрудники компании, но в то же время вносит какие-то коррективы и новые записи может только ответственный за это дело специалист (секретарь, делопроизводитель).Иногда на предприятиях может быть использован комбинированный вариант регистрации входящих писем, когда одновременно ведутся и бумажный, и электронный журнал. Такой вариант наиболее подходит, когда речь идет об особо важной документации, чтобы перестраховаться: основным инструментов для работы является электронный носитель, а бумажный выполняет роль резервной копии.Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

  • Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
  • Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
  • В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.
  • Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.

Об особенностях ведения, кто должен заполнять и каков порядок оформления журналов на регистрацию служебных записок, по инструктажу по охране труда, учета выдачи трудовых книжек и проверок воинского учета вы сможете узнать в наших статьях.

Дополнительно мы расскажем вам о том, что такое журнал учета рабочего времени, огнетушителей, проверки и испытаний электроинструмента, регистрации инструктажа по пожарной безопасности, книга кассира-операциониста и санитарный журнал. В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства. В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю.

Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи.

Например, в графе «дата резолюции» указано , а в графе «дата резолюции» , следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.Вы должны завести следующие журналы: 1.

Учета входящей корреспонденции в нем будут графы: порядковый номер, дата получения, организация — отправитель, наименование документа и его краткое содержание, фамилия должностного лица, которому руководитель направит для исполнения, дата и его роспись в получении 2. Учета входящей документации порядковый номер, дата отправки, наименование организации- получателя, документ и его краткое содержание, необходимо также делать пометку каким образом Вы отправили документ: почтой, факсом , нарочным и др. Журнал внутренних документов: заявлений, служебных, объяснительных и докладных записок порядковый номер, дата получения, ФИО сотрудника, документ и его краткое содержан ие, ФИО должностного лица-исполнителя, дата и роспись в получении Журналы лучше заводить толстые — типа книг в жестком переплете.

Их можно использовать несколько лет — пока хватает страниц. Но каждый год с( 1 оценка, среднее 5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Жильё де-юре

Журнал регистрации входящих документов

Помещено в тему:

О существующих в делопроизводстве правилах уже рассмотрено ранее.

уже начато рассмотрение в предыдущей статье.

Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о .

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД).

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов.

Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте.

Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах. Исходят обычно из следующих соображений:

  1. в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
  2. обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, , приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.,
  3. регистрация проводится в одном месте,
  4. допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы): Номер Дата От кого получен (корреспондент) Исходящий номер Исходящая дата Краткое содержание Роспись в получении 236 24.04.2014 ООО «Клин» 04-12/102 23.04.2014 о заключении договора Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу. Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

  1. документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
  2. регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
  3. для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу.

Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».
Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге. Самый современный подход – это регистрация документов в , но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации.

В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме. О преимуществах и уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно.

Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое. Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.).

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота.

Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется. Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 152 комментария

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

> >

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в .Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

  1. помогает контролировать работу подчиненных;
  2. сокращает сроки исполнения поручений руководства;
  3. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
  4. повышает продуктивность работы.

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов.

В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации.

Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности.

Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным ) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

  • Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
  • Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения ( без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
  • Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
  • Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
  • Прессу и периодику.
  • Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
  • Формы и бланки, кроме строгой .

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы.

Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения.

Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр.Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю.

Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи.

Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

  • Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
  • Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
  • В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый .
  • Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.

Об особенностях ведения, кто должен заполнять и каков порядок оформления журналов на , , и вы сможете узнать в наших статьях. Дополнительно мы расскажем вам о том, что такое журнал , , , , и .В фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием.

Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем.

Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх.

№, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.
№, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

Обсуждения © Copyright 2021

Как вести журнал входящей и исходящей документации

07 Апреля 2021 в 13:52 Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведется учет и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию. Это необходимо, чтобы корреспонденция не потерялась среди многочисленных бумаг и дошла до адресата.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter (заполненный) в формате Word (бланк) в формате Excel (шаблон) в формате pdf в формате pdf в формате Word В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг.

Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.

Регистрация документации на предприятии — не прихоть, а необходимый процесс. Исчезновение бумаги от важного партнера вызовет не только ухудшение имиджа предприятия, но и существенные убытки. Если сведения о документе зафиксируют в книге учета, он не затеряется и дойдет до того, кому предназначался.

Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер.

Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:

  • Сначала деловые бумаги сортируют.
  • Позже вносят информацию об их последующем распределении по организации.
  • Затем присваивают регистрационные номера.
  • Отмечают момент их поступления в компанию.

Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании. Это облегчит поиск и избавит от спорных вопросов в суде, если возникнет такая необходимость.

Главные задачи журнала:

  1. учет, порядок и сохранность деловой переписки;
  2. выдача справок по полученным документам.
  3. распределение полученных писем и распоряжений;
  4. быстрое реагирование на запросы начальства;
  5. контроль за решением важных вопросов в срок;

Чаще всего ведение подобных регистрационных книг возложено на делопроизводителя или секретаря. А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера).

Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 , работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки.

В п. 5.18

«Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»

предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг.

На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

Используйте эти инструкции бесплатно.

Форму книги каждая организация выбирает произвольно.

Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4.

Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата.

На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:

  1. другие реквизиты.
  2. название организации;
  3. информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
  4. период заполнения;

Листы следует пронумеровать и прошить.

На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения.

В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует). Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате.

Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.

Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования.

Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД).

Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т.

д.). Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии.

В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки. Электронная система документации позволяет:

  1. отслеживать исполнение распоряжений;
  2. эффективно управлять распределением деловых бумаг;
  3. сократить период согласования документов;
  4. снизить расходы на делопроизводство.

Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии.

Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.

Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги. Это связано с тем, что информация отличается.

Но есть обязательные пункты, которые необходимо отразить:

  1. наличие примечаний или приложений.
  2. адресат или получатель;
  3. исполнитель;
  4. регистрационный номер и дата;

Законодательство не регулирует порядок ведения, количество граф и их наименования. Руководитель самостоятельно решает вопрос, как правильно заполнять журнал входящей документации, но необходимо учитывать стандартный комплект реквизитов:

  1. дату поступления бумаги в компанию;
  2. данные об исполнителе, которому передали письмо;
  3. данные о сотруднике, отправившем документ (имя, фамилия и должность сотрудника, название и реквизиты организации);
  4. сведения о человеке, для которого предназначен документ;
  5. основное содержание бумаги;
  6. период исполнения документа.

Дополнительно в каждой организации включают те разделы, которые необходимы в конкретных случаях, например: способ доставки корреспонденции, количество страниц, расписка в получении документа, резолюция директора, отметка о направлении в дело, об исполнении и др.

Придерживайтесь правила делопроизводства: если документ неправильно составлен и не заверен подписью должностного лица, не регистрируйте его. Всегда проверяйте, чтобы документы, поступающие извне, соответствовали всем правилам — с печатью и подписью руководителя.

А на некоторых необходима подпись других должностных лиц, например бухгалтера, если это счет на оплату, платежные поручения и др. Иначе эта бумага не имеет юридической силы. Ознакомьтесь с примерным бланком ведения журнала исходящих документов.

Дата документа Регистрационный номер Адресат Краткое содержание Количество листов Исполнитель (Ф.И.О., должность, подразделение) Примечание . . . . А это заполненный образец книги учета входящей корреспонденции. Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет.

Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет.

Это предусмотрено в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден (п.

182). После этого срока специальная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет интереса для будущего применения и судебных разбирательств, его ликвидируют.

При этом действует следующее правило: сохранять журнал следует до тех пор, пока не истекли сроки хранения указанных в нем документов. По этой причине часто кадровики разделяют журналы: одни — для бумаг с длительным или постоянным сроком хранения, другие — для тех, которые хранятся недолго. Автор: Краткий курс по охране труда: как работать после изменений Пять емких и полезных уроков по ОТ.

Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки. Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию.

Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения.

04 Мая 2021 в 10:12 Договор субаренды нежилого помещения — это документ, на основании которого арендатор получает право сдачи арендуемого объекта в аренду третьему лицу. Ответственность за предмет аренды перед собственником продолжает нести первоначальный арендатор.

03 Мая 2021 в 10:12 Собрание работников должника при банкротстве — это предусмотренная законом процедура при несостоятельности организации-работодателя.

Ее цель — закрепить требования сотрудников и учесть их интересы в рамках судебного разбирательства.

02 Мая 2021 в 10:52 Официальный запрос на предоставление информации о товаре — это вид делового письма. Обращение имеет структуру, рекомендованную ГОСТ Р 7.0.97-2016, и адресовано предприятию (организации).

Его отправителем является:

  1. юридическое лицо или его представитель;
  2. физическое лицо или его представитель.

01 Мая 2021 в 10:47 Справка с места работы — это документ от работодателя, который подтверждает трудоустройство сотрудника.